Handwerkbeurs organiseren: een praktische checklist

Een handwerkbeurs organiseren vraagt meer dan exposanten en tafels regelen. Je werkt toe naar een beursdag met standplaatsen, workshops, betaalpunten, catering en duidelijke bewegwijzering. Begin met datum, openingstijden en de exposantenlijst, en leg daarna de indeling en aanmeldingen vast. In de laatste week controleer je materialen, bestellingen en workshopinschrijvingen. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouwvolgorde: locatie openen, meubels plaatsen, stands uitzetten en pas daarna koffie, registratie en workshops klaarzetten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Standplaatsen indelen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Beurs online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Workshopaanmeldingen verwerken
2 personen
Workshopschema opstellen
2 personen
Exposanten bevestigen
2 personen
Leveranciersbestellingen plaatsen
Plattegrond afdrukken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Workshopmaterialen verzamelen
2 personen
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Knutselpakketten samenstellen
3 personen
Beursmaterialen klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen uitladen
4 personen
Standplaatsen uitzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Workshoptafels inrichten
3 personen
Knutselmaterialen verdelen
2 personen
Informatiebalie inrichten
2 personen
Entree en wachtrij markeren
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa en pinapparaat testen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Entree en tickets controleren
3 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Workshopdeelnemers registreren
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en glazen aanvullen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Looppaden vrijhouden
2 personen
Foto's maken
Exposanten ondersteunen
2 personen
Laatste bezoekers aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Kassa afsluiten
2 personen
Exposanten uitchecken
2 personen
Standmateriaal afbreken
4 personen
Workshopmateriaal verzamelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Garderobe opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Exposanten naberichten sturen
Bezoekersfoto's publiceren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 24
Workshoptafelsaantal 6
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 100
Afvalbakkenaantal 10
Klaptafelsaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerbladenaantal 8
Schenkkanaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Pinapparatenaantal 3
Kassa'saantal 2
Verlenghaspelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 12
Laptop
Printer
Fotocamera
Mobiele telefoonaantal 2
Presentatierekkenaantal 20
Kledingrekkenaantal 6
Spiegelsaantal 4
Snijmattenaantal 12
Lijmpistolenaantal 8
Verlengsnoerenaantal 10
Handgereedschapsetaantal 3
Trapladdersaantal 2
Tiewrapsaantal 200
Ducttapeaantal 6
Schaarsetsaantal 8
Nietmachinesaantal 4
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-lichtslingersaantal 8
Staande lampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 30
Decoratieve vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 10
Decoratieve mandenaantal 12
Fotowand
Krijtbordenaantal 8
Tafelbordjesaantal 30

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 6
Messenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Opslagboxenaantal 20
Koelelementenaantal 20
Afwasbakkenaantal 3

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling zodra de eerste exposanten zijn bevestigd. Houd rekening met workshoptafels, loopruimte, garderoberekken en een duidelijke plek voor de plattegrond, zodat je opbouw niet opnieuw hoeft te schuiven.
Verzamel dieetwensen en workshopaanmeldingen uiterlijk een week vooraf. Daarmee kun je boodschappen, knutselpakketten en workshopmaterialen in aantallen voorbereiden in plaats van op de beursdag te improviseren.
Test betaal- en printapparatuur vóór het openen van de deuren. Controleer pinapparaten, kassa’s, laptop, printer, stekkerdozen en verlenghaspels en leg een werkende telefoon als reserve klaar.
Zet bewegwijzering en naamkaartjes klaar voordat exposanten arriveren. Een geprinte plattegrond, zichtbare standnummers en aanwijzingen naar workshops, garderobe en toiletten voorkomen veel vragen bij binnenkomst.
Maak voor de opbouw een korte tijdlijn met vaste blokken. Reken eerst op het uitladen en plaatsen van tafels en stoelen, daarna op het uitzetten van standplaatsen en tot slot op koffie, thee, materialen en controle van de voorraad.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een handwerkbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposantenwerving. Plan de definitieve standindeling en het workshopschema uiterlijk 2 weken voor de beurs.
Wanneer moet ik exposanten bevestigen voor een handwerkbeurs?: Bevestig exposanten zodra hun aanmelding en standplaats definitief zijn, bij voorkeur uiterlijk 3 weken vooraf. Stuur daarna de praktische informatie en plattegrond uiterlijk 7 dagen voor opening.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een handwerkbeurs?: Plan minimaal 3 uur voor een beurs met meerdere tafels, workshops en stands. Begin met locatie openen en meubels uitladen; houd daarna tijd over voor standplaatsen, bewegwijzering, betaalpunten en koffie.
Wanneer moet ik workshopmaterialen en knutselpakketten klaarzetten?: Verzamel de materialen 3 tot 5 dagen vooraf en stel de knutselpakketten uiterlijk de avond ervoor samen. Controleer op de beursdag per workshop het aantal deelnemers en leg reserveonderdelen apart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.