Zo organiseer je een hardloopwedstrijd

Begin met het wedstrijdconcept, de afstand en het parcours. Bepaal daarna start- en finishlocatie en controleer direct welke vergunningen en verkeersmaatregelen nodig zijn. Open pas daarna de inschrijving, zodat deelnemers duidelijke informatie krijgen over route, startgroepen en planning. In de laatste weken draait alles om controle: het parcours inspecteren, vrijwilligers instrueren, startnummers sorteren en materialen zoals routepijlen, waterbekers en portofoons klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Parcours uitzetten op kaart
2 personen
3
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Verkeersmaatregelen aanvragen
6
Startnummers laten drukken
7
Medaillebestelling plaatsen
8
Vrijwilligers uitnodigen
2 personen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Reserveringen maken
14
Vrijwilligerslijst indelen
2 personen
15
Startgroepen samenstellen
2 personen
16
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
17
Parcours inspecteren
3 personen
18
Startnummers sorteren
2 personen
19
Medewerkers instrueren
3 personen
20
Weersverwachting controleren
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen controleren
3 personen
23
Routebordjes voorbereiden
2 personen
24
Pakketten voor deelnemers maken
4 personen
25
Koelboxen vullen
2 personen
26
Locatie vrijmaken
4 personen
27
Tenten opbouwen
6 personen
28
Tafels opstellen
4 personen
29
Stoelen klaarzetten
3 personen
30
Startboog plaatsen
4 personen
31
Finishboog plaatsen
4 personen
32
Parcours uitzetten
8 personen
33
Verkeershekken plaatsen
6 personen
34
Routepijlen bevestigen
4 personen
35
EHBO-punt inrichten
2 personen
36
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
37
Finishregistratie inrichten
2 personen
38
Dranken koud zetten
2 personen
39
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
40
Fruit en snacks klaarzetten
3 personen
41
Startnummers klaarleggen
3 personen

Event

42
Vrijwilligersposten bemannen
12 personen
43
Deelnemers ontvangen
4 personen
44
Aanmeldingen registreren
4 personen
45
Startnummers uitdelen
4 personen
46
Startgroepen omroepen
2 personen
47
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
48
Startschot geven
49
Parcoursposten bemannen
10 personen
50
Tussentijdse drank uitdelen
4 personen
51
Finishende deelnemers begeleiden
4 personen
52
Medaille en water uitdelen
4 personen
53
Finishresultaten noteren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Koffie en thee serveren
2 personen
56
Fruit en snacks serveren
3 personen
57
Omroepberichten verzorgen
58
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
59
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
60
Verloren voorwerpen verzamelen
61
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

62
Finishgebied afzetten
3 personen
63
Parcoursbordjes verwijderen
6 personen
64
Verkeershekken weghalen
6 personen
65
Tenten afbreken
6 personen
66
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
67
Servies afwassen
3 personen
68
Afval scheiden
3 personen
69
Locatie schoonmaken
5 personen
70
Materialen inventariseren
2 personen
71
Uitslagen publiceren
2 personen
72
Deelnemers nabericht sturen
73
Geleende materialen retourneren
2 personen
74
Overgebleven boodschappen opruimen
2 personen
75
Routecontrole na afloop uitvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 30
Registratietafelsaantal 3
Afvalbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Startnummersaantal 600
Startnummerbandenaantal 600
Herinneringsmedaillesaantal 600
Stempelklokkenaantal 4
Stopwatchesaantal 8
Fluitjesaantal 12
Pionnenaantal 60
Markeerlintaantal 12
Routepijlenaantal 40
Kilometerbordenaantal 10
Waterbekersaantal 1500
Startlint
Podiumblokkenaantal 3

Apparatuur

Megafonenaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Koelboxenaantal 6
Handlampenaantal 8
Portofoonsaantal 12
Laptopaantal 2
Printer
Printerpapieraantal 2
Laminator
Lamineerhoezenaantal 50

Servies

Herbruikbare bekersaantal 700
Koffiekopjesaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Catering

Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koelelementenaantal 24
Uitdeelbakkenaantal 12
Prijsbekersaantal 12
Waardebonnenaantal 40
Boodschappen

Decoratie

Startboog
Finishboog
Vlaggenaantal 30
Bannersaantal 8
Podiumdoek
Tafelkledenaantal 12
Pijlen voor inschrijvingaantal 8
Informatiebordenaantal 10

Verkeersmateriaal

Verkeershekkenaantal 40
Verkeersbordenaantal 12
Afzetlintaantal 10
Reflecterende hesjesaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 4
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalzakkenaantal 100
Schoonmaakemmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakdoekenaantal 24
Bezemsetsaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Stoffer en blikaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4

Kantoor

Pennenaantal 30
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 15
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 200
Scharenaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Nietjesaantal 4
Enveloppenaantal 50

Tips

Leg het parcours vroeg vast op een kaart en loop het vóór de wedstrijddag volledig na. Controleer daarbij kruisingen, kilometerborden, routepijlen en plekken waar markeerlint of pionnen nodig zijn.
Regel vergunningen en verkeersmaatregelen niet pas na het openen van de inschrijving. Neem hiervoor meerdere weken ruimte, omdat wijzigingen aan de route gevolgen hebben voor start- en finishtijd en deelnemersinformatie.
Maak startgroepen op basis van het aantal deelnemers en de beschikbare ruimte bij de start. Sorteer startnummers vooraf per groep en leg startnummerbanden, stempelklokken en stopwatches op een vaste plek bij de registratietafels.
Geef vrijwilligers per post een korte taakomschrijving en een communicatiemiddel. Plan extra mensen voor registratie, routebewaking en de finish; met portofoons kun je vertragingen of onveilige situaties direct doorgeven.
Controleer de laatste 24 uur de weersverwachting en alle materialen. Vul koelboxen, leg waterbekers klaar, test microfoon en luidsprekers en zorg dat verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en handlampen beschikbaar zijn waar ze nodig zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. Dan is er tijd om het parcours vast te leggen, vergunningen en verkeersmaatregelen te regelen, inschrijvingen te openen en vrijwilligers in te delen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per belangrijke post, plus extra mensen voor registratie, start, finish en vervanging. Bij meerdere startgroepen heb je doorgaans 2 tot 4 mensen nodig bij de start en minstens 1 aanspreekpunt per routepost.
Wanneer verstuur je deelnemersinformatie voor een hardloopwedstrijd?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 1 week voor de wedstrijd. Vermeld route, starttijd, startgroep, locatie, parkeren, ophalen van startnummers en wat deelnemers op de wedstrijddag moeten meenemen.
Hoeveel water heb je nodig bij een hardloopwedstrijd?: Plan per drinkpunt voldoende water voor alle verwachte deelnemers en houd extra voorraad achter de hand. Vul de koelboxen vlak voor de start en controleer tijdens de wedstrijd of waterbekers en drinkpunten niet opraken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.