Organiser un salon des loisirs créatifs sans rien oublier

Un salon des loisirs créatifs demande une préparation répartie sur plusieurs semaines : exposants, inscriptions, ateliers, commandes et installation du lieu. Cette checklist de 72 tâches t’aide à avancer dans le bon ordre, du choix des horaires jusqu’à l’ouverture au public. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les badges, les branchements électriques et les kits d’atelier. Le plan inclut également 62 fournitures à rassembler ou à acheter.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Établir la liste des exposants
2 personnes
Répartir les emplacements
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Annoncer le salon en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Traiter les inscriptions aux ateliers
2 personnes
Établir le planning des ateliers
2 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Passer les commandes fournisseurs
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Rassembler le matériel d’atelier
2 personnes
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Composer les kits de loisirs créatifs
3 personnes
Installer le matériel du salon
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les emplacements
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les tables d'atelier
3 personnes
Répartir le matériel de bricolage
2 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Balisage de l’entrée et de la file d’attente
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Vérifier l’entrée et les billets
3 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Enregistrer les participants à l’atelier
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle et les verres
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les allées
2 personnes
Prendre des photos
Aider les exposants
2 personnes
Annoncer les derniers visiteurs
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire le départ des exposants
2 personnes
Démonter le matériel de stand
4 personnes
Rassembler le matériel d'atelier
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger le vestiaire
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de suivi aux exposants
Publier les photos des visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 24
Tables d'atelierqté 6
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 100
Poubellesqté 10
Tables pliantesqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 80
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 2
Rallonges électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Ordinateur portable
Imprimante
Appareil photo
Téléphone mobileqté 2
Supports de présentationqté 20
Portants à vêtementsqté 6
Miroirsqté 4
Tapis de découpeqté 12
Pistolets à colleqté 8
Rallongesqté 10
Kit d'outils à mainqté 3
Escabeauxqté 2
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 6
Jeux de ciseauxqté 8
Agrafeusesqté 4
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Nappesqté 30
Guirlandes décorativesqté 8
Compositions floralesqté 10
Paniers décoratifsqté 12
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 8
Pancartes de tableqté 30

Cuisine

Thermosqté 6
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Couteauxqté 6
Planches à découperqté 4
Caisses de stockageqté 20
Pains de glaceqté 20
Bacs à vaisselleqté 3

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe les horaires avant de lancer les inscriptions : les exposants doivent connaître les heures d’installation, d’ouverture et de rangement dès le formulaire.
Prévois le plan des emplacements après avoir recensé les besoins de chaque exposant. Vérifie notamment l’accès aux prises et réserve les tables d’atelier séparément des tables d’exposition.
Clôture les inscriptions aux ateliers assez tôt pour établir un planning stable. Garde quelques places ou kits en réserve si la capacité le permet, au lieu de tout préparer au dernier moment.
Passe les commandes fournisseurs avant la semaine du salon, puis vérifie les stocks et fais les courses après les dernières inscriptions. Cette étape permet d’ajuster les boissons, la vaisselle et le matériel consommable.
Consacre les dernières heures à l’installation : décharger les tables et les chaises, délimiter les emplacements, poser la signalisation et tester les terminaux de paiement, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des loisirs créatifs ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à fixer les horaires, établir la liste des exposants, publier le formulaire d’inscription et lancer l’annonce du salon.
Combien de temps prévoir pour installer un salon des loisirs créatifs ?: Prévois au minimum 3 à 4 heures avec une équipe suffisante pour décharger, installer les tables et les chaises, délimiter les stands et mettre en place les ateliers. Ajoute du temps si le matériel doit être transporté depuis plusieurs pièces ou véhicules.
Quand confirmer les exposants d’un salon créatif ?: Confirme les exposants dès que les inscriptions sont traitées et avant d’imprimer le plan, les badges et la signalisation. Idéalement, envoie la confirmation 10 à 14 jours avant le salon afin de pouvoir corriger les désistements.
Combien de boissons prévoir pour un salon des loisirs créatifs ?: Pour l’accueil, compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée et le nombre de visiteurs attendus. Prépare le café et le thé juste avant l’ouverture et garde de l’eau disponible pendant les ateliers.

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