Qué necesitas para un encuentro conmemorativo

Un encuentro conmemorativo necesita más que sillas y flores: también hay que prever la recepción, el servicio de café, la presentación de fotos y el sonido para los discursos. Esta lista reúne el material que suele olvidarse, desde bolígrafos para el libro de condolencias hasta cables y equipos audiovisuales. Calcula las cantidades según el número final de invitados y confirma con el recinto qué elementos ya están disponibles. Haz la compra y las comprobaciones al menos 48 horas antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 80
Mesascant. 10
Mesa de recepción
Percherocant. 2
Taburetescant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Jarrascant. 8
Termoscant. 6

Decoración

Libro de condolenciascant. 2
Bolígrafoscant. 20
Marcos de fotoscant. 12
Tarjetas conmemorativascant. 100
Portavelascant. 80
Velas LEDcant. 20
Jarrones de florescant. 8
Mantelescant. 10
Servilletas de telacant. 80
Tarjetas de nombrecant. 80
Cinta de papelcant. 4

Equipo

Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 6
Neveras portátilescant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Lámparas de piecant. 4

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Papeleracant. 6

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Agua sin gas - 12 litros
- Agua con gas - 6 litros
- Cola - 6 litros
- Cola Zero - 6 litros
- Refresco de naranja - 4 litros
- Zumo de manzana - 4 litros
- Limones - 8 unidades
- Mantequilla - 500 gramos
- Barras de pan - 10 unidades
- Pan integral - 6 barras
- Mini sándwiches - 120 unidades
- Queso joven - 2 kilogramo
- Brie - 1 kilogramo
- Hummus - 6 envases
- Queso crema con hierbas - 6 tarrinas
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates - 2 kilogramos
- Rúcula - 4 bolsas
- Uvas - 3 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Mini muffins - 100 piezas
- Galletas de mantequilla - 6 paquetes
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Frutos secos sin sal - 2 kilos
- Aceitunas - 4 frascos
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas de papel - 300 unidades
- Filtros de café - 1 paquete
- Agitadores - 200 unidades
- Vasos de cartón para llevar - 100 unidades
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 1 rollo
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 paquete
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiador de inodoros - 2 botellas
- Jabón de manos - 4 botellas
- Desinfectante de manos - 4 flacons
- Esponjas - 6 unidades
- Guantes de nitrilo - 2 cajas

Consejos

Calcula una silla por invitado y añade entre 5 y 10 unidades si esperas familiares que se incorporen a última hora. Reserva también una mesa de recepción y un perchero cerca de la entrada.
Para el café, cuenta una taza, una cucharilla, un vaso y una servilleta por persona, más un 10 % de reserva. Prepara al menos un termo adicional si el servicio dura más de una hora.
Coloca dos bolígrafos junto al libro de condolencias y prepara tarjetas conmemorativas y tarjetas de nombre antes de abrir la recepción. Así evitas buscarlos mientras llegan los invitados.
Comprueba el equipo audiovisual en la sala, no solo en casa: prueba los dos micrófonos inalámbricos, los altavoces, el portátil, el proyector y la pantalla con la presentación completa como mínimo 24 horas antes.
Lleva cinta de papel, velas LED y portavelas de repuesto. Estos pequeños elementos suelen faltar al montar la sala y permiten fijar indicaciones o mantener la decoración segura sin depender de enchufes.

Preguntas frecuentes

¿Qué necesito comprar para un encuentro conmemorativo?: Prepara mobiliario para todos los asistentes, vajilla para el servicio, elementos de recepción y decoración, además de micrófonos, altavoces y equipo para las fotos. Confirma cada artículo con el recinto al menos 48 horas antes, porque algunas salas ya incluyen mesas, sillas o proyector.
¿Cuánta vajilla necesito para un encuentro conmemorativo?: Calcula una taza, un vaso, un plato, un juego de cubiertos, una cucharilla y una servilleta por invitado, y añade un 10 % extra. Para 50 personas, por ejemplo, prepara 55 unidades de cada pieza que se vaya a utilizar.
¿Cuándo debo probar el proyector y los micrófonos?: Haz una prueba completa en la sala al menos 24 horas antes del encuentro. Comprueba el portátil, la presentación de fotos, la pantalla, los dos micrófonos inalámbricos, los altavoces y la mesa de mezclas.
¿Qué debo llevar para el libro de condolencias?: Lleva el libro de condolencias y al menos dos bolígrafos, colocados en una mesa de recepción visible. Prepara también tarjetas conmemorativas y tarjetas de nombre con un día de antelación para poder ordenar la entrada sin retrasos.

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