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Harmoniekonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Harmoniekonzert müssen Programm, Musiker, Noten und Saal früh zusammenpassen. Beginne mit Termin und Location, bestätige danach Dirigent und Ensemble und plane erst dann Einladungen, Kartenverkauf und Bewirtung. Rechne außerdem Zeit für Sitzplan, Technikprobe und den Aufbau von Musikerstühlen, Notenpulten und Mikrofonen ein. Diese Checkliste führt dich von den ersten Zusagen bis zu Getränken, Snacks und dem Konzertabend.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Konzertdatum bestätigen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Auftretende Musiker bestätigen

  • Dirigenten bestätigen

  • Repertoire und Noten zusammentragen

    2 Personen

  • Noten kopieren

    2 Personen

  • Sitzplan für Musiker erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Konzert online ankündigen

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Kartenverkauf vorbereiten

    2 Personen

  • Eintrittspreise festlegen

    2 Personen

  • Kassenschublade vorbereiten

  • Reservierungen erfassen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Sandwiches vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Musikerstühle bereitstellen

    3 Personen

  • Notenständer bereitstellen

    3 Personen

  • Instrumentenraum einrichten

    3 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Programme bereitlegen

    2 Personen

  • Karten und Wechselgeld bereitlegen

    2 Personen

  • Einweisung für den Publikumsempfang geben

    2 Personen

  • Catering-Info geben

    2 Personen

  • Musiker einweisen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Karten kontrollieren

    3 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Musiker betreuen

    2 Personen

  • Konzert ankündigen

  • Licht steuern

  • Lautstärke überwachen

  • Pause ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente sicher verstauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Tische aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering verpacken

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Garderobe aufräumen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien prüfen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Fundgegenstände aufbewahren

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 180
  • MusikerstühleAnz. 45
  • TischeAnz. 12
  • BarhockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 180

Ausstattung

  • NotenpulteAnz. 45
  • Dirigentenpult
  • Klavier
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • AudiokabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Kassenschale
  • Kartenterminal
  • FunkgeräteAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • TeegläserAnz. 80
  • TrinkgläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 100
  • BiergläserAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • GebäckgabelnAnz. 180
  • TeelöffelAnz. 120
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 8
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • ZangenAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • ProgrammständerAnz. 4
  • WegweiserAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • PapierhandtuchspenderAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Location zuerst und bestätige den Konzerttermin schriftlich. Plane für Aufbau, Soundcheck und Abbau jeweils ein eigenes Zeitfenster ein, statt nur die Konzertdauer zu buchen.
  • Bestätige auftretende Musiker und Dirigenten, bevor du das Programm veröffentlichst. Sammle Repertoire und Noten frühzeitig und kopiere fehlende Stimmen spätestens einige Tage vor dem Konzert.
  • Bereite den Kartenverkauf mindestens 2 Wochen vor dem Termin vor. Lege Eintrittspreise fest, führe Reservierungen in einer Liste und halte Kassenschale, Kassenschublade oder Kartenterminal am Einlass bereit.
  • Plane die Saalaufstellung nicht nur für das Publikum: Musikerstühle, Notenpulte, Dirigentenpult und Klavier brauchen feste Plätze. Teste Funkmikrofone, Lautsprecher, Mischpult, Audiokabel und Verlängerungskabel vor dem Einlass.
  • Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert und bestelle das Catering danach. Stelle Getränke rechtzeitig kalt und plane neben Kaffee und Tee auch Trinkgläser, Teller, Gebäckgabeln sowie vorbereitete Snacks und Sandwiches ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Location für ein Harmoniekonzert reservieren?
Reserviere den Saal möglichst 6 bis 12 Monate vor dem Konzerttermin, besonders bei Wochenendterminen. Buche zusätzlich mindestens 3 Stunden für Aufbau, Technikprobe und Abbau.
Wann sollte das Programm für ein Harmoniekonzert feststehen?
Lege das Programm etwa 8 bis 10 Wochen vorher fest. So bleiben mindestens 4 Wochen für Noten, Kopien, Probenplanung und die Gestaltung der Einladungen.
Wie viele Getränke braucht man bei einem Harmoniekonzert?
Rechne für den Empfang mit etwa 2 Getränken pro Person in der ersten Stunde und zusätzlich 0,5 Liter Wasser pro Gast. Für Musiker und Helfer solltest du pro Person mindestens 1 Liter Wasser für den gesamten Abend einplanen.
Wann muss man Catering und Ernährungswünsche für ein Konzert klären?
Frage Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert ab und bestelle das Catering danach. Snacks, Sandwiches und Getränke sollten am Veranstaltungstag mindestens 2 Stunden vor Einlass bereitstehen.

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