Checklist voor een harmonieconcert organiseren

Een harmonieconcert vraagt meer dan muzikanten en een programma. Je regelt tegelijk de locatie, partituren, techniek, publieksontvangst, kaartverkoop en catering. Begin met de datum, zaal en bevestiging van dirigent en muzikanten; daarna werk je toe naar communicatie, repetitie en uitvoering. Deze checklist bevat 79 taken en helpt je zien wat vaak te laat wordt geregeld, van een compleet zitplan tot een werkend pinapparaat en koude dranken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Concertdatum bevestigen
Programma samenstellen
2 personen
Optredende muzikanten bevestigen
Dirigent bevestigen
Repertoire en partituren verzamelen
2 personen
Partituren kopiëren
2 personen
Zitplan muzikanten maken
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online aankondigen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Kaartverkoop voorbereiden
2 personen
Entreeprijzen vaststellen
2 personen
Kassalade voorbereiden
Reserveringen registreren
Catering bestellen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Sandwiches klaarmaken
3 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Routebordjes plaatsen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Muzikantenstoelen klaarzetten
3 personen
Muzieklessenaars klaarzetten
3 personen
Instrumentenruimte inrichten
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Kaarten en wisselgeld klaarleggen
2 personen
Briefing publieksontvangst geven
2 personen
Briefing catering geven
2 personen
Briefing muzikanten geven
2 personen

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Muzikanten begeleiden
2 personen
Concert aankondigen
Licht bedienen
Geluidsniveau bewaken
Pauze aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Instrumenten veilig opbergen
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Stoelen opruimen
4 personen
Tafels opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar leegmaken
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Geleende materialen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Kas afsluiten
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 180
Muzikantenstoelenaantal 45
Tafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180

Apparatuur

Muzieklessenaarsaantal 45
Dirigentenlessenaar
Piano
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Audiokabelsaantal 8
Verlenghaspelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Kassalade
Pinapparaat
Portofoonsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Theeglazenaantal 80
Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 100
Bierglazenaantal 100
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Theelepelsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Tangenaantal 6
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Bloemstukkenaantal 6
Programmastandaardsaantal 4
Pijlbordjesaantal 8

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Papieren handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de bezetting en het zitplan vast voordat je partituren kopieert. Controleer per muzikant welke partij nodig is en leg reserve-exemplaren klaar, zodat ontbrekende bladmuziek niet op de concertdag wordt ontdekt.
Test geluid en stroom in de zaal vóór het concert. Sluit microfoons, mengpaneel, luidsprekers en audiokabels aan en controleer of verlenghaspels en stekkerdozen veilig liggen; plan dit niet pas tijdens de inloop.
Maak kaartverkoop en entree praktisch uitvoerbaar. Registreer reserveringen vooraf, leg de kassalade klaar en test het pinapparaat uiterlijk tijdens de laatste voorbereiding, met een duidelijke taakverdeling bij de entree.
Vraag dieetwensen samen met de aanmeldingen uit en bestel catering daarna pas definitief. Reken naast hapjes en sandwiches ook op voldoende glazen, kopjes, borden en opscheplepels voor de uitgifte.
Wijs vrijwilligers per tijdsblok aan voor entree, garderobe, catering en backstage. Zet garderoberekken en kledinghangers vóór de publieksinloop klaar en gebruik portofoons als medewerkers niet direct bij elkaar staan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een harmonieconcert organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig de concertdatum zodra het programma en de bezetting haalbaar zijn. Plan de uitnodigingen, online aankondiging en posters enkele weken vóór het concert, zodat aanmeldingen en reserveringen nog verwerkt kunnen worden.
Wat moet ik regelen voor de techniek van een harmonieconcert?: Controleer vóór de concertdag muzieklessenaars, de dirigentenlessenaar, piano, microfoons, statieven, luidsprekers en het mengpaneel. Test alle audiokabels en stroomaansluitingen minstens één keer vóór de publieksinloop en leg reservekabels klaar als die beschikbaar zijn.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig bij een harmonieconcert?: Wijs minimaal één persoon aan voor de entree en kaartverkoop, één voor garderobe en één voor catering. Bij meerdere publieksstromen of een aparte backstage is extra bezetting nodig; leg de namen en tijdstippen vooraf vast.
Wanneer zet ik de catering voor een harmonieconcert klaar?: Doe de boodschappen en bereid hapjes en sandwiches zo dat gekoelde dranken en eten pas kort vóór de ontvangst worden klaargezet. Controleer vooraf de dieetwensen en zet koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes, glazen en servies vóór de publieksinloop op hun plek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.