Zo organiseer je een harmonieconcert

Begin met de datum, het programma en de zaal: die drie bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Reserveer daarna meteen een repetitieruimte en controleer vergunningen, techniek en catering. Stem het programma af met de dirigent, bevestig de muzikanten en controleer elke muziekpartij voordat je drukwerk laat maken. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, maak je beide stoelenplannen en deel je entree- en bardiensten in. Zo voorkom je dat publieksinformatie, instrumenten of microfoons pas op de concertdag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Locatie en zaal reserveren
3
Repetitieruimte reserveren
4
Vergunningen controleren
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Online aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Programma afstemmen met dirigent
2 personen
10
Muziekpartijen controleren
3 personen
11
Optredende muzikanten bevestigen
12
Catering reserveren
13
Technische benodigdheden reserveren
14
Drukwerk ontwerpen
15
Programma's laten drukken
16
Vrijwilligers werven
2 personen
17
Entree- en bardiensten indelen
18
Verkeers- en parkeerinformatie maken
19
Publieksinformatie publiceren
20
Instrumentenlijst controleren
2 personen
21
Stoelenplan voor orkest maken
2 personen
22
Stoelenplan voor publiek maken
2 personen
23
Naamkaartjes voor orkest maken
24
Laatste aanmeldingen verwerken
2 personen
25
Boodschappenlijst controleren
2 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Instrumenten ophalen
3 personen
28
Techniek ophalen
2 personen
29
Programma's klaarleggen
2 personen
30
Dranken koelen
2 personen
31
Catering voorbereiden
3 personen
32
Zaalindeling markeren
2 personen
33
Publieksstoelen opstellen
4 personen
34
Orkeststoelen opstellen
4 personen
35
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
36
Dirigentenstand plaatsen
2 personen
37
Instrumenten uitladen
5 personen
38
Geluidsinstallatie opstellen
3 personen
39
Microfoons testen
2 personen
40
Verlichting instellen
2 personen
41
Entreetafel inrichten
2 personen
42
Programma's bij entree leggen
43
Bar en koffietafel inrichten
3 personen
44
Hapjes klaarzetten
2 personen
45
Toiletten controleren
46
Route- en zaalbordjes ophangen
2 personen

Event

47
Orkest ontvangen
2 personen
48
Publiek verwelkomen
4 personen
49
Kaarten en reserveringen controleren
2 personen
50
Programma's uitdelen
2 personen
51
Concert aankondigen
52
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
53
Pauzedrankjes serveren
5 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
56
Applausmoment begeleiden
57
Publiek naar borrel begeleiden
3 personen
58
Borrelhapjes serveren
4 personen
59
Koffie en thee serveren
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Muzikanten begeleiden bij vertrek
2 personen
62
Publiek uitgeleiden
3 personen
63
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen

Nazorg

64
Instrumenten inladen
5 personen
65
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
70
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
71
Toiletten schoonmaken
2 personen
72
Verloren voorwerpen registreren
73
Locatie afsluiten
2 personen
74
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
75
Overgebleven catering opruimen
2 personen
76
Bedankbericht versturen
77
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 120
Orkeststoelenaantal 55
Tafelsaantal 10
Kleedkamertafelsaantal 3
Entreetafel
Bartoeilandenaantal 2

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 55
Dirigentenstand
Actieve speakersaantal 2
Audiomixer
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Muzieklessenaarlampenaantal 12
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Gaffer tapeaantal 4
Instrumententrolleysaantal 4
Pupitersaantal 4

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Gebaksbordjesaantal 120
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8
Waterkannenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Drankdispensersaantal 3
Koelelementenaantal 16
Boodschappen

Decoratie

Bloemstukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 10
Welkomstbord
Routebordjesaantal 8
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

LED-staande lampenaantal 6
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Printwerk

Concertprogramma'saantal 140
Reserveringslijstaantal 3
Parkeerkaartenaantal 30

Veiligheid

EHBO-koffer
Kabelmattenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Stofzuiger
Schoonmaakkar

Tips

Leg het programma vast voordat je uitnodigingen en drukwerk maakt. Controleer daarna per werk of alle muziekpartijen compleet zijn en plan een laatste afstemming met de dirigent.
Reserveer de repetitieruimte en concertzaal vroeg in het traject. Plan de opbouwtijd apart; een orkest met muzieklessenaars, dirigentenstand en instrumententrolleys heeft meer nodig dan alleen de concertduur.
Maak twee stoelenplannen: één voor het orkest en één voor het publiek. Test bij de technische voorbereiding de actieve speakers, audiomixer, microfoons en microfoonstatieven in de zaal, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en geef het definitieve aantal aan de catering door zodra de laatste aanmeldingen zijn verwerkt. Controleer ook of koffiezetapparaten, thermoskannen, glazen en waterkannen beschikbaar zijn.
Publiceer verkeers- en parkeerinformatie uiterlijk enkele dagen voor het concert en wijs vrijwilligers vooraf toe aan entree en bar. Leg naamkaartjes voor het orkest, programma’s en publieksinformatie klaar op een vaste plek, zodat de ontvangst niet op de concertdag vastloopt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een harmonieconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, programma en zaal. Reserveer binnen de eerste maand ook de repetitieruimte, techniek en catering.
Wanneer moet je de muziekpartijen voor een harmonieconcert controleren?: Controleer de partijen direct nadat het programma met de dirigent is afgestemd, meestal 8 tot 12 weken voor het concert. Doe uiterlijk 2 weken vooraf nog een laatste controle op ontbrekende of gewijzigde partijen.
Hoeveel stoelen heb je nodig voor een harmonieconcert?: Tel het definitieve aantal bevestigde muzikanten en plan per muzikant één orkeststoel, aangevuld met de benodigde stoelen voor dirigent en eventuele solisten. Voor het publiek bepaal je het aantal pas na de zaalindeling en de maximale capaciteit van de locatie.
Wanneer stuur je publieksinformatie voor een harmonieconcert?: Stuur de praktische informatie 1 tot 2 weken vooraf en werk die bij tot enkele dagen voor het concert. Vermeld adres, aanvangstijd, parkeren, entree en eventuele informatie over aanmelden of dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.