Harmonieconcert organiseren: checklist en planning

Een harmonieconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een repertoire en een zaal. Je regelt in vaste volgorde de datum, locatie, musici, partituren, publieksontvangst, techniek en catering. Vooral het klaarleggen van partijen, het testen van microfoons en het koelen van dranken gebeurt vaak te laat. Deze checklist bevat 63 taken en 45 spullen, zodat je van de eerste bevestigingen tot het openen en controleren van de locatie niets overslaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Concertdatum vastleggen
2 personen
Locatie bevestigen
2 personen
Repertoire definitief maken
3 personen
Partijen en partituren controleren
3 personen
Musici bevestigen
2 personen
Programmaopbouw vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Dranklevering bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Programma laten drukken
Partituren kopiëren
3 personen
Naambadges voorbereiden
Route en parkeren publiceren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Concertmaterialen verzamelen
2 personen
Partijen per musicus klaarleggen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Zaal en backstage controleren
2 personen
Stoelen voor publiek opstellen
6 personen
Orkeststoelen opstellen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
4 personen
Dirigentenplek inrichten
2 personen
Ontvangsttafel opbouwen
2 personen
Cateringtafel opbouwen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Elektrische aansluitingen controleren
2 personen
Partituren uitdelen
3 personen
Instrumenten opstellen
6 personen
Klankbalans controleren
4 personen
Doorloop met orkest uitvoeren
25 personen
Musici ontvangen
2 personen
Publiek ontvangen
4 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Kaarten en donaties verwerken
2 personen
Concert openen
Eerste concertdeel begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzezaal netjes houden
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
3 personen
Applausmoment begeleiden
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Musici napraten en bedanken
2 personen
Restanten catering verzamelen
3 personen
Instrumenten en partituren verzamelen
6 personen

Nazorg

Orkestopstelling afbreken
6 personen
Publieksstoelen afbreken
6 personen
Tafels en decoratie afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Publieksstoelenaantal 160
Orkeststoelenaantal 35
Klaptafelsaantal 8
Ontvangsttafel
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 35
Dirigentenlessenaar
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 3
Mengpaneel
Actieve speakersaantal 2
Muziekstandaardlampenaantal 10
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Gebaksbordjesaantal 100
Koffielepelsaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opslagbakkenaantal 10

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Podiumdoekenaantal 2
Bloemstukkenaantal 4
Programmabordenaantal 3
Naambadgesaantal 40

Verlichting

LED-werklampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het repertoire en de programmaopbouw vroeg definitief vast. Controleer daarna per musicus of de juiste partijen beschikbaar zijn en kopieer ontbrekende partituren voordat de uitnodigingen uitgaan.
Plan de zaalindeling niet op de concertdag zelf. Zet publieksstoelen, orkeststoelen, muzieklessenaars en de dirigentenlessenaar vooraf op een plattegrond en controleer of ontvangsttafel en garderoberekken passen.
Test geluid en stroom vóór de musici arriveren. Sluit microfoons, microfoonstatieven, het mengpaneel en actieve speakers aan en leg verlengkabels, stekkerdozen en gaffer tape klaar.
Bestel dranken pas nadat het aantal aanmeldingen en dieetwensen is verwerkt. Koel de dranken op tijd en controleer of er genoeg koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en glazen beschikbaar zijn.
Maak voor de concertdag een korte openingsronde met één verantwoordelijke. Die controleert zaal en backstage, route-informatie, ontvangstmaterialen, naambadges en de per musicus klaargelegde partijen voordat het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een harmonieconcert organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Gebruik de eerste weken daarna voor repertoire, musici, programmaopbouw en publicatie; plan de laatste 2 weken voor drukwerk, catering en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik de partituren voor een harmonieconcert klaarleggen?: Controleer en kopieer alle partijen uiterlijk 2 weken voor het concert. Leg de definitieve partijen per musicus minstens 1 dag vooraf klaar, zodat ontbrekende of verkeerde exemplaren nog vervangen kunnen worden.
Hoeveel drank moet ik bestellen voor een harmonieconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en bestel daarna extra voor pauze en medewerkers. Baseer de bestelling op het aantal aanmeldingen en houd aparte aantallen aan voor publiek en musici.
Wanneer test ik de geluidstechniek van een harmonieconcert?: Test microfoons, mengpaneel, speakers en stroom minimaal 2 uur vóór aanvang. Laat daarna nog tijd over voor het plaatsen van muziekstandaardlampen en het vastzetten van kabels met gaffer tape.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.