Que faut-il prévoir pour une cérémonie commémorative ?

Une cérémonie commémorative demande surtout une organisation discrète et précise. Prévoyez le mobilier pour accueillir les invités, la vaisselle pour le café ou la réception, ainsi que les éléments qui accompagnent les souvenirs et les témoignages. Le matériel audiovisuel doit être vérifié assez tôt, notamment si des photos, des textes ou de la musique sont prévus. Cette liste vous aide à contrôler les achats et le matériel à apporter avant le jour de la cérémonie.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 10
Table d’accueil
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Décoration

Registre de condoléancesqté 2
Stylosqté 20
Cadres photoqté 12
Cartes commémorativesqté 100
Porte-bougies chauffe-platqté 80
Bougies LEDqté 20
Vases à fleursqté 8
Nappesqté 10
Serviettes en tissuqté 80
Badges nominatifsqté 80
Ruban de papierqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Passe-câblesqté 6
Glacièresqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Lampadairesqté 4

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Poubellesqté 6

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau plate - 12 litres
- Eau gazeuse - 6 litres
- Cola - 6 litre
- Cola Zero - 6 litres
- Sinas - 4 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Citrons - 8 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Baguettes - 10 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini sandwiches - 120 pièces
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais aux herbes - 6 pots
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Roquette - 4 sachets
- Raisins - 3 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Mini muffins - 100 stuks
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 4 sachets
- Noix non salées - 2 kilogrammes
- Olives - 4 bocaux
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Filtres à café - 1 paquet
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Gobelets à emporter en carton - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier sulfurisé - 1 rouleau
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Éponges - 6 pièces
- Gants en nitrile - 2 boîtes

Conseils

Comptez une chaise par invité confirmé, puis ajoutez 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les proches qui se présentent sans avoir confirmé leur venue.
Pour le café et les boissons, prévoyez au minimum une tasse, un verre, une assiette et un couvert par personne, avec 10 % de réserve pour remplacer la vaisselle utilisée ou renversée.
Préparez la table d’accueil au moins 30 minutes avant l’arrivée du public : registre de condoléances, stylos, cartes commémoratives et badges nominatifs doivent être immédiatement accessibles.
Testez les microphones, haut-parleurs, ordinateur, vidéoprojecteur et écran au moins 24 heures avant la cérémonie, puis refaites un essai dans la salle le jour même.
Récupérez les compositions florales et les clés du lieu la veille si possible. Les bougies LED, les cadres photo et les vases doivent être installés avant l’ouverture des portes, pas pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une cérémonie commémorative ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite et ajoutez 5 à 10 % de sièges de réserve. Pour 80 invités, cela représente environ 84 à 88 chaises.
Quand acheter ou commander la décoration d’une cérémonie commémorative ?: Commandez les compositions florales au moins 7 jours avant la cérémonie et vérifiez les autres éléments 3 à 5 jours avant. Les bougies LED, cadres photo, nappes et cartes commémoratives doivent être regroupés au plus tard la veille.
Combien de matériel de vaisselle faut-il pour 50 invités ?: Prévoyez 50 tasses, 50 verres, 50 assiettes et 50 couverts, puis ajoutez environ 5 à 10 pièces de chaque type en réserve. Les cuillères à café et les serviettes sont souvent oubliées : comptez-en au moins une par personne, plus 10 %.
Quand tester le matériel audiovisuel pour la cérémonie ?: Faites un premier test complet 24 à 48 heures avant, avec les fichiers photo, les textes et la sélection musicale réellement utilisés. Contrôlez encore les microphones et le vidéoprojecteur dans la salle au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités.

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