Qué necesitas para un encuentro conmemorativo

Un encuentro conmemorativo necesita más que comida y sillas. Además de preparar el momento central, tendrás que prever bebidas, vajilla, sonido, iluminación y elementos para conservar los recuerdos. Esta lista te ayuda a comprar y llevar lo necesario sin dejar para el último día los detalles que suelen faltar: cables, recipientes para servir, tarjetas de nombre o material para el libro de condolencias. Ajusta las cantidades al número de personas inscritas y al tipo de programa.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesascant. 12
Percheroscant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 130
Cubiertoscant. 130
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Termos de cafécant. 6
Jarras de aguacant. 8
Hervidores eléctricoscant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cucharonescant. 8

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Memoria USBcant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6

Iluminación

Lámparas de mesa LEDcant. 8

Decoración

Arreglos floralescant. 6
Marcos de fotoscant. 12
Velas de recuerdocant. 120
Portavelascant. 120
Caminos de mesa blancoscant. 12
Servilletas de telacant. 130

Artículos de papel

Libros de condolenciascant. 2
Programascant. 130
Tarjetas de nombrecant. 130
Bolígrafoscant. 30
Flechas para señalizacióncant. 20

Limpieza

Papeleracant. 6
Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 3
Dispensadores de bebidascant. 4
Compras
- Café - 6 paquetes
- Café descafeinado - 2 paquetes
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 2 cajas
- Azúcar - 2 kilo
- Dulces - 2 cajas
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Agua mineral sin gas - 12 botellas
- Agua mineral con gas - 8 botellas
- Zumo de manzana - 8 litros
- Zumo de naranja - 8 litros
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Limonada de limón - 6 litros
- Bocadillos de queso - 40 unidades
- Bocadillos de jamón - 35 unidades
- Bocadillos vegetarianos - 30 unidades
- Bollos sin gluten - 8 unidades
- Bocadillos veganos - 8 unidades
- Mantequilla - 4 paquetes
- Queso joven - 2 kilos
- Jamón - 1,5 kilo
- Hummus - 6 envases
- Pepino - 8 unidades
- Tomates - 2 kilo
- Panecillos con pasas - 5 bolsas
- Bizcocho de mantequilla - 8 unidades
- Pastas de café - 120 unidades
- Galletas de mantequilla - 6 paquetes
- Crackers salados - 6 paquetes
- Uvas - 4 kilo
- Manzanas - 60 unidades
- Limones - 12 unidades
- Cubitos de hielo - 10 kilos
- Filtros de café - 2 paquetes
- Cucharillas - 2 paquetes
- Palitos de madera para remover - 250 unidades
- Servilletas de papel - 250 unidades
- Papel de cocina - 8 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón líquido de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Líquido lavavajillas - 3 botellas
- Limpiador multiusos - 3 botellas
- Limpiacristales - 2 botellas
- Toallitas de limpieza - 3 paquetes
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Etiquetas para alérgenos - 2 paquetes
- Pañuelos de papel - 12 paquetes

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja agua disponible durante todo el encuentro. Enfría las bebidas con antelación y reserva jarras para rellenar los vasos.
Prepara aproximadamente un plato, un vaso, una taza y un juego de cubiertos por persona, más un 10 % adicional. Las bandejas de servir y los utensilios para el catering suelen olvidarse aunque la comida esté encargada.
Para los discursos, comprueba el sonido al menos 2 horas antes: prueba los micrófonos inalámbricos, los altavoces, la mesa de mezclas y el portátil. Lleva la presentación o los archivos de audio también en una memoria USB.
Coloca una lámpara de mesa LED cerca de la mesa de fotos, las velas de recuerdo y el libro de condolencias. Prepara estos materiales como mínimo 30 minutos antes para que el momento conmemorativo no se interrumpa.
Reserva un 10 % más de sillas que las inscripciones confirmadas y deja espacio para percheros, mesas y pasillos. Las tarjetas de nombre, los programas impresos y los marcos de fotos deben estar listos antes de que llegue el primer invitado.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para un encuentro conmemorativo?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para todo el programa. Para un encuentro de 40 personas, prepara al menos 80 bebidas para la primera hora y varias jarras de agua.
¿Cuántas sillas y mesas debo preparar?: Prepara una silla por persona inscrita y añade un margen del 10 %: para 50 asistentes, ten 55 sillas disponibles. El número de mesas depende del catering, pero reserva al menos una para servir, una para las bebidas y otra para el libro de condolencias o las fotos.
¿Cuándo debo probar el equipo de sonido?: Haz una primera prueba como mínimo 2 horas antes de la llegada de los invitados. Comprueba los micrófonos, altavoces, cables, regletas, portátil y memoria USB, y deja 30 minutos de margen para resolver fallos.
¿Qué material necesito para el momento conmemorativo?: Prepara las fotos en marcos, los arreglos florales, las velas de recuerdo con sus portavelas y el libro de condolencias. Déjalo todo colocado al menos 30 minutos antes y lleva copias digitales de las fotos o discursos en una memoria USB.

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