Checklist para organizar una feria de manualidades

Organizar una feria de manualidades requiere coordinar expositores, talleres, puestos y atención al público en el orden adecuado. Empieza por fijar la fecha, confirmar el lugar y abrir las inscripciones; después podrás cerrar el plano, el programa y los servicios. Esta checklist reúne 77 tareas y 72 materiales para que no olvides detalles como las medidas de los stands, las preferencias dietéticas, los puntos de corriente o las etiquetas de precios. Úsala como guía desde la planificación inicial hasta la compra final.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
2 personas
Confirmar el lugar
Preparar la lista de expositores
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el evento en línea
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar expositores
2 personas
Solicitar medidas del stand
Recopilar la oferta de talleres
2 personas
Gestionar las inscripciones del taller
Reservar el catering
Reservar servicio de café
Hacer el plano
2 personas
Inventariar los puntos de corriente
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Crear información de aparcamiento
Elaborar el programa
2 personas
Enviar carta a los expositores
Imprimir credenciales
Preparar etiquetas de precios
2 personas
Imprimir señales de ruta
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Clasificar los materiales por puesto
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar las paredes de la carpa
4 personas
Colocar los manteles
3 personas
Colgar la numeración de los puestos
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus puestos
2 personas
Montar las mesas de venta
6 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Montar la entrada y la caja
2 personas
Preparar la lista de registro
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Comprobar etiquetas de precio
2 personas

Evento

Anunciar la apertura
Registrar a los visitantes
3 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Informar a los visitantes
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar los talleres
Recibir a los participantes del taller
2 personas
Repartir materiales del taller
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Comunicar los cambios del programa
Anunciar el último taller
Anunciar el cierre
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Permitir que los expositores desmonten
4 personas
Recoger los materiales no vendidos
3 personas
Cerrar la caja y los medios de pago
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el rincón del café
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar las paredes del stand
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Recoger objetos perdidos
Apagar el equipo
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Informar a los expositores sobre el cierre

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillascant. 80
Mesa de caja
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchascant. 100
Biombo para vestuariocant. 2

Presentación

Paredes del standcant. 20
Paneles de rejillacant. 16
Soportes de presentacióncant. 12
Atriles para libroscant. 10
Bandejas giratoriascant. 12
Porta-números para puestoscant. 24
Tableros de corchocant. 8
Portapapelescant. 12
Elevadores de mesacant. 24
Bandejas de plásticocant. 30
Cajas de almacenamientocant. 20
Espejoscant. 6
Iluminación del puestocant. 20

Textiles

Mantelescant. 24
Fundas para sillascant. 40
Bandejas de guardarropacant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 60
Vasos para aguacant. 100
Platos de postrecant. 100
Cuchillos para pastelcant. 20
Bandejas para servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Tijerascant. 8
Cuchillos de cortecant. 4
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Terminales de pagocant. 2
Caja registradora
Caja registradora
Altavocescant. 2
Micrófono inalámbrico
Portátil
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Alfombrillas para cablescant. 20
Cinta americanacant. 6

Herramientas

Taladros de bateríacant. 2
Juegos de destornilladorescant. 2
Martillocant. 2
Cintas métricascant. 3
Bridascant. 200

Decoración

Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Cestas decorativascant. 12
Pizarrascant. 8
Atriles para menúcant. 6
Carteles de flechascant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 16
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternas a pilascant. 6

Registro

Portanombrescant. 100
Carpetas de registrocant. 4
Bolígrafoscant. 30
Pulserascant. 300

Limpieza

Papeleracant. 12
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradora

Catering

Compras

Consejos

Cierra primero la lista de expositores y pide las medidas de cada stand antes de hacer el plano. Así podrás distribuir mesas, paredes de exposición y puntos de corriente sin rehacer la distribución.
Abre las inscripciones de los talleres cuando ya tengas horarios, plazas y la oferta confirmada. Reserva las plazas y recoge las preferencias dietéticas con tiempo para informar al catering.
Prepara el programa y la carta para los expositores después de confirmar talleres, catering y café. Envíalos con suficiente antelación para que cada participante sepa su horario, ubicación y normas de montaje.
Revisa las rutas de evacuación y el aparcamiento antes de imprimir las señales. Coloca la información de acceso, los números de los puestos y las indicaciones de ruta en los puntos donde el visitante tenga que decidir.
Haz la compra comparando la lista con el plano y el número de expositores. Cuenta por separado el mobiliario, la presentación, los textiles y la vajilla, incluidos vasos, tazas, platos y utensilios de servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar la fecha, confirmar el lugar, invitar a los expositores y abrir las inscripciones. Reserva cuanto antes el catering, el servicio de café y los talleres, porque condicionan el programa final.
¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?: Hazlo cuando tengas confirmados los expositores y sus medidas, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Comprueba también los puntos de corriente, las rutas de evacuación y el espacio necesario para mesas, sillas y zonas de paso.
¿Qué materiales necesita una feria de manualidades?: Como base necesitarás mesas plegables, sillas, mesa de caja, elementos de exposición, iluminación de los puestos, manteles, señalización y credenciales. Para el café y los talleres, calcula además la vajilla y los utensilios según el número previsto de asistentes.
¿Cuándo se deben enviar las instrucciones a los expositores?: Envía la carta a los expositores entre 2 y 3 semanas antes del evento. Incluye el plano, el número del puesto, las medidas, el horario de montaje, la información de aparcamiento y cualquier indicación sobre electricidad o talleres.

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