Checklist pour organiser une course à pied

Organiser une course à pied demande de coordonner le parcours, les autorisations, les inscriptions et les personnes présentes le jour J. Commence par définir le format de la compétition, puis avance dans l’ordre : parcours et sécurité, communication, inscriptions, bénévoles et logistique. Les dossards, médailles, chronomètres et panneaux d’itinéraire doivent être commandés assez tôt. Cette checklist rassemble les 75 tâches et les 80 fournitures nécessaires pour ne rien laisser au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Tracer le parcours sur la carte
2 personnes
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Vérifier les autorisations
Demander des mesures de circulation
Faire imprimer les dossards
Passer la commande des médailles
Inviter les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Répartir la liste des bénévoles
2 personnes
Former les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Instruire les employés
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer des kits pour les participants
4 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Dégager le lieu
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer l’arche de départ
4 personnes
Installer l'arche d'arrivée
4 personnes
Mettre en place le parcours
8 personnes
Installer des barrières de circulation
6 personnes
Fixer les flèches du parcours
4 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer le bureau d'inscription
3 personnes
Mettre en place l’enregistrement de l’arrivée
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les fruits et les snacks
3 personnes
Préparer les dossards
3 personnes

Événement

Assurer la présence aux postes des bénévoles
12 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Annoncer les groupes de départ
2 personnes
Accompagner les participants au départ
4 personnes
Donner le coup d’envoi
Tenir les postes du parcours
10 personnes
Distribuer les boissons intermédiaires
4 personnes
Accompagner les participants à l’arrivée
4 personnes
Distribuer les médailles et l'eau
4 personnes
Noter les résultats d’arrivée
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Gérer les annonces
Préparer la remise des prix
3 personnes
Organiser la remise des prix
4 personnes
Rassembler les objets perdus
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes

Suivi

Délimiter la zone d'arrivée
3 personnes
Retirer les panneaux de parcours
6 personnes
Retrait des barrières de circulation
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Envoyer le message de suivi aux participants
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les provisions restantes
2 personnes
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 30
Tables d’inscriptionqté 3
Poubellesqté 10

Matériel de sport

Numéros de départqté 600
Bracelets de dossardqté 600
Médailles souvenirqté 600
Chronomètres de pointageqté 4
Chronomètresqté 8
Siffletsqté 12
Cônesqté 60
Ruban de balisageqté 12
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 10
Gobelets d'eauqté 1500
Ruban de départ
Blocs de podiumqté 3

Équipement

Mégaphonesqté 3
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 8
Talkies-walkiesqté 12
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 2
Plastifieuse
Pochettes à plastifierqté 50

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 700
Tasses à caféqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Catering

Carafes d’eauqté 12
Thermosqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Pains de glaceqté 24
Bacs de distributionqté 12
Coupesqté 12
Chèques-cadeauxqté 40
Courses

Décoration

Arche de départ
Arche d'arrivée
Drapeauxqté 30
Bannièresqté 8
Drapé de scène
Nappesqté 12
Flèches d'inscriptionqté 8
Panneaux d'informationqté 10

Matériel de circulation

Barrières de circulationqté 40
Panneaux de signalisationqté 12
Ruban de balisageqté 10
Gilets réfléchissantsqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 4
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24

Nettoyage

Sacs poubelleqté 100
Seaux de nettoyageqté 4
Épongesqté 12
Chiffons de nettoyageqté 24
Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 2
Balayette et pelleqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Bureau

Stylosqté 30
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 15
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 200
Ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Agrafesqté 4
Enveloppesqté 50

Conseils

Vérifie les autorisations et les mesures de circulation au moins 8 à 12 semaines avant la course : le parcours peut être validé sans que la circulation le soit.
Ouvre les inscriptions dès que le parcours et les horaires sont confirmés. Prévois une date de clôture 5 à 7 jours avant le départ pour traiter les inscriptions et trier les dossards.
Envoie les informations pratiques aux participants au plus tard 3 jours avant l’épreuve : lieu de départ et d’arrivée, horaires, groupes de départ, stationnement et consignes.
Prépare un kit par participant avec son numéro de départ et son bracelet de dossard. Classe les dossards par groupe ou par ordre numérique pour accélérer l’accueil.
Inspecte le parcours avant le jour J, puis installe les flèches, cônes, rubans et bornes kilométriques. Remplis les glacières et compte les gobelets d’eau avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course à pied ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour une course avec parcours public. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, de régler la circulation, d’ouvrir les inscriptions et de commander les dossards et médailles.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course à pied ?: Ouvre le formulaire dès que le parcours, le départ, l’arrivée et les horaires sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant la course. Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant l’épreuve pour préparer les dossards et les groupes de départ.
Combien de bénévoles faut-il pour une course à pied ?: Le nombre dépend du parcours et des points de contrôle, mais répartis les bénévoles au minimum 1 à 2 semaines avant la course. Prévois des personnes distinctes pour l’accueil, le départ, le chronométrage, le ravitaillement, l’orientation et l’arrivée.
Quand préparer le matériel d’une course à pied ?: Vérifie tout le matériel 2 à 3 jours avant, puis prépare les panneaux, les kits participants et les glacières la veille. Le matin de la course, contrôle encore les chronomètres, les talkies-walkies, les batteries et les fournitures d’inscription.

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