Organiser un concert d’harmonie sans rien laisser au dernier moment

Un concert d’harmonie se prépare en plusieurs fils qui doivent se rejoindre le jour du spectacle : la musique, la salle, le public et la technique. Commencez par fixer la date et le programme, puis verrouillez rapidement les réservations et les autorisations. Les inscriptions, les repas des musiciens et le recrutement des bénévoles viennent ensuite. Gardez les derniers jours pour les vérifications concrètes : placement, instruments, matériel audio, programmes imprimés et informations d’accès.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver le lieu et la salle
3
Réserver la salle de répétition
4
Vérifier les autorisations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Coordonner le programme avec le chef d'orchestre
2 personnes
10
Vérifier les parties de musique
3 personnes
11
Confirmer les musiciens en spectacle
12
Réserver le catering
13
Réserver le matériel technique
14
Concevoir les supports imprimés
15
Faire imprimer les programmes
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Répartir les services d’entrée et de bar
18
Créer les informations sur la circulation et le stationnement
19
Publier les informations au public
20
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
21
Créer le plan de placement des sièges pour l’orchestre
2 personnes
22
Créer le plan de placement du public
2 personnes
23
Créer des badges nominatifs pour l’orchestre
24
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
25
Vérifier la liste des courses
2 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Récupérer les instruments
3 personnes
28
Récupérer le matériel technique
2 personnes
29
Préparer les programmes
2 personnes
30
Refroidir les boissons
2 personnes
31
Préparer le service traiteur
3 personnes
32
Marquer la disposition de la salle
2 personnes
33
Installer les sièges du public
4 personnes
34
Installer les sièges de l'orchestre
4 personnes
35
Installer les pupitres
3 personnes
36
Installer le pupitre du chef d'orchestre
2 personnes
37
Décharger les instruments
5 personnes
38
Installer le système son
3 personnes
39
Tester les microphones
2 personnes
40
Régler l’éclairage
2 personnes
41
Aménager la table d’entrée
2 personnes
42
Déposer les programmes à l'entrée
43
Aménager le bar et le coin café
3 personnes
44
Préparer les en-cas
2 personnes
45
Vérifier les toilettes
46
Installer les panneaux de parcours et de salle
2 personnes

Événement

47
Accueillir l’orchestre
2 personnes
48
Accueillir le public
4 personnes
49
Vérifier les billets et les réservations
2 personnes
50
Distribuer les programmes
2 personnes
51
Annoncer le concert
52
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
53
Servir les boissons de la pause
5 personnes
54
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
55
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
56
Animer le moment des applaudissements
57
Accompagner le public vers l'apéritif
3 personnes
58
Servir les amuse-bouches
4 personnes
59
Servir le café et le thé
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Accompagner le départ des musiciens
2 personnes
62
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
63
Récupérer les objets oubliés
2 personnes

Suivi

64
Charger les instruments
5 personnes
65
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
70
Nettoyer la salle et l’entrée
4 personnes
71
Nettoyer les toilettes
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Fermer le lieu
2 personnes
74
Rendre le matériel loué
2 personnes
75
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
76
Envoyer un message de remerciement
77
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 120
Chaises d’orchestreqté 55
Tablesqté 10
Tables de logeqté 3
Table d’accueil
Îles du barqté 2

Équipement

Pupitres de musiqueqté 55
Estrade du chef d'orchestre
Intervenants actifsqté 2
Mixeur audio
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Lampes de pupitre pour musiciensqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Chariots à instrumentsqté 4
Pupitresqté 4

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 120
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 8
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Distributeurs de boissonsqté 3
Pains de glaceqté 16
Courses

Décoration

Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Badges nominatifsqté 60

Éclairage

Lampadaires LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Imprimés

Programmes de concertqté 140
Liste des réservationsqté 3
Cartes de stationnementqté 30

Sécurité

Trousse de premiers secours
Passe-câblesqté 8
Extincteursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 3
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Chariot de nettoyage

Conseils

Réservez la salle de concert et la salle de répétition dès que la date et le programme sont arrêtés. Vérifiez aussi les autorisations nécessaires avant d’envoyer les invitations, car une contrainte administrative peut modifier les horaires ou la jauge.
Coordonnez le programme directement avec le chef d’orchestre et contrôlez les parties de musique avant la répétition finale. Confirmez les musiciens présents au spectacle au plus tard une semaine avant, afin d’ajuster les pupitres et le placement de l’orchestre.
Ouvrez rapidement le formulaire d’inscription et demandez les besoins alimentaires dans le même parcours. Traitez les inscriptions au fil de l’eau, puis faites une dernière mise à jour 3 à 5 jours avant le concert pour le catering et l’accueil.
Ne gardez pas la technique pour la veille : confirmez le mixeur audio, les microphones, les pieds, les lampes de pupitre, les rallonges et les multiprises au moins 7 jours avant. Prévoyez aussi le ruban gaffer et les chariots à instruments pour l’installation et le rangement.
Construisez séparément le plan de placement de l’orchestre et celui du public. Le jour J, installez d’abord les chaises, pupitres et tables, puis répartissez les bénévoles entre entrée et bar avec une fiche indiquant les horaires, la circulation et le stationnement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’harmonie ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver les deux salles, obtenir les autorisations, confirmer les musiciens, ouvrir les inscriptions et commander les programmes imprimés.
Quand faut-il réserver la salle pour un concert d’harmonie ?: Réservez-la dès que la date et le programme sont suffisamment fixés, généralement 2 à 3 mois avant le concert. La salle de répétition, le catering et le matériel technique doivent être confirmés dans les semaines suivantes.
Quand envoyer les invitations à un concert d’harmonie ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant la date. Fermez ou mettez à jour les inscriptions 3 à 5 jours avant le concert pour disposer d’un nombre fiable de spectateurs et de besoins alimentaires.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert d’harmonie ?: Vérifiez les listes d’instruments, les placements, les badges, les programmes, les inscriptions finales et la liste des courses. Contrôlez aussi les microphones, le mixeur, les lampes de pupitre et les rallonges avant l’arrivée de l’orchestre.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.