Checklist para tu feria de manualidades

Una feria de manualidades necesita más que mesas y expositores: hay que coordinar inscripciones, talleres, materiales, pagos y el montaje del espacio. Esta checklist reúne el trabajo en el orden en que suele hacerse, desde fijar la fecha hasta abrir las puertas. Incluye los detalles que se suelen dejar para el último momento, como confirmar las preferencias dietéticas, imprimir el plano, preparar los kits y comprobar cables, equipos y existencias.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
Preparar la lista de expositores
2 personas
Asignar puestos
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Anunciar la feria en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Procesar las inscripciones al taller
2 personas
Elaborar el horario de talleres
2 personas
Confirmar expositores
2 personas
Realizar los pedidos a los proveedores
Imprimir el plano
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Reunir los materiales del taller
2 personas
Comprobar las existencias y la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Preparar kits de manualidades
3 personas
Preparar el material de feria
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Descargar las mesas y sillas
4 personas
Marcar los puestos
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Distribuir los materiales de manualidades
2 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Señalizar la entrada y la cola
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Probar la caja y el datáfono
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Controlar la entrada y los tickets
3 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Guiar talleres
3 personas
Registrar a los participantes del taller
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer vajilla y vasos
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener despejados los pasillos
2 personas
Tomar fotos
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar a los últimos visitantes
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Cerrar la caja
2 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Desmontar el material del stand
4 personas
Reunir material para el taller
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Ordenar el guardarropa
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Vaciar neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Guardar los materiales en seco
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar seguimiento a los expositores
Publicar fotos de visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 24
Mesas de tallercant. 6
Sillascant. 70
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Perchascant. 100
Papeleracant. 10
Mesas plegablescant. 4

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 80
Vasoscant. 80
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 8
Jarracant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Datáfonoscant. 3
Cajas registradorascant. 2
Enrollacablescant. 8
Regletascant. 12
Portátil
Impresora
Cámara de fotos
Teléfono móvilcant. 2
Expositores de presentacióncant. 20
Percheroscant. 6
Espejoscant. 4
Tapetes de cortecant. 12
Pistolas de pegamentocant. 8
Cables alargadorescant. 10
Juego de herramientas manualescant. 3
Escaleras de tijeracant. 2
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Sets de tijerascant. 8
Grapadorascant. 4
Bridascant. 100

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de piecant. 6
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Mantelescant. 30
Guirnaldas de banderines decorativascant. 8
Arreglos floralescant. 10
Cestas decorativascant. 12
Photowall
Pizarrascant. 8
Carteles de mesacant. 30

Cocina

Termoscant. 6
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6
Cuchilloscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 20
Acumuladores de fríocant. 20
Fregaderoscant. 3

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la lista provisional de expositores antes de publicar las inscripciones. Así puedes asignar puestos con medidas reales y evitar cambios de última hora.
Define los talleres con antelación: recopila las inscripciones, anota las plazas disponibles y prepara un kit de materiales por participante más algunas unidades de reserva.
Confirma a cada expositor cuando termine el plazo de inscripción y envíale su puesto, horario de llegada y necesidades de mesa, silla, perchero o toma eléctrica.
Haz una comprobación de existencias y compras varios días antes. Incluye café, té, vajilla, material de feria, kits de manualidades, bolsas de basura y consumibles para datáfonos o cajas registradoras.
Reserva tiempo específico para el montaje: primero descarga mesas y sillas, después marca los puestos, coloca la señalización y prueba las regletas, enrollacables, máquinas de café y equipos de pago antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, contactar con expositores y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar participantes, cerrar talleres, comprar materiales e imprimir el plano y la señalización.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de manualidades?: Confírmalos entre 10 y 14 días antes, cuando ya tengas controladas las inscripciones y la distribución de puestos. Envía entonces el horario de llegada, el número de puesto y las instrucciones de montaje.
¿Cuánto material preparar para un taller de manualidades?: Prepara un kit completo por persona inscrita y añade al menos un 10 % de unidades de reserva. Comprueba las cantidades entre 3 y 5 días antes, porque todavía tendrás margen para reponer lo que falte.
¿Cuándo montar las mesas y los puestos de la feria?: Abre el espacio entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Descarga primero las mesas y sillas, marca los puestos y termina con la señalización, los materiales de taller, el café y las pruebas de electricidad y cobro.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.