Harmoniekonzert organisieren: der Ablauf von der Planung bis zum Konzert

Bei einem Harmoniekonzert hängen Programm, Musiker, Saal und Technik eng zusammen. Lege zuerst Termin, Repertoire und Veranstaltungsort fest, bevor du Einladungen verschickst oder Catering bestellst. Danach folgen Probenplanung, Anmeldungen, Genehmigungen und die Einteilung der Helfer. Plane spätestens in der letzten Woche einen vollständigen Abgleich von Sitzplänen, Instrumenten, Noten, Technik und Publikumsinformationen ein.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Veranstaltungsort und Saal reservieren
3
Proberaum reservieren
4
Genehmigungen prüfen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Online-Anmeldeformular öffnen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Programm mit dem Dirigenten abstimmen
2 Personen
10
Musikpartituren prüfen
3 Personen
11
Auftretende Musiker bestätigen
12
Catering reservieren
13
Technisches Equipment reservieren
14
Drucksachen gestalten
15
Programme drucken lassen
16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
17
Einlass- und Bardienste einteilen
18
Verkehrs- und Parkinformationen erstellen
19
Publikumsinformationen veröffentlichen
20
Instrumentenliste prüfen
2 Personen
21
Stuhlanordnung für das Orchester erstellen
2 Personen
22
Sitzplan für das Publikum erstellen
2 Personen
23
Namensschilder für Orchester erstellen
24
Letzte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
25
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
26
Einkaufen gehen
3 Personen
27
Instrumente abholen
3 Personen
28
Technik abholen
2 Personen
29
Programme bereitlegen
2 Personen
30
Getränke kühlen
2 Personen
31
Catering vorbereiten
3 Personen
32
Raumaufteilung markieren
2 Personen
33
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
34
Orchesterstühle aufstellen
4 Personen
35
Notenständer aufstellen
3 Personen
36
Dirigentenpodest aufstellen
2 Personen
37
Instrumente ausladen
5 Personen
38
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
39
Mikrofone testen
2 Personen
40
Beleuchtung einrichten
2 Personen
41
Empfangstisch einrichten
2 Personen
42
Programme am Eingang auslegen
43
Bar und Kaffeetisch einrichten
3 Personen
44
Snacks bereitstellen
2 Personen
45
Toiletten kontrollieren
46
Weg- und Saalschilder aufhängen
2 Personen

Event

47
Orchester empfangen
2 Personen
48
Publikum begrüßen
4 Personen
49
Tickets und Reservierungen prüfen
2 Personen
50
Programme ausgeben
2 Personen
51
Konzert ankündigen
52
Ersten Teil des Konzerts begleiten
3 Personen
53
Pausengetränke servieren
5 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Zweiten Konzertteil betreuen
3 Personen
56
Applausmoment begleiten
57
Publikum zur After-Party begleiten
3 Personen
58
Snacks servieren
4 Personen
59
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Musiker beim Abreise begleiten
2 Personen
62
Publikum verabschieden
3 Personen
63
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

64
Instrumente verladen
5 Personen
65
Beschallungsanlage abbauen
3 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Stühle und Tische wegräumen
5 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
70
Saal und Eingang reinigen
4 Personen
71
Toiletten reinigen
2 Personen
72
Verlorene Gegenstände erfassen
73
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
74
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
76
Dankesnachricht versenden
77
Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 120
OrchesterstühleAnz. 55
TischeAnz. 10
UmkleidetischeAnz. 3
Empfangstisch
BarinselnAnz. 2

Ausstattung

NotenpulteAnz. 55
Dirigentenpodest
Aktive LautsprecherAnz. 2
Audiomischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
Lampen für NotenpulteAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 4
InstrumentenwagenAnz. 4
NotenpulteAnz. 4

Geschirr

GläserAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierplattenAnz. 100
TortenplattenAnz. 120
TeelöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 8
WasserkannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Catering

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
GetränkespenderAnz. 3
KühlelementeAnz. 16
Einkäufe

Dekoration

BlumenarrangementsAnz. 6
TischdeckenAnz. 10
Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 6
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
BatterienAnz. 24

Drucksachen

KonzertprogrammeAnz. 140
ReservierungslisteAnz. 3
ParkkartenAnz. 30

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
KabelmattenAnz. 8
FeuerlöscherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 3
BodenabzieherAnz. 2
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
Reinigungswagen

Tipps

Beginne mit Termin, Programm und Saalreservierung. Kläre dabei direkt, wie viele Orchesterstühle, Notenpulte und Publikumssitze in den Raum passen und ob ein Dirigentenpodest benötigt wird.
Bestätige die auftretenden Musiker nicht nur mündlich, sondern führe eine aktuelle Liste. Prüfe mindestens 14 Tage vor dem Konzert, ob Besetzung, Probenzeiten und Notenpartituren vollständig sind.
Öffne das Online-Anmeldeformular früh und erfasse Ernährungswünsche bis zu einem festen Stichtag. Bearbeite die letzten Anmeldungen spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung, damit Sitzplan, Catering und Namensschilder stimmen.
Plane die Technik zusammen mit dem Saalaufbau: Aktive Lautsprecher, Audiomischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Notenpultlampen und Verlängerungskabel müssen vor Einlass getestet werden. Gaffer Tape und ein Instrumentenwagen werden häufig erst beim Aufbau vermisst.
Teile Einlass- und Bardienste mit konkreten Uhrzeiten ein und veröffentliche Verkehrs-, Park- und Publikumsinformationen spätestens 5 bis 7 Tage vorher. Für den Empfang brauchst du neben dem Tisch auch eine klare Zuständigkeit für Anmeldungen und Rückfragen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Harmoniekonzert organisieren?: Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Programm, Saal und Proberaum. Die finale Abstimmung von Musikern, Technik, Catering und Helfern sollte spätestens 14 Tage vor dem Konzert abgeschlossen sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Harmoniekonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vorher und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Setze einen Anmeldeschluss ungefähr 7 Tage vor dem Konzert, damit Sitzplan und Verpflegung planbar bleiben.
Was muss man beim Aufbau eines Orchestersaals prüfen?: Prüfe am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor dem Einlass die Stuhlanordnung, Notenpulte, Lampen, Podest und Wege für Instrumente. Teste die komplette Tonanlage mit Mikrofonen und Lautsprechern, bevor das Publikum den Saal betritt.
Wann müssen Catering und Getränke für ein Harmoniekonzert bestellt werden?: Reserviere das Catering mindestens 2 bis 3 Wochen vorher und übermittle die endgültige Gästezahl etwa 5 bis 7 Tage vor dem Konzert. Plane außerdem rechtzeitig Gläser, Kaffeetassen, Wasserkannen, Thermoskannen und Kühlboxen ein.

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