Checklist para organizar un concierto de música de banda

Organizar un concierto de música de banda requiere coordinar músicos, director, partituras, sala y atención al público en el orden correcto. Esta checklist reúne 79 tareas y 54 materiales para que no se te escape nada, desde confirmar la fecha hasta preparar las bebidas y los bocadillos. También contempla la venta de entradas, las preferencias dietéticas, el plano de asientos y el equipo de sonido. Úsala como guía de trabajo y adapta los plazos al tamaño de tu concierto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el lugar
Confirmar la fecha del concierto
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar los músicos que actuarán
Confirmar al director
Reunir repertorio y partituras
2 personas
Copiar partituras
2 personas
Hacer el plano de asientos de los músicos
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar el concierto en línea
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Preparar la venta de entradas
2 personas
Fijar precios de entrada
2 personas
Preparar la bandeja de caja
Registrar reservas
Pedir el catering
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bocadillos
3 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Colocar las sillas de los músicos
3 personas
Preparar los atriles para partituras
3 personas
Montar el espacio para instrumentos
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar los programas
2 personas
Dejar preparadas las entradas y el cambio
2 personas
Dar la briefing de recepción del público
2 personas
Dar la briefing al catering
2 personas
Dar briefing a los músicos
2 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
3 personas
Repartir programas
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Acompañar a los músicos
2 personas
Anunciar el concierto
Controlar la iluminación
Vigilar el nivel de sonido
Anunciar el descanso
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Recoger sillas
4 personas
Recoger las mesas
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar el bar
2 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Cerrar la caja
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 180
Sillas para músicoscant. 45
Mesascant. 12
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 180

Equipo

Atriles de músicacant. 45
Atril del director
Piano
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables de audiocant. 8
Enrollacablescant. 4
Regletascant. 6
Cajón de la caja registradora
Máquina de sellado
Walkie-talkiescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 80
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 100
Copas de cervezacant. 100
Platoscant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharillascant. 120
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6
Jarras medidorascant. 2

Decoración

Mantelescant. 12
Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 6
Atriles para programascant. 4
Carteles de flechascant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 2
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallas de papelcant. 4

Catering

Compras

Consejos

Confirma la sala y la fecha antes de cerrar el programa: reserva al menos 8 semanas para preparar invitaciones, carteles, inscripciones y la venta de entradas.
Reúne el repertorio y las partituras con varias semanas de margen. Calcula una copia para cada músico, más algunas de reserva, y prepara el plano de asientos antes del ensayo general.
No dejes el sonido para el último día: comprueba con antelación los micrófonos inalámbricos, soportes, altavoces, mesa de mezclas, cables, regletas y enrollacables en la sala.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas al menos 7 días antes. Así puedes encargar el catering, revisar la compra y calcular vasos, tazas, platos y cubiertos sin improvisar.
Prepara la caja y la entrada antes de abrir las puertas: deja lista la bandeja de caja, registra las reservas y asigna voluntarios para entradas, catering y comunicación mediante walkie-talkies.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música de banda?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese plazo permite reservar la sala, confirmar músicos y director, preparar partituras, anunciar el concierto y organizar las entradas sin concentrar todo en los últimos días.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un concierto?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y publica el anuncio en línea al mismo tiempo. Coloca los pósteres al menos 3 semanas antes para que el público tenga tiempo de inscribirse o reservar entradas.
¿Cuántas bebidas hay que calcular para el concierto?: Para la recepción inicial, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora. Ajusta la cantidad según la duración y añade opciones de café, té y bebidas sin alcohol si el catering las incluye.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las dietas especiales?: Recoge las preferencias dietéticas hasta 7 días antes y confirma el pedido después de cerrar las inscripciones. Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior; prepara los aperitivos y bocadillos el mismo día.

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