Cómo organizar un concierto de música de banda

Organizar un concierto de música de banda exige coordinar dos experiencias a la vez: la de los músicos y la del público. Empieza cerrando la fecha, el programa y la sala; después reserva los ensayos, confirma permisos y forma el equipo responsable. Cuando el repertorio esté definido, revisa partituras, músicos, distribución de asientos y necesidades técnicas. Las últimas semanas se dedican a inscripciones, comunicación, catering, voluntarios y una comprobación final de instrumentos y compras.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar la sede y la sala
3
Reservar la sala de ensayo
4
Comprobar permisos
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción online
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Coordinar el programa con el director
2 personas
10
Comprobar las partituras
3 personas
11
Confirmar los músicos que actuarán
12
Reservar el catering
13
Reservar material técnico
14
Diseñar material impreso
15
Mandar imprimir los programas
16
Reclutar voluntarios
2 personas
17
Organizar los servicios de entrada y bar
18
Crear información sobre tráfico y aparcamiento
19
Publicar información para el público
20
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
21
Hacer el plano de asientos para la orquesta
2 personas
22
Crear el plano de asientos del público
2 personas
23
Hacer tarjetas de nombre para la orquesta
24
Procesar las últimas inscripciones
2 personas
25
Comprobar la lista de la compra
2 personas
26
Hacer la compra
3 personas
27
Recoger instrumentos
3 personas
28
Recoger el equipo técnico
2 personas
29
Preparar los programas
2 personas
30
Enfriar bebidas
2 personas
31
Preparar el catering
3 personas
32
Marcar la distribución de la sala
2 personas
33
Colocar las sillas para el público
4 personas
34
Colocar las sillas de la orquesta
4 personas
35
Colocar los atriles
3 personas
36
Colocar el podio del director
2 personas
37
Descargar instrumentos
5 personas
38
Montar el sistema de sonido
3 personas
39
Probar los micrófonos
2 personas
40
Configurar la iluminación
2 personas
41
Montar la mesa de entrada
2 personas
42
Colocar los programas en la entrada
43
Montar el bar y la mesa de café
3 personas
44
Preparar los aperitivos
2 personas
45
Comprobar los baños
46
Colgar carteles de rutas y salas
2 personas

Evento

47
Recibir a la orquesta
2 personas
48
Dar la bienvenida al público
4 personas
49
Comprobar las entradas y reservas
2 personas
50
Repartir programas
2 personas
51
Anunciar el concierto
52
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
53
Servir bebidas del descanso
5 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
56
Coordinar el momento de aplausos
57
Guiar al público al cóctel
3 personas
58
Servir aperitivos
4 personas
59
Servir café y té
3 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Acompañar a los músicos a la salida
2 personas
62
Despedir al público
3 personas
63
Recoger los objetos olvidados
2 personas

Seguimiento

64
Cargar los instrumentos
5 personas
65
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Retirar sillas y mesas
5 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Separar y desechar los residuos
3 personas
70
Limpiar la sala y la entrada
4 personas
71
Limpiar los baños
2 personas
72
Registrar objetos perdidos
73
Cerrar el recinto
2 personas
74
Devolver el material alquilado
2 personas
75
Recoger el catering sobrante
2 personas
76
Enviar mensaje de agradecimiento
77
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 120
Sillas de orquestacant. 55
Mesascant. 10
Mesas de vestuariocant. 3
Mesa de entrada
Islas de barcant. 2

Equipo

Atriles de músicacant. 55
Atril del director
Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Lámparas para atriles de músicacant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4
Carros de instrumentoscant. 4
Pupiterscant. 4

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 100
Platos de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 8
Jarras de aguacant. 8
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Catering

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Dispensadores de bebidascant. 3
Acumuladores de fríocant. 16
Compras

Decoración

Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 10
Cartel de bienvenida
Carteles de rutacant. 8
Tarjetas de nombrecant. 60

Iluminación

Lámparas de pie LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Bateríascant. 24

Impresos

Programas del conciertocant. 140
Lista de reservascant. 3
Tarjetas de estacionamientocant. 30

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Alfombrillas para cablescant. 8
Extintorescant. 2

Limpieza

Cuboscant. 3
Limpiacristalescant. 2
Sets de escobacant. 2
Aspiradora
Carro de limpieza

Consejos

Cierra el programa antes de encargar los programas impresos o publicar la información al público. Reserva también la sala de ensayo con antelación, porque cambiar el repertorio o ensayar en otro espacio durante la última semana complica toda la coordinación.
Confirma permisos, sala, catering y material técnico antes de enviar las invitaciones. Si alguno de estos cuatro elementos queda pendiente, la información de horarios, acceso y servicios puede cambiar después de que el público se haya inscrito.
Haz una lista definitiva de músicos y partituras antes de preparar el plano de la orquesta. Así puedes asignar sillas, atriles, lámparas y carros de instrumentos sin rehacer la distribución el día del concierto.
Calcula por separado el flujo de entrada, el bar y los asientos del público. Prepara voluntarios para la mesa de entrada y el bar, y publica con antelación las indicaciones de tráfico y aparcamiento para evitar consultas y retrasos al llegar.
Programa una revisión final durante la última semana: inscripciones, preferencias dietéticas, instrumentos, sonido, material impreso y lista de compras. Comprueba también cables, regletas y cinta gaffer antes de montar, no cuando ya esté entrando el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música de banda?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. La fecha, la sala, los permisos, los músicos y el programa deben quedar encaminados primero; deja la última semana para confirmar inscripciones, compras y montaje.
¿Cuándo hay que cerrar el programa y revisar las partituras?: Cierra el programa al menos 6 semanas antes y revisa las partituras en cuanto el director lo confirme. Después todavía tendrás tiempo para corregir partes, preparar el plano de la orquesta y encargar los programas impresos.
¿Cuándo se deben confirmar los músicos y organizar los asientos?: Confirma la lista de músicos entre 3 y 4 semanas antes. Prepara el plano de asientos de la orquesta después de esa confirmación, para que cada músico tenga una silla, un atril y el espacio necesario para su instrumento.
¿Qué hay que comprobar el día anterior al concierto?: El día anterior revisa instrumentos, atriles, lámparas, sonido, micrófonos, cables, regletas, cinta gaffer, programas y material de entrada y bar. Comprueba también las inscripciones finales y deja preparada la lista de compras para no resolver faltantes durante el montaje.

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