Checklist pour organiser un salon des loisirs créatifs

Un salon des loisirs créatifs se prépare sur plusieurs fronts : exposants, inscriptions, ateliers, implantation des stands et accueil du public. Cette checklist regroupe 77 tâches et 72 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre, de la fixation des horaires jusqu’aux achats de dernière minute. Elle aide aussi à ne pas oublier les dimensions des stands, les besoins électriques, les badges, la signalétique et le service café. Utilisez-la comme fil conducteur avant, pendant et après l’événement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Confirmer le lieu
Établir la liste des exposants
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l’événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Demander les dimensions du stand
Recueillir les propositions d’ateliers
2 personnes
Traiter les inscriptions aux ateliers
Réserver le catering
Réserver le service café
Créer le plan
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Créer les informations de stationnement
Élaborer le programme
2 personnes
Envoyer la lettre aux exposants
Imprimer les badges nominatifs
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
Imprimer les panneaux de parcours
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier le matériel par stand
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois du stand
4 personnes
Disposer les nappes
3 personnes
Afficher la numérotation des stands
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers les stands
2 personnes
Installer les tables de vente
6 personnes
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
Aménager l’entrée et la caisse
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Vérifier les étiquettes de prix
2 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Encaisser l’entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Annoncer les ateliers
Accueil des participants à l’atelier
2 personnes
Distribuer le matériel d’atelier
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Communiquer les changements de programme
Annoncer le dernier atelier
Annoncer la fermeture
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Démonter les stands des exposants
4 personnes
Rassembler les matériaux invendus
3 personnes
Fermer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le point café
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Informer les exposants sur le déroulement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaisesqté 80
Table de caisse
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 2
Cintresqté 100
Paravent de logeqté 2

Présentation

Parois de standqté 20
Panneaux grillagésqté 16
Présentoirsqté 12
Présentoirs à livresqté 10
Plateaux tournantsqté 12
Porte-numéros de standqté 24
Panneaux d’affichageqté 8
Presse-papiersqté 12
Rehausseurs de tableqté 24
Bacs en plastiqueqté 30
Caisses de rangementqté 20
Miroirsqté 6
Éclairage du standqté 20

Textile

Nappesqté 24
Housses de chaiseqté 40
Bacs de vestiaireqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Couteaux à gâteauqté 20
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Ciseauxqté 8
Couteaux de découpeqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Terminaux de paiementqté 2
Caisse
Caisse
Haut-parleursqté 2
Micro sans fil
Ordinateur portable
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Passe-câblesqté 20
Ruban adhésifqté 6

Outils

Perceuses-visseuses sans filqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Marteauqté 2
Mètres rubansqté 3
Attaches-câblesqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Paniers décoratifsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Supports de menuqté 6
Panneaux de directionqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 16
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes à pilesqté 6

Inscription

Supports de badges nominatifsqté 100
Dossiers d’inscriptionqté 4
Stylosqté 30
Braceletsqté 300

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateur

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires d’ouverture et le lieu avant de lancer les invitations : les exposants doivent connaître ces informations pour confirmer leur participation et préparer leur stand.
Demandez les dimensions exactes des stands et les besoins électriques lors de l’inscription. Ces données sont nécessaires pour créer un plan réaliste et éviter de déplacer les tables le jour du montage.
Traitez séparément les inscriptions aux ateliers et celles du salon. Prévoyez une liste actualisée des participants, car les ateliers peuvent être complets plusieurs jours avant l’événement.
Préparez la signalétique avant l’impression finale : panneaux de parcours, numéros de stand, badges nominatifs et informations de stationnement doivent correspondre au plan validé.
Ne gardez pas les achats pour la veille. Vérifiez notamment les tables, chaises, nappes, présentoirs, éclairages de stand et la vaisselle du café avant de faire les courses.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un salon des loisirs créatifs ?: Commencez dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour recruter les exposants, ouvrir les inscriptions, recueillir les propositions d’ateliers et organiser le plan des stands.
Que faut-il demander aux exposants lors de l’inscription ?: Demandez leurs coordonnées, les dimensions souhaitées pour le stand, leurs besoins électriques, leur offre et leur participation éventuelle à un atelier. Recueillez aussi les besoins alimentaires au moins 10 jours avant le salon.
Combien de temps avant faut-il finaliser le plan des stands ?: Finalisez-le au moins 7 jours avant l’ouverture, après avoir confirmé les exposants et leurs dimensions. Vous pourrez alors positionner les tables, les parois, les présentoirs, les issues de secours et les points d’alimentation électrique.
Quand préparer les badges et les étiquettes de prix ?: Imprimez les badges nominatifs et les étiquettes de prix 2 à 3 jours avant le salon, une fois les inscriptions et les informations des exposants stabilisées. Gardez quelques exemplaires vierges pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.