Haven open dag organiseren: checklist en planning

Een haven open dag vraagt meer voorbereiding dan alleen bedrijven uitnodigen en rondleidingen plannen. Je regelt tegelijk bezoekersstromen, toegang tot risicogebieden, verkeersroutes, demonstraties en voorzieningen op de kade. Begin met datum, programma en toestemming en werk daarna toe naar aanmelden, indeling en uitvoering. Deze checklist helpt je om de 88 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat veiligheidsmaatregelen, bewegwijzering of praktische voorzieningen pas op de laatste dag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende bedrijven benaderen
2 personen
Rondleidingen samenstellen
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Toestemming voor open dag controleren
Verzekering en aansprakelijkheid controleren
EHBO en hulpdiensten informeren
Parkeerplan maken
2 personen
Verkeersroute bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Evenement online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Rondleidingaanmeldingen verwerken
2 personen
Catering reserveren
Afvalinzameling reserveren
Toiletten controleren
2 personen
Route voor bezoekers uitstippelen
2 personen
Risicogebieden afzetten
2 personen
Plattegrond maken
Bordteksten opstellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Rondleiders instrueren
3 personen
Demonstraties afstemmen
3 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief regenprogramma maken
2 personen
Banners en drukwerk bestellen
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelmiddelen invriezen
Rondleidingslijsten afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Welkomsttafel voorbereiden
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Terrein schoonvegen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Borden en routepijlen plaatsen
3 personen
Veiligheidshekken plaatsen
3 personen
Afzetlint aanbrengen
2 personen
Parkeerborden plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Microfoons testen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Toiletten bevoorraden
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Vrijwilligers veiligheidsbriefen
3 personen
Rondleiders verzamelen
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Rondleidingen begeleiden
6 personen
Havenactiviteiten demonstreren
5 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
Catering serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Parkeerplaats begeleiden
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
Avondverlichting controleren
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Catering afsluiten
3 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Borden en routepijlen weghalen
3 personen
Veiligheidshekken verwijderen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen droog opslaan
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Borg- en statiegeldverpakkingen terugbrengen
Beschadigde materialen noteren
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Statafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Informatietafelsaantal 4
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Vorkenaantal 120
Messenaantal 80
Lepelsaantal 100
Serveertangenaantal 10
Soeplepelsaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Mobiele speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelhaspelsaantal 3
Mobiele telefoonladersaantal 4

Veiligheid

Veiligheidshekkenaantal 20
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 20
EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12

Decoratie

Havenbannersaantal 6
Vlaggenaantal 20
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Tafeldecoratieaantal 12
Prikbordenaantal 4
Krijtbordenaantal 6

Communicatie

Programmafoldersaantal 500
Plattegrondenaantal 400
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Routepijlenaantal 30
Informatiebordenaantal 12
A4-printpapieraantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Buitenlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakspraysaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekpapierhoudersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Maatbekersaantal 3
Koelplatenaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het veiligheidsplan vroeg vast. Controleer toestemming, verzekering en aansprakelijkheid en informeer EHBO en hulpdiensten voordat je het programma definitief publiceert; neem ook risicogebieden, veiligheidshekken, afzetpalen en afzetlint op in de terreinindeling.
Werk rondleidingen met tijdsloten uit zodra het programma staat. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en instrueer rondleiders vooraf over route, groepsgrootte en wat bezoekers wel en niet mogen betreden.
Maak de bezoekersroute zichtbaar op een plattegrond. Combineer routeborden met duidelijke bordteksten en stem de verkeersroute af op het parkeerplan, zodat aankomst, rondleidingen en vertrek elkaar niet blokkeren.
Controleer de techniek minstens één dag vooraf op de echte opstelling. Test mobiele speakers, draadloze microfoons, verlengkabels, stekkerdozen en kabelhaspels en leg telefoonladers klaar voor de organisatie.
Plan catering en afval niet als laatste bijzaak. Reserveer tijdig koffievoorzieningen, koeling, warmhoudbakken, bekers en servies en controleer vóór opening ook toiletten, afvalinzameling, partytenten en statafels.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een haven open dag organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma, deelnemende bedrijven en toestemming. Plan veiligheidsplan, parkeren, catering en materialen uiterlijk 3 tot 4 weken voor de open dag.
Wat moet er in een veiligheidsplan voor een haven open dag staan?: Neem minimaal risicogebieden, afzettingen, bezoekersroutes, verkeersstromen, demonstraties, EHBO en de procedure bij incidenten op. Laat het plan uiterlijk 2 weken vooraf controleren door de verantwoordelijke organisatie en informeer hulpdiensten op tijd.
Wanneer moet ik rondleidingen en aanmeldingen regelen?: Stel de rondleidingen samen zodra datum en programma vaststaan, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Open de aanmelding daarna en verwerk rondleidingaanmeldingen uiterlijk één week voor het evenement in tijdsloten en groepslijsten.
Wanneer controleer ik het terrein en de materialen voor de haven open dag?: Doe een volledige terreincontrole 1 dag vooraf en een korte veiligheidsronde op de ochtend zelf. Test techniek, controleer toiletten en bewegwijzering en plaats hekken, afzetlint, tafels en tenten vóór de eerste bezoekers arriveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.