Einkaufsliste für eine Gedenkveranstaltung

Für eine Gedenkveranstaltung brauchen Sie mehr als Blumen und Sitzplätze. Neben Geschirr und Getränkeservice müssen auch Kondolenzbuch, Gedenkkarten, Beleuchtung und die Technik für Reden oder eine Fotopräsentation bereitliegen. Planen Sie pro eingeladenem Gast und rechnen Sie bei empfindlichen Punkten wie Mikrofonen, Beamer und Verlängerungen mit Ersatz. Diese Einkaufsliste hilft Ihnen, den Saal am Veranstaltungstag vollständig auszustatten, ohne wichtige Kleinigkeiten erst kurz vor Beginn zu besorgen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 80
TischeAnz. 10
Empfangstisch
GarderobenständerAnz. 2
HockerAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TellerAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
KaffeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
KannenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

KondolenzbuchAnz. 2
StifteAnz. 20
BilderrahmenAnz. 12
GedenkkartenAnz. 100
TeelichthalterAnz. 80
LED-KerzenAnz. 20
BlumenvasenAnz. 8
TischdeckenAnz. 10
StoffserviettenAnz. 80
NamensschilderAnz. 80
PapierklebebandAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
KabelmattenAnz. 6
KühlboxenAnz. 3

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 4
StehlampenAnz. 4

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
BesensetsAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 2 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 2 Packungen
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Wasser ohne Kohlensäure - 12 Liter
- Sprudelwasser - 6 Liter
- Cola - 6 Liter
- Cola Zero - 6 Liter
- Orangenlimonade - 4 Liter
- Apfelsaft - 4 Liter
- Zitronen - 8 Stück
- Butter - 500 Gramm
- Baguettes - 10 Stück
- Vollkornbrot - 6 Brote
- Mini-Sandwiches - 120 Stück
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Hummus - 6 Schalen
- Kräuterfrischkäse - 6 Becher
- Gurken - 6 Stück
- Tomaten - 2 Kilogramm
- Rucola - 4 Beutel
- Trauben - 3 Kilogramm
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 40 Stück
- Mini-Muffins - 100 Stück
- Butterkekse - 6 Packungen
- Naturchips - 6 Tüten
- Paprikachips - 4 Tüten
- Ungesalzene Nüsse - 2 Kilogramm
- Oliven - 4 Gläser
- Mayonnaise - 1 Flasche
- Senf - 1 Flasche
- Ketchup - 1 Flasche
- Papierservietten - 300 Stück
- Kaffeefilter - 1 Packung
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Karton-Trinkbecher zum Mitnehmen - 100 Stück
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 1 Rolle
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenreiniger - 2 Flaschen
- Handseife - 4 Spender
- Handdesinfektion - 4 Flaschen
- Schwämme - 6 Stück
- Nitrilhandschuhe - 2 Kartons

Tipps

Planen Sie bei Stühlen mindestens einen Sitzplatz pro bestätigtem Gast und stellen Sie zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Bei einer erwarteten Gruppe von 60 Personen sind das 63 bis 66 Stühle.
Rechnen Sie für Kaffee und Getränke pro Gast mit mindestens einer Tasse, einem Glas, einem Teller, einem Besteckset und einem Kaffeelöffel. Bei einer Veranstaltung von mehr als zwei Stunden sollten Sie jeweils 20 Prozent Reserve einplanen.
Stellen Sie das Kondolenzbuch mit mindestens zwei Stiften an den Empfangstisch. Legen Sie zusätzlich Gedenkkarten bereit und prüfen Sie spätestens am Vortag, ob ausreichend Platz für Bilderrahmen und Blumenvasen vorhanden ist.
Testen Sie Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand mindestens 24 Stunden vorher gemeinsam mit den Redetexten und der Fotopräsentation. Halten Sie für jedes zentrale Technikgerät eine Ersatzlösung oder ein Ersatzkabel bereit.
Besorgen Sie Tischdecken, Stoffservietten, Teelichthalter oder LED-Kerzen und Papierklebeband nicht erst am Veranstaltungstag. Holen Sie Blumenarrangements und den Standortschlüssel so ab, dass mindestens 60 Minuten für die Saalkontrolle bleiben.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Gedenkveranstaltung?: Sie benötigen Sitz- und Stehmöbel, Empfangstisch und Garderobenständer sowie Geschirr für alle bestätigten Gäste. Ergänzen Sie Kondolenzbuch, Stifte, Gedenkkarten, Blumen, Tischwäsche und die benötigte Technik für Reden oder eine Fotopräsentation.
Wie viel Geschirr brauche ich pro Gast bei einer Gedenkveranstaltung?: Rechnen Sie pro Gast mit einer Kaffeetasse, einem Glas, einem Teller, einem Besteckset und einem Kaffeelöffel. Bestellen oder kaufen Sie zusätzlich etwa 20 Prozent Reserve, damit Nachschub bei 50 Gästen mindestens für 10 weitere Gedecke reicht.
Wann sollte ich die Technik für eine Gedenkveranstaltung testen?: Testen Sie Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Laptop, Beamer und Projektionsleinwand mindestens 24 Stunden vor Beginn. Prüfen Sie dabei auch die Präsentationsdatei, die Tonwiedergabe und die Reihenfolge der Redebeiträge.
Was wird bei einer Gedenkveranstaltung häufig vergessen?: Häufig fehlen Ersatzstifte für das Kondolenzbuch, Namensschilder, Kaffeelöffel, Servierschalen oder ausreichend Verlängerungs- und Anschlussmöglichkeiten. Legen Sie diese Kleinteile spätestens am Vorabend an den Empfangstisch oder zur Technik, statt sie erst beim Aufbau zu suchen.

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