Checklist pour organiser un concert d’harmonie

Un concert d’harmonie demande de coordonner la musique, la salle, l’accueil et la billetterie dans le bon ordre. Commencez par confirmer la date, le lieu, le chef d’orchestre et les musiciens, puis verrouillez le programme et les partitions. Les détails souvent oubliés arrivent ensuite : plan des chaises, sonorisation, boissons au frais, inscriptions et répartition des bénévoles. Cette checklist vous aide à suivre les préparatifs jusqu’aux sandwiches servis le jour du concert.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer la date du concert
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les musiciens en spectacle
Confirmer le chef d’orchestre
Rassembler le répertoire et les partitions
2 personnes
Copier les partitions
2 personnes
Préparer le plan de table des musiciens
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le concert en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Préparer la vente des billets
2 personnes
Fixer les tarifs d’entrée
2 personnes
Préparer la salade de la caisse
Enregistrer les réservations
Commander le catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les chaises des musiciens
3 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Aménager la salle des instruments
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Préparer les billets et la monnaie
2 personnes
Donner le briefing d’accueil du public
2 personnes
Donner le briefing catering
2 personnes
Briefer les musiciens
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Accompagner les musiciens
2 personnes
Annoncer le concert
Gérer l’éclairage
Surveiller le niveau sonore
Annoncer la pause
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Ranger les chaises
4 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider le bar
2 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Fermer la caisse
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Chaises de musicienqté 45
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 180

Équipement

Pupitres de musiqueqté 45
Pupitre de chef d’orchestre
Piano
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles audioqté 8
Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Tiroir-caisse
Terminal de paiement
Talkies-walkiesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 80
Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 100
Verres à bièreqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux de directionqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et la date avant de préparer les invitations : prévoyez au moins 8 semaines pour annoncer le concert et traiter les inscriptions.
Finalisez le programme avant de copier les partitions. Gardez une copie complète pour chaque musicien et préparez le plan des chaises avec les pupitres nécessaires.
Testez la sonorisation au moins 2 heures avant l’ouverture des portes : vérifiez les microphones, les pieds, la table de mixage, les câbles et chaque rallonge électrique.
Préparez la billetterie séparément de l’accueil : installez le tiroir-caisse et le terminal de paiement, puis confiez ces postes à au moins 2 bénévoles.
Mettez les boissons au frais le jour même et terminez les en-cas, sandwiches et tables d’accueil avant l’arrivée du public. Prévoyez une personne pour suivre les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert d’harmonie ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le concert. La salle, la date, le chef d’orchestre et les musiciens doivent être confirmés avant d’imprimer les invitations et les affiches.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’ouverture des portes. Il faut installer les chaises, les chaises de musicien, les pupitres, le piano si nécessaire et tester toute la sonorisation.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’harmonie ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date. Gardez ensuite une période d’au moins 10 jours pour enregistrer les réservations, recueillir les besoins alimentaires et ajuster le catering.
Que faut-il vérifier le jour du concert ?: Vérifiez 2 heures avant l’accueil du public la billetterie, les inscriptions, le plan des musiciens, les microphones, les boissons et les bénévoles affectés à chaque poste. Faites aussi un dernier contrôle des partitions et des câbles.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.