Checklist pour organiser une journée portes ouvertes du port

Une journée portes ouvertes du port demande une coordination précise entre les entreprises participantes, les guides, les bénévoles et les services de sécurité. Commencez par fixer la date et le programme, puis construisez le parcours des visiteurs autour des zones accessibles et des démonstrations prévues. Les autorisations, l’assurance, le stationnement et les premiers secours doivent être réglés plusieurs semaines à l’avance. Cette checklist vous aide à suivre l’organisation dans le bon ordre, jusqu’au contrôle de la météo et du matériel le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
Composer les visites guidées
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les autorisations pour la journée portes ouvertes
Vérifier l'assurance et la responsabilité civile
Informer les premiers secours et les services d’urgence
Établir le plan de stationnement
2 personnes
Définir l'itinéraire de circulation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions aux visites guidées
2 personnes
Réserver le catering
Réserver l’enlèvement des déchets
Vérifier les toilettes
2 personnes
Tracer le parcours des visiteurs
2 personnes
Balisage des zones à risque
2 personnes
Créer le plan
Rédiger les textes de l’affiche
Répartir les bénévoles
2 personnes
Briefer les guides
3 personnes
Coordonner les démonstrations
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme alternatif en cas de pluie
2 personnes
Commander les bannières et les imprimés
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Congeler les éléments réfrigérants
Imprimer les listes de visite guidée
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Préparer la table d'accueil
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Balayer le site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l'espace traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer les panneaux et les flèches de direction
3 personnes
Installer des barrières de sécurité
3 personnes
Poser le ruban de balisage
2 personnes
Installer les panneaux de stationnement
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Briefings de sécurité pour les bénévoles
3 personnes
Rassembler les guides
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accompagner les visites guidées
6 personnes
Présenter les activités du port
5 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Servir le service traiteur
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Encadrer le parking
2 personnes
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
Vérifier l’éclairage du soir
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

Clôturer le catering
3 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Retirer les panneaux et les flèches de signalisation
3 personnes
Retirer les barrières de sécurité
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Rapporter les emballages consignés et à consigne
Noter les matériaux endommagés
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables hautesqté 8
Tables de buffetqté 6
Tables d’informationqté 4
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Nappesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 100
Pinces de serviceqté 10
Louches à soupeqté 4

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 3
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 20
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 20
Gilets de sécuritéqté 20
Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12

Décoration

Bannières du portqté 6
Drapeauxqté 20
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Décoration de tableqté 12
Panneaux d’affichageqté 4
Panneaux en ardoiseqté 6

Communication

Brochures du programmeqté 500
Plansqté 400
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8
Flèches de directionqté 30
Panneaux d'informationqté 12
Papier d'impression A4qté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Sprays nettoyantsqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-serviettes en papierqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 3
Plaques de refroidissementqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les autorisations, l’assurance et le plan de sécurité au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Prévoyez aussi un échange avec les premiers secours et les services d’urgence, car ces points sont souvent traités trop tard.
Finalisez les visites guidées avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez pour chaque créneau la capacité maximale, le point de départ et la durée, puis gardez une liste d’attente pour les groupes complets.
Ne vous limitez pas au plan général du port : tracez aussi le parcours réel des visiteurs entre l’accueil, les démonstrations, les sanitaires et les sorties. Les barrières, poteaux et rubans de balisage doivent être placés avant l’arrivée du public.
Comptez le matériel de restauration sur la base du nombre d’inscrits, avec une marge d’environ 10 %. Vérifiez notamment les gobelets réutilisables, la vaisselle, les machines à café, les glacières et les bacs de maintien au chaud.
Faites un briefing des guides et des bénévoles 1 à 2 heures avant l’ouverture. Remettez-leur le plan, les contacts d’urgence, les horaires des démonstrations et la procédure à suivre en cas de pluie ou de zone temporairement inaccessible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une journée portes ouvertes du port ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les entreprises participantes, le catering et les visites guidées nécessitent souvent plusieurs échanges avant d’être confirmés.
Comment organiser les visites guidées du port ?: Définissez les itinéraires, la durée et la capacité de chaque groupe au moins 4 semaines à l’avance. Ouvrez ensuite les inscriptions par créneau et prévoyez une personne à l’accueil pour contrôler les participants.
Combien de bénévoles prévoir pour une journée portes ouvertes ?: Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne par zone sensible et un guide par groupe de visite. Pour une organisation fluide, ajoutez environ 10 à 15 % de renfort afin de couvrir les pauses et les absences de dernière minute.
Que vérifier la veille d’une journée portes ouvertes du port ?: Contrôlez la météo, les accès, le balisage, les toilettes, les branchements électriques et les horaires de livraison. Faites également un point final avec les guides, les bénévoles, le catering et les entreprises participantes la veille ou au plus tard 2 heures avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.