Checklist voor een hardloopwedstrijd organiseren

Een hardloopwedstrijd organiseren vraagt meer dan een start- en finishlijn. Je legt eerst het wedstrijdconcept, parcours en de locaties vast en regelt daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en inschrijvingen. In de laatste weken draait het om startgroepen, vrijwilligers, deelnemersinformatie en het controleren van route- en tijdmaterialen. Op de wedstrijddag moeten registratie, water, communicatie en bewegwijzering tegelijk werken. Deze checklist bevat 75 taken en 80 spullen, zodat je per fase kunt afvinken wat geregeld is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Parcours uitzetten op kaart
2 personen
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
Vergunningen controleren
Verkeersmaatregelen aanvragen
Startnummers laten drukken
Medaillebestelling plaatsen
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Vrijwilligerslijst indelen
2 personen
Startgroepen samenstellen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Parcours inspecteren
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Medewerkers instrueren
3 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Pakketten voor deelnemers maken
4 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Locatie vrijmaken
4 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen klaarzetten
3 personen
Startboog plaatsen
4 personen
Finishboog plaatsen
4 personen
Parcours uitzetten
8 personen
Verkeershekken plaatsen
6 personen
Routepijlen bevestigen
4 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
Finishregistratie inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Fruit en snacks klaarzetten
3 personen
Startnummers klaarleggen
3 personen

Event

Vrijwilligersposten bemannen
12 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Startgroepen omroepen
2 personen
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
Startschot geven
Parcoursposten bemannen
10 personen
Tussentijdse drank uitdelen
4 personen
Finishende deelnemers begeleiden
4 personen
Medaille en water uitdelen
4 personen
Finishresultaten noteren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Fruit en snacks serveren
3 personen
Omroepberichten verzorgen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

Finishgebied afzetten
3 personen
Parcoursbordjes verwijderen
6 personen
Verkeershekken weghalen
6 personen
Tenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval scheiden
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers nabericht sturen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Registratietafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Startnummersaantal 600
Startnummerbandenaantal 600
Herinneringsmedaillesaantal 600
Stempelklokkenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 12
Pionnenaantal 60
Markeerlintaantal 12
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 10
Waterbekersaantal 1500
Startlint
Podiumblokkenaantal 3

Apparatuur

Megafonenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 8
Portofoonsaantal 12
Laptopaantal 2
Printer
Printerpapieraantal 2
Laminator
Lamineerhoezenaantal 50

Servies

Herbruikbare bekersaantal 700
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Uitdeelbakkenaantal 12
Prijsbekersaantal 12
Waardebonnenaantal 40
Boodschappen

Decoratie

Startboog
Finishboog
Vlaggenaantal 30
Bannersaantal 8
Podiumdoek
Tafelkledenaantal 12
Pijlen voor inschrijvingaantal 8
Informatiebordenaantal 10

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 40
Verkeersbordenaantal 12
Afzetlintaantal 10
Reflecterende hesjesaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 4
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Schoonmaakemmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Stoffer en blikaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4

Kantoor

Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 15
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 4
Enveloppenaantal 50

Tips

Begin uiterlijk 12 tot 16 weken vooraf met het parcours, de start- en finishlocatie, vergunningen en verkeersmaatregelen. Zonder goedgekeurde route kun je inschrijvingen en communicatie niet definitief maken.
Open de inschrijving pas nadat afstand, starttijd, deelnemerslimiet en route zijn vastgesteld. Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijd en vermeld daarin ook startnummer, startgroep en praktische aankomstinformatie.
Plan vrijwilligers per taak en tijdsblok: registratie, routeposten, waterpunten, start, finish en opruimen. Geef medewerkers vóór de start een korte instructie en zorg dat routeposten met portofoons of telefoons bereikbaar zijn.
Controleer startnummers, startnummerbanden, routepijlen, kilometerborden, pionnen en markeerlint minimaal 2 dagen vooraf. Neem extra exemplaren mee; een ontbrekend routebord of onleesbaar startnummer merk je vaak pas tijdens de opbouw.
Maak op de wedstrijddag een tijdschema met vaste momenten voor parcoursinspectie, registratie, startgroepen, finishregistratie en prijsuitreiking. Vul koelboxen en waterbekers vóór de eerste lopers arriveren en test microfoon, luidsprekers, stopwatches en stempelklokken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer de eerste 2 tot 4 weken voor concept, parcours, locaties, vergunningen en verkeersmaatregelen; daarna volgen inschrijving, vrijwilligers en materiaal.
Wanneer moet de inschrijving voor een hardloopwedstrijd open?: Open de inschrijving zodra afstand, route, startlocatie, starttijd en deelnemerslimiet vaststaan, meestal 8 tot 12 weken voor de wedstrijd. Sluit de inschrijving uiterlijk enkele dagen vooraf als je startnummers en deelnemerspakketten moet voorbereiden.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een hardloopwedstrijd?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per registratiepunt, 1 per waterpunt, 1 per routepost en extra mensen voor start, finish en opruimen. Voor een kleine wedstrijd kom je vaak uit op 10 tot 20 vrijwilligers; een druk parcours vraagt meer bezetting.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een hardloopwedstrijd?: Stuur de definitieve informatie uiterlijk 7 dagen voor de start. Vermeld afstand, starttijd, startgroep, nummeruitgifte, bereikbaarheid, parkeren, parcoursregels en wat deelnemers na de finish kunnen verwachten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.