LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Harmoniekonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Harmoniekonzert braucht mehr als ein festgelegtes Repertoire. Termin, Saal, Musiker, Noten, Technik und Bewirtung müssen in einer festen Reihenfolge vorbereitet werden. Plane zuerst Konzerttermin und Location, bestätige danach Besetzung und Programm und kümmere dich früh um Einladungen und Anmeldungen. In den letzten Tagen zählen gedruckte Programme, kopierte Stimmen, gekühlte Getränke und ein klarer Aufbauplan. Diese Checkliste führt dich bis zur Saalöffnung am Konzerttag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Konzerttermin festlegen

    2 Personen

  • Location bestätigen

    2 Personen

  • Repertoire endgültig festlegen

    3 Personen

  • Beiträge und Notenblätter kontrollieren

    3 Personen

  • Musiker bestätigen

    2 Personen

  • Programmaufbau festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Konzert online veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Getränkelieferung bestellen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Programm drucken lassen

  • Noten kopieren

    3 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Anfahrt und Parken veröffentlichen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Konzertmaterialien zusammentragen

    2 Personen

  • Partien pro Musiker bereitlegen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Saal und Backstage kontrollieren

    2 Personen

  • Stühle für das Publikum aufstellen

    6 Personen

  • Orchesterstühle aufstellen

    4 Personen

  • Notenständer aufstellen

    4 Personen

  • Dirigentenplatz einrichten

    2 Personen

  • Empfangstisch aufbauen

    2 Personen

  • Catering-Tisch aufbauen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Elektrische Anschlüsse prüfen

    2 Personen

  • Partituren verteilen

    3 Personen

  • Instrumente aufstellen

    6 Personen

  • Klangbalance prüfen

    4 Personen

  • Orchester-Durchlauf durchführen

    25 Personen

  • Musiker empfangen

    2 Personen

  • Publikum empfangen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Karten und Spenden bearbeiten

    2 Personen

  • Konzert eröffnen

  • Ersten Teil des Konzerts begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    5 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausenraum ordentlich halten

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    3 Personen

  • Applausmoment begleiten

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Mit Musikern nachbesprechen und bedanken

    2 Personen

  • Catering-Reste sammeln

    3 Personen

  • Instrumente und Notenblätter zusammenstellen

    6 Personen

Nachbereitung

  • Orchesteraufbau abbauen

    6 Personen

  • Publikumssitze abbauen

    6 Personen

  • Tische und Dekoration abbauen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Toiletten überprüfen und reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PublikumssitzeAnz. 160
  • OrchesterstühleAnz. 35
  • KlappischeAnz. 8
  • Empfangstisch
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 35
  • Dirigentenpult
  • MikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 3
  • Mischpult
  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • NotenständerlampenAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 100
  • TortenplattenAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • GebäckgabelnAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 2
  • BrotmesserAnz. 2
  • AufbewahrungsboxenAnz. 10

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BühnentücherAnz. 2
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • ProgrammschilderAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-ArbeitslampenAnz. 4
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Termin und Location mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Erst danach solltest du Einladungen verschicken und das Konzert online veröffentlichen, damit Anfahrt, Parken und Anmeldungen mit verlässlichen Angaben erscheinen.
  • Lege Repertoire und Programmaufbau spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert endgültig fest. Kontrolliere anschließend alle Beiträge und Notenblätter und bereite für jede Musikerin und jeden Musiker die richtige Partie vor.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und bestelle die Getränkelieferung mindestens 7 Tage vorher. Für das erste Konzertstündchen kannst du mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; Wasser, Kaffee und Tee brauchen außerdem Gläser, Tassen und Thermoskannen.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 90 Minuten Reserve vor Einlass. Stelle zuerst Publikumssitze und Orchesterstühle auf, prüfe danach Notenpulte, Dirigentenpult, Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher und Verlängerungskabel.
  • Bereite am Vortag Namensschilder, Programme, Notenkopien und Konzertmaterialien vor. Am Konzerttag sollten Getränke frühzeitig gekühlt, Catering und Empfangstisch eingerichtet und Saal sowie Backstage vor dem Einlass kontrolliert werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Harmoniekonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert mit Termin und Location. Musikerbestätigung, Repertoire und Programm sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vorher feststehen.
Wann soll ich die Einladungen für ein Harmoniekonzert verschicken?
Verschicke die Einladungen, sobald Termin, Location und Programmrahmen feststehen, meist 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert. Für Anmeldungen und Ernährungswünsche solltest du anschließend mindestens 2 Wochen einplanen.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau am Konzerttag?
Plane mindestens 90 Minuten zwischen dem Öffnen der Location und dem Einlass ein. Darin müssen Publikumssitze, Orchesterstühle, Notenpulte, Technik, Empfang und Backstage kontrolliert werden.
Wann muss ich Getränke und Catering für ein Harmoniekonzert bestellen?
Bestelle die Getränkelieferung mindestens 7 Tage vorher und kläre die endgültige Personenzahl spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Konzert. Getränke sollten am Veranstaltungstag früh gekühlt werden, damit sie zum Einlass bereitstehen.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!