Checklist pour organiser un concert d’harmonie

Un concert d’harmonie demande de coordonner la salle, les musiciens, les partitions et l’accueil du public dans un ordre précis. Cette checklist rassemble 63 tâches et 45 éléments à prévoir, depuis le choix de la date jusqu’à l’installation des chaises et des pupitres. Elle aide aussi à ne pas repousser les détails souvent oubliés : badges, stationnement, besoins alimentaires, éclairage des pupitres et boissons fraîches. Suivez le plan à rebours du concert pour savoir quoi régler chaque semaine.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date du concert
2 personnes
Confirmer le lieu
2 personnes
Finaliser le programme
3 personnes
Vérifier les parties et les partitions
3 personnes
Confirmer les musiciens
2 personnes
Définir la structure du programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander la livraison de boissons
Répartir les bénévoles
2 personnes
Faire imprimer le programme
Copier les partitions
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Publier l’itinéraire et le stationnement
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Rassembler le matériel de concert
2 personnes
Préparer les parties par musicien
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la salle et les coulisses
2 personnes
Installer les chaises pour le public
6 personnes
Installer les sièges de l'orchestre
4 personnes
Installer les pupitres
4 personnes
Aménager la place du chef d’orchestre
2 personnes
Monter la table d’accueil
2 personnes
Monter la table de catering
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Vérifier les branchements électriques
2 personnes
Distribuer les partitions
3 personnes
Installer les instruments
6 personnes
Vérifier l’équilibre sonore
4 personnes
Réaliser la répétition avec l'orchestre
25 personnes
Accueillir les musiciens
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Traiter les cartes et les dons
2 personnes
Ouvrir le concert
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Servir les boissons de pause
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la salle de pause en ordre
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Animer le moment des applaudissements
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Échanger avec les musiciens et les remercier
2 personnes
Rassembler les restes du catering
3 personnes
Rassembler les instruments et les partitions
6 personnes

Suivi

Démonter la structure de l’orchestre
6 personnes
Démonter les sièges du public
6 personnes
Démonter les tables et la décoration
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaises pour le publicqté 160
Chaises d’orchestreqté 35
Tables pliantesqté 8
Table d’accueil
Portantsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Pupitres de musiqueqté 35
Pupitre de chef d’orchestre
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Intervenants actifsqté 2
Lampes de pupitreqté 10
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettes à pâtisserieqté 100
Cuillères à caféqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Bacs de rangementqté 10

Décoration

Nappesqté 8
Tentures de scèneqté 2
Compositions floralesqté 4
Panneaux du programmeqté 3
Badges nominatifsqté 40

Éclairage

Lampes de travail LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Nettoyage

Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant d’annoncer le programme : gardez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les musiciens, publier les invitations et traiter les inscriptions.
Préparez les partitions par musicien plusieurs jours avant la répétition générale. Vérifiez chaque partie, puis prévoyez les copies nécessaires plutôt que d’attendre le dernier moment.
Attribuez les bénévoles à des créneaux précis : accueil, coulisses, service et rangement. Pour une ouverture au public 30 minutes avant le concert, prévoyez au moins une personne à l’entrée et une autre en salle.
Testez le son et l’alimentation électrique avant l’arrivée du public. Branchez microphones, pieds, table de mixage, rallonges et multiprises, puis fixez les câbles avec du ruban gaffer.
Refroidissez les boissons le jour même et installez le service traiteur avant l’ouverture des portes. Les tasses, verres, assiettes, couverts, plateaux et pinces doivent être regroupés sur une table dédiée, pas dans plusieurs pièces.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert d’harmonie ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Cela laisse le temps de confirmer le lieu et les musiciens, finaliser le programme, publier le concert et traiter les inscriptions.
Combien de temps avant un concert faut-il préparer les partitions ?: Préparez les parties par musicien au moins 3 à 5 jours avant la répétition générale. Vérifiez ensuite les pupitres et les partitions le jour précédent, afin de corriger une copie manquante sans stress.
Quand installer la salle pour un concert d’harmonie ?: Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Gardez ce créneau pour vérifier les coulisses, installer les chaises du public et de l’orchestre, puis tester les microphones et l’éclairage.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un concert ?: Pour un accueil d’environ 2 heures, comptez en moyenne 2 boissons par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Prévoyez séparément l’eau, le café et le thé, et mettez les boissons au frais le jour du concert.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.