Checklist para organizar un concierto de música de banda

Organizar un concierto de música de banda requiere coordinar a los músicos, el repertorio, la sala y la atención al público en el orden correcto. Esta checklist reúne 63 tareas y 45 materiales para que no olvides detalles como las partituras de cada músico, las acreditaciones, el aparcamiento o el servicio de café. Empieza por la fecha y el lugar, continúa con el programa y las inscripciones, y deja la preparación de la sala y el catering para los últimos días.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del concierto
2 personas
Confirmar el lugar
2 personas
Finalizar el repertorio
3 personas
Revisar las partes y las partituras
3 personas
Confirmar a los músicos
2 personas
Definir la estructura del programa
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir la entrega de bebidas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el programa
Copiar partituras
3 personas
Preparar acreditaciones
Publicar la ruta y el aparcamiento
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Reunir el material del concierto
2 personas
Preparar partituras por músico
3 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la sala y el backstage
2 personas
Colocar las sillas para el público
6 personas
Colocar las sillas de la orquesta
4 personas
Colocar los atriles
4 personas
Preparar el puesto del director
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Comprobar las conexiones eléctricas
2 personas
Repartir las partituras
3 personas
Montar los instrumentos
6 personas
Comprobar el balance de sonido
4 personas
Realizar el ensayo con la orquesta
25 personas
Recibir a los músicos
2 personas
Recibir al público
4 personas
Repartir programas
2 personas
Procesar entradas y donaciones
2 personas
Abrir el concierto
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
Servir bebidas del descanso
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener ordenada la sala de descanso
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Coordinar el momento de aplausos
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Conversar y agradecer a los músicos
2 personas
Recoger los restos del catering
3 personas
Reunir los instrumentos y las partituras
6 personas

Seguimiento

Desmontar la disposición de la orquesta
6 personas
Desmontar las sillas del público
6 personas
Desmontar las mesas y la decoración
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Revisar y limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Recoger objetos perdidos
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 160
Sillas de orquestacant. 35
Mesas plegablescant. 8
Mesa de recepción
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6

Equipo

Atriles de músicacant. 35
Atril del director
Micrófonoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Mesa de mezclas
Altavoces activoscant. 2
Lámparas de atrilcant. 10
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Vasos para aguacant. 100
Platos de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Bandejas de serviciocant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 6
Tablas de cortarcant. 2
Cuchillos de pancant. 2
Cajas de almacenamientocant. 10

Decoración

Mantelescant. 8
Telones de escenariocant. 2
Arreglos floralescant. 4
Carteles del programacant. 3
Credencialescant. 40

Iluminación

Lámparas de trabajo LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 4
Bateríascant. 24

Limpieza

Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el repertorio y revisa las partituras antes de preparar el programa: reserva al menos 2 semanas para copiar y distribuir las partes de cada músico.
Confirma el aforo y la disposición de la sala con varios días de antelación. Necesitarás colocar por separado las sillas del público y las de la orquesta, además de dejar pasillos despejados.
Haz una prueba de sonido antes de abrir la ubicación: comprueba micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, cables, regletas y lámparas de atril, y fija los cables con cinta gaffer.
Publica la ruta y el aparcamiento junto con la invitación. Envía esta información al menos 3 días antes, especialmente si el lugar tiene entradas distintas para músicos y público.
Calcula las bebidas y el catering según las inscripciones confirmadas. Enfría las bebidas el mismo día, prepara el café y el té antes de la llegada del público, y asigna voluntarios para recepción y servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música de banda?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la fecha, confirmar el lugar, reunir a los músicos y cerrar el repertorio. Reserva las 2 últimas semanas para inscripciones, partituras, voluntarios y logística.
¿Cuándo hay que confirmar a los músicos y el repertorio?: Confirma a los músicos aproximadamente 6 semanas antes y finaliza el repertorio como mínimo 4 semanas antes. Así tendrás tiempo para revisar, copiar y preparar las partituras de cada músico.
¿Cuándo se prepara la sala para un concierto de banda?: Abre y revisa la ubicación entre 2 y 3 horas antes del inicio. Coloca primero las sillas de la orquesta y los atriles, comprueba el sonido y después prepara las sillas del público, la recepción y el backstage.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto de música de banda?: Para un concierto pequeño, asigna al menos 3 voluntarios: una persona en recepción, una para orientar al público y otra para bebidas o catering. Añade 1 voluntario por cada 50 asistentes si esperas más público.

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