Checklist para organizar una carrera sin olvidar nada

Organizar una carrera requiere coordinar el recorrido, los permisos, las inscripciones y a todas las personas que estarán en la salida y la meta. Esta checklist reúne 75 tareas y 80 elementos para avanzar en el orden adecuado, desde definir el formato hasta preparar los dorsales, las medallas y las neveras portátiles. También contempla lo que suele resolverse tarde: las medidas de tráfico, la inspección del recorrido, las preferencias dietéticas y las instrucciones para el personal.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el concepto de la competición
2 personas
Marcar el recorrido en el mapa
2 personas
Definir la salida y la meta
2 personas
Comprobar permisos
Solicitar medidas de tráfico
Imprimir dorsales
Realizar el pedido de medallas
Invitar a los voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Hacer reservas
Organizar la lista de voluntarios
2 personas
Formar grupos iniciales
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Inspeccionar el recorrido
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Instruir al personal
3 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Preparar paquetes para los participantes
4 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Despejar el lugar
4 personas
Montar tiendas
6 personas
Montar mesas
4 personas
Preparar las sillas
3 personas
Colocar el arco de salida
4 personas
Colocar arco de meta
4 personas
Marcar el recorrido
8 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Colocar flechas de ruta
4 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
Preparar el registro de llegada
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar fruta y snacks
3 personas
Preparar los dorsales
3 personas

Evento

Cubrir los puestos de voluntariado
12 personas
Recepción de participantes
4 personas
Registrar inscripciones
4 personas
Repartir dorsales
4 personas
Anunciar los grupos de salida
2 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
4 personas
Dar la salida
Supervisar los puestos del recorrido
10 personas
Repartir bebidas intermedias
4 personas
Guiar a los participantes que llegan a meta
4 personas
Repartir medallas y agua
4 personas
Anotar los resultados de la meta
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir fruta y aperitivos
3 personas
Gestionar anuncios por megafonía
Preparar la entrega de premios
3 personas
Realizar la entrega de premios
4 personas
Recoger objetos perdidos
Retirar la basura de vez en cuando
2 personas

Seguimiento

Delimitar la zona de llegada
3 personas
Retirar los carteles del recorrido
6 personas
Retirar las vallas de tráfico
6 personas
Desmontar las tiendas
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Separar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Inventariar materiales
2 personas
Publicar los resultados
2 personas
Enviar mensaje de seguimiento a los participantes
Devolver el material prestado
2 personas
Recoger las compras sobrantes
2 personas
Realizar el control de la ruta al finalizar
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 12
Sillascant. 30
Mesas de registrocant. 3
Papeleracant. 10

Material deportivo

Dorsalescant. 600
Brazaletes con número de salidacant. 600
Medallas conmemorativascant. 600
Cronómetroscant. 4
Cronómetroscant. 8
Silbatoscant. 12
Conoscant. 60
Cinta de señalizacióncant. 12
Flechas de rutacant. 40
Señales de kilómetrocant. 10
Vasos de aguacant. 1500
Cinta de salida
Bloques de podiocant. 3

Equipo

Megáfonoscant. 3
Altavocescant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Baterías externascant. 6
Neveras portátilescant. 6
Linternas de manocant. 8
Walkie-talkiescant. 12
Portátilcant. 2
Impresora
Papel para impresoracant. 2
Laminadora
Fundas para plastificarcant. 50

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 700
Tazas de cafécant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Catering

Jarras de aguacant. 12
Termoscant. 8
Dispensadores de bebidascant. 4
Acumuladores de fríocant. 24
Cajas para repartircant. 12
Copas premiocant. 12
Valescant. 40
Compras

Decoración

Arco de salida
Arco de meta
Banderascant. 30
Bannerscant. 8
Telón de escenario
Mantelescant. 12
Flechas para inscripcióncant. 8
Paneles informativoscant. 10

Material de tráfico

Vallas de tráficocant. 40
Señales de tráficocant. 12
Cinta de balizamientocant. 10
Chalecos reflectantescant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Guantes desechablescant. 4
Linternascant. 8
Bateríascant. 24

Limpieza

Bolsas de basuracant. 100
Cubos de limpiezacant. 4
Esponjascant. 12
Paños de limpiezacant. 24
Sets de escobacant. 4
Limpiacristalescant. 2
Recogedor y escobacant. 4
Pinzas para residuoscant. 4

Oficina

Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 15
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 200
Tijerascant. 8
Grapadorascant. 4
Grapascant. 4
Sobrescant. 50

Consejos

Empieza por el recorrido y la autorización: marca la ruta en el mapa, define salida y meta y comprueba los permisos antes de abrir las inscripciones. Las medidas de tráfico pueden requerir más plazo del previsto.
Abre el formulario de inscripción cuando ya puedas explicar distancia, recorrido y horarios. Cierra y revisa los datos con tiempo suficiente para imprimir los dorsales y formar los grupos iniciales.
Calcula los puestos de voluntariado por función, no solo por número de personas: registro, recorrido, salida, meta y avituallamiento necesitan instrucciones distintas. Envía la información a participantes y voluntarios antes del día de la carrera.
Inspecciona el recorrido antes del evento y coloca las flechas, los conos y las señales de kilómetro siguiendo ese trazado. Comprueba especialmente los cruces, los cambios de dirección y los puntos donde pueda perderse un participante.
Haz una revisión final del material el día anterior: dorsales, brazaletes, cronómetros, silbatos, megáfonos, walkie-talkies, baterías y cables. Llena las neveras portátiles y prepara los paquetes de participantes para no hacerlo durante el registro.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera?: Empieza al menos 8 semanas antes para definir el recorrido, comprobar permisos, solicitar medidas de tráfico y abrir las inscripciones. Reserva las últimas 2 semanas para revisar participantes, voluntarios y material.
¿Cuándo debo imprimir los dorsales de una carrera?: Imprime los dorsales después de cerrar o revisar las inscripciones, idealmente entre 3 y 7 días antes. Así reduces errores en nombres, números y grupos de salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera?: Como base, asigna al menos 1 persona al registro, 1 a la salida, 1 a la meta y 1 por cada punto de recorrido que necesite control. Añade un coordinador y prepara la lista definitiva 7 días antes.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una carrera?: Comprueba el pronóstico, el recorrido señalizado y todo el equipo: dorsales, medallas, cronómetros, silbatos, megáfonos, baterías y walkie-talkies. Deja preparados los paquetes y las neveras portátiles al menos 12 horas antes.

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