Wat heb je nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?

Een herdenkingsbijeenkomst vraagt om een rustige ontvangst, duidelijke informatie en techniek die zonder zoeken werkt. Naast stoelen, tafels en servies heb je materialen nodig voor het condoleanceregister, foto’s, kaarten en kaarsen. Stem de aantallen af op de definitieve gastenlijst en houd rekening met sprekers, muzikanten en een fotopresentatie. Controleer uiterlijk enkele dagen vooraf of alle gehuurde spullen, bloemstukken en apparatuur beschikbaar zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 80
Tafelsaantal 10
Ontvangsttafel
Garderoberekaantal 2
Krukkenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Condoleanceregisteraantal 2
Pennenaantal 20
Fotolijstenaantal 12
Herdenkingskaartenaantal 100
Theelichthoudersaantal 80
LED-kaarsenaantal 20
Bloemvazenaantal 8
Tafelkledenaantal 10
Stoffen servettenaantal 80
Naamkaartjesaantal 80
Papiertapeaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Kabelmattenaantal 6
Koelboxenaantal 3

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 4
Staande lampenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveertangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6
Afvalbakkenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 2 pakken
- Zoetjes - 1 doos
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Water zonder koolzuur - 12 liter
- Water met koolzuur - 6 liter
- Cola - 6 liter
- Cola Zero - 6 liter
- Sinas - 4 liter
- Appelsap - 4 liter
- Citroenen - 8 stuks
- Roomboter - 500 gram
- Stokbroden - 10 stuks
- Volkorenbrood - 6 broden
- Mini sandwiches - 120 stuks
- Jonge kaas - 2 kilogram
- Brie - 1 kilogram
- Hummus - 6 bakjes
- Kruidenroomkaas - 6 bakjes
- Komkommers - 6 stuks
- Tomaten - 2 kilogram
- Rucola - 4 zakken
- Druiven - 3 kilogram
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Mini muffins - 100 stuks
- Roomboterkoekjes - 6 pakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Paprikachips - 4 zakken
- Ongezouten noten - 2 kilogram
- Olijven - 4 potten
- Mayonaise - 1 fles
- Mosterd - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Papieren servetten - 300 stuks
- Koffiefilters - 1 pak
- Roerstaafjes - 200 stuks
- Kartonnen meeneembekers - 100 stuks
- Aluminiumfolie - 2 rollen
- Vershoudfolie - 2 rollen
- Bakpapier - 1 rol
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Vaatwastabletten - 1 pak
- Allesreiniger - 2 flessen
- Toiletreiniger - 2 flessen
- Handzeep - 4 flacons
- Handdesinfectie - 4 flacons
- Sponsjes - 6 stuks
- Nitrilhandschoenen - 2 dozen

Tips

Tel stoelen, koffiekopjes, glazen en borden op basis van de definitieve gastenlijst en reserveer voor ontvangst en catering ongeveer 10 procent extra. Zo hoef je tijdens de bijeenkomst niets af te wassen of bij te zetten.
Leg het condoleanceregister met meerdere pennen op de ontvangsttafel. Reken op minstens 2 pennen en leg herdenkingskaarten klaar voor bezoekers die een persoonlijke boodschap willen achterlaten.
Test draadloze microfoons, luidsprekers, mengpaneel, laptop, beamer en projectiescherm uiterlijk 1 dag vooraf met dezelfde muziek en foto’s als tijdens het programma. Controleer ook of alle aansluitingen en kabels aanwezig zijn.
Zet fotolijsten, bloemvazen, tafelkleden, stoffen servetten en kaarsen niet pas op het laatste moment klaar. Maak vooraf een indeling van de ontvangsttafel en herdenkingsplek, zodat de ruimte rustig en niet vol oogt.
Vraag dieetwensen uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf uit voordat je de catering bestelt. Bestel daarna pas de juiste hoeveelheid eten en drinken en controleer of er genoeg serveerschalen, kannen en thermoskannen zijn.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een herdenkingsbijeenkomst?: Neem voor iedere aangemelde gast één stoel en reserveer ongeveer 10 procent extra. Bij 80 gasten kom je daarmee uit op 88 stoelen, zodat je ook ruimte hebt voor onverwachte bezoekers.
Wanneer moet ik de catering voor een herdenkingsbijeenkomst bestellen?: Bestel de catering bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf. Verzamel dieetwensen vóór de bestelling en controleer de definitieve gastenlijst nog één keer 2 dagen van tevoren.
Hoeveel microfoons heb ik nodig bij een herdenkingsbijeenkomst?: Voor één spreker tegelijk is 1 draadloze microfoon meestal voldoende; bij wisselende sprekers zijn 2 microfoons praktischer. Test ze uiterlijk 1 dag vooraf samen met de luidsprekers en het mengpaneel.
Wat moet ik meenemen voor een fotopresentatie tijdens een herdenking?: Neem een laptop, beamer en projectiescherm mee en zet de presentatie uiterlijk 1 dag vooraf klaar. Bewaar de foto’s ook op een tweede opslagmedium, zodat je bij een technisch probleem niet zonder beelden zit.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.