Checklist voor een goed georganiseerd harmonieconcert
Een harmonieconcert vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je regelt tegelijk de repetitieruimte, muziekpartijen, orkestopstelling, techniek, catering en publieksontvangst. Begin met datum, programma en locatie en werk daarna toe naar bevestigingen, drukwerk en de laatste aanmeldingen. Deze checklist helpt je om 77 taken in de juiste volgorde af te werken en voorkomt dat zaken zoals microfoons, parkeerinformatie of koffievoorzieningen pas op de concertdag opvallen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaal reserveren
Repetitieruimte reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma afstemmen met dirigent
2 personen
Muziekpartijen controleren
3 personen
Optredende muzikanten bevestigen
Catering reserveren
Technische benodigdheden reserveren
Drukwerk ontwerpen
Programma's laten drukken
Vrijwilligers werven
2 personen
Entree- en bardiensten indelen
Verkeers- en parkeerinformatie maken
Publieksinformatie publiceren
Instrumentenlijst controleren
2 personen
Stoelenplan voor orkest maken
2 personen
Stoelenplan voor publiek maken
2 personen
Naamkaartjes voor orkest maken
Laatste aanmeldingen verwerken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Instrumenten ophalen
3 personen
Techniek ophalen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Zaalindeling markeren
2 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Orkeststoelen opstellen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Dirigentenstand plaatsen
2 personen
Instrumenten uitladen
5 personen
Geluidsinstallatie opstellen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Programma's bij entree leggen
Bar en koffietafel inrichten
3 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Route- en zaalbordjes ophangen
2 personen
Event
Orkest ontvangen
2 personen
Publiek verwelkomen
4 personen
Kaarten en reserveringen controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Pauzedrankjes serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Applausmoment begeleiden
Publiek naar borrel begeleiden
3 personen
Borrelhapjes serveren
4 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muzikanten begeleiden bij vertrek
2 personen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Achtergebleven spullen verzamelen
2 personen
Nazorg
Instrumenten inladen
5 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Zaal en entree schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Locatie afsluiten
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opruimen
2 personen
Bedankbericht versturen
Foto's en documenten archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Publieksstoelenaantal 120
- Orkeststoelenaantal 55
- Tafelsaantal 10
- Kleedkamertafelsaantal 3
- Entreetafel
- Bartoeilandenaantal 2
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 55
- Dirigentenstand
- Actieve speakersaantal 2
- Audiomixer
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Muzieklessenaarlampenaantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Gaffer tapeaantal 4
- Instrumententrolleysaantal 4
- Pupitersaantal 4
Servies
- Glazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 100
- Schotelsaantal 100
- Gebaksbordjesaantal 120
- Theelepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Drankdispensersaantal 3
- Koelelementenaantal 16
- Boodschappen
Decoratie
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Welkomstbord
- Routebordjesaantal 8
- Naamkaartjesaantal 60
Verlichting
- LED-staande lampenaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Batterijenaantal 24
Printwerk
- Concertprogramma'saantal 140
- Reserveringslijstaantal 3
- Parkeerkaartenaantal 30
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Kabelmattenaantal 8
- Brandblussersaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Vloertrekkersaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
- Schoonmaakkar
Tips
- Leg datum, programma, zaal en repetitieruimte eerst vast. Controleer daarna direct vergunningen en eventuele voorwaarden van de locatie, zodat je niet weken later opnieuw moet plannen.
- Maak uiterlijk enkele weken voor het concert een definitieve orkestindeling. Controleer muzieklessenaars, dirigentenstand, orkeststoelen, pupiters en instrumententrolleys aan de hand van de instrumentenlijst.
- Plan techniek niet alleen op basis van de zaal. Test actieve speakers, audiomixer, draadloze microfoons, microfoonstatieven, verlengkabels en stekkerdozen tijdens een repetitie of technische doorloop.
- Verwerk dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen en geef de cateraar een definitief aantal. Reken ook de serviesbehoefte mee: glazen, koffiekopjes, schotels, gebaksbordjes en serveermateriaal worden vaak vergeten.
- Maak de publieksinformatie uiterlijk een week vooraf compleet. Vermeld entree, aanvangstijd, bereikbaarheid en parkeren en wijs per dienst voldoende vrijwilligers aan voor entree, bar, ontvangst en opruimen.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een harmonieconcert organiseren en plannen?
- Leg datum, programma en locatie bij voorkeur minimaal 3 maanden vooraf vast. Reserveer daarna meteen de repetitieruimte en controleer vergunningen, zodat je genoeg tijd houdt voor uitnodigingen, aanmeldingen en drukwerk.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de techniek van een harmonieconcert?
- Plan minimaal 2 uur voor opbouw en controle van speakers, mixer, microfoons, kabels en stroomvoorziening. Reserveer daarnaast tijd voor een korte soundcheck met de dirigent en eventuele sprekers.
- Wanneer moeten de programma's voor een harmonieconcert gedrukt worden?
- Laat het programma pas drukken nadat de volgorde, namen van muzikanten en publieksinformatie definitief zijn. Houd hiervoor minimaal 7 dagen voor het concert aan, zodat een correctieronde nog mogelijk is.
- Hoeveel vrijwilligers zijn nodig bij een harmonieconcert?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de entree, 1 voor de bar en 1 aanspreekpunt voor zaal en artiesten. Bij een groter publiek zijn extra mensen nodig voor ontvangst, verkeersinformatie en opruimen; maak de indeling uiterlijk een week vooraf.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.