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Handwerksmesse organisieren: die Checkliste für Planung und Aufbau

Eine Handwerksmesse braucht mehr als Aussteller und Ausstellungstische. Du musst Anmeldungen, Standplätze, Workshops, Verpflegung und den Aufbau so koordinieren, dass am Messetag niemand nach Namensschildern, Kabeln oder Material suchen muss. Diese Checkliste führt dich von der Terminplanung bis zum Öffnen der Location. Besonders hilfreich ist sie, wenn mehrere Aussteller teilnehmen und parallel Workshops stattfinden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Öffnungszeiten festlegen

  • Ausstellerliste zusammenstellen

    2 Personen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Messe online ankündigen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Workshopanmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Workshopplan erstellen

    2 Personen

  • Aussteller bestätigen

    2 Personen

  • Lieferantenbestellungen aufgeben

  • Lageplan drucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Beschilderung erstellen

    2 Personen

  • Workshopmaterialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Vorräte und Einkäufe prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Bastelpakete zusammenstellen

    3 Personen

  • Messematerialien bereitlegen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle ausladen

    4 Personen

  • Standplätze markieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    3 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Workshop-Tische einrichten

    3 Personen

  • Bastelmaterialien verteilen

    2 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Eingang und Warteschlange markieren

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kasse und Kartenlesegerät testen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Einlass und Tickets kontrollieren

    3 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    3 Personen

  • Workshopteilnehmer registrieren

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Gläser auffüllen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

  • Fotos machen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Letzte Besucher ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Aussteller auschecken

    2 Personen

  • Standmaterial abbauen

    4 Personen

  • Workshopmaterial zusammenstellen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Garderobe aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien trocken lagern

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Nachrichten an Aussteller senden

  • Besucherfotos veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • AusstellungstischeAnz. 24
  • WorkshoptischeAnz. 6
  • StühleAnz. 70
  • BarhockerAnz. 4
  • GarderobenständerAnz. 3
  • KleiderbügelAnz. 100
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • KlappischeAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 80
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServiertablettsAnz. 8
  • KaraffeAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • KartenlesegeräteAnz. 3
  • KassenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • Laptop
  • Drucker
  • Fotokamera
  • MobiltelefonAnz. 2
  • PräsentationsregaleAnz. 20
  • KleiderständerAnz. 6
  • SpiegelAnz. 4
  • SchneidemattenAnz. 12
  • HeißklebepistolenAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • Handwerkzeug-SetAnz. 3
  • TrittleiternAnz. 2
  • KabelbinderAnz. 200
  • GewebeklebebandAnz. 6
  • Scheren-SetsAnz. 8
  • TackerAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • StehlampenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 30
  • Dekorative WimpelkettenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • Dekorative KörbeAnz. 12
  • Fotowand
  • KreidetafelnAnz. 8
  • TischschilderAnz. 30

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchälchenAnz. 12
  • ZangenAnz. 6
  • MesserAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • LagerboxenAnz. 20
  • KühlelementeAnz. 20
  • SpülbeckenAnz. 3

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • MüllgreiferAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Datum und Öffnungszeiten fest, bevor du das Anmeldeformular veröffentlichst. Plane zusätzlich mindestens 60 Minuten für Aufbau und 30 Minuten für den Einlass der Aussteller ein.
  • Schließe die Ausstelleranmeldungen spätestens 14 Tage vor der Messe ab. Erst danach lassen sich Standplätze, Namensschilder, Lageplan und Bestätigungen zuverlässig vorbereiten.
  • Plane Workshops mit festen Zeitfenstern und begrenzten Plätzen. Stelle die Workshopmaterialien und Bastelpakete mindestens 1 Tag vorher zusammen, damit am Veranstaltungstag nur noch verteilt werden muss.
  • Prüfe Kaffee, Tee, Geschirr und Einkäufe am Vortag. Für das erste Veranstaltungsstunde solltest du etwa 2 bis 3 Getränke pro anwesender Person einplanen und zusätzliche Kaffeebecher bereithalten.
  • Bereite den Aufbau in einer festen Reihenfolge vor: erst Tische und Stühle ausladen, dann Standplätze markieren, anschließend Ausstattung, Beschilderung und Beleuchtung verteilen. So bleiben Verlängerungskabel, Kartenlesegeräte und Workshopmaterialien auffindbar.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handwerksmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Öffnungszeiten und Ausstellerliste. Spätestens 14 Tage vor der Messe sollten Anmeldungen, Standplätze und Workshopplätze feststehen.
Wie viele Aussteller passen auf eine Handwerksmesse?
Das hängt von der verfügbaren Fläche und der Größe der Ausstellungstische ab. Plane pro Aussteller mindestens einen klar markierten Standplatz ein und halte zusätzlich Wege sowie etwa 1 bis 2 Meter Bewegungsfläche vor den Tischen frei.
Wann sollte der Workshopplan für die Handwerksmesse fertig sein?
Veröffentliche den Workshopplan spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe, damit sich Besucher rechtzeitig anmelden können. Materialien, Bastelpakete und Teilnehmerlisten sollten am Vortag vollständig bereitliegen.
Was muss man am Tag der Handwerksmesse zuerst aufbauen?
Öffne die Location mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Baue zuerst Tische und Stühle auf, markiere danach die Standplätze und verteile anschließend Beschilderung, Kassen, Kartenlesegeräte, Kabel und Workshopmaterialien.

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