Handelsbeurs organiseren: complete checklist

Een handelsbeurs organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Leg eerst datum, tijden en locatie vast en regel daarna standhouders, bezoekers en registratie. Vervolgens werk je de standindeling, badges, catering en techniek uit. Deze checklist bevat 77 taken en 78 benodigdheden, van standtafels en standwanden tot microfoons, glazen en routebordjes. Let vooral op informatie die standhouders te laat ontvangen en op technische controles die pas op de beursdag zelf nog lastig te herstellen zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Beursdatum en tijden vastleggen
2 personen
Beurslocatie bevestigen
2 personen
Standhouders selecteren
3 personen
Standhouders uitnodigen
2 personen
Bezoekers uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Promotie via sociale media starten
2 personen
Nieuwsbrief versturen
Standindeling maken
2 personen
Standnummers toewijzen
Standhoudersinformatie versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Naamgegevens controleren
2 personen
Badges voorbereiden
2 personen
Bezoekerslijst afdrukken
Standhouders nabellen
2 personen
Catering bestellen
2 personen
Dranken bestellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Cateringlevering bevestigen
Techniek controleren
2 personen
Presentaties verzamelen
Routebordjes voorbereiden
2 personen
Programma afdrukken
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Lossen van transport controleren
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Standwanden opbouwen
5 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Tafelkleden aanbrengen
3 personen
Promotiemateriaal plaatsen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Badges klaarleggen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Entree bewegwijzeren
2 personen
Persruimte inrichten
2 personen
Openingsteam instrueren
3 personen

Event

Registratiebalie bemannen
3 personen
Bezoekers badges uitreiken
3 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Opening aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Microfoon beheren
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Bezoekersinformatie verstrekken
2 personen
Fotomomenten begeleiden
Afsluiting aankondigen
Laatste bezoekers begeleiden
2 personen

Nazorg

Standhouders uitchecken
2 personen
Promotiemateriaal verzamelen
3 personen
Techniek uitschakelen
2 personen
Standwanden afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Standtafelsaantal 20
Bezoekerstafelsaantal 12
Stoelenaantal 80
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 8
Garderoberekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 8
Standwandenaantal 20
Tafelkledenaantal 32

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstandaard
Mengpaneel
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Stekkerdozenaantal 12
Verlengkabelsaantal 12
Oplaadstationsaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Kabelmattenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 160
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12
Karaffenaantal 12
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Entrebanner
Richtingsbordenaantal 12
Standnummersaantal 20
Programmastandaardsaantal 6
Tafelbordjesaantal 20
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Kleefgumaantal 6
Dubbelzijdige tapeaantal 12
Touwaantal 2
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 4
Reservepennenaantal 30

Catering

Badgehoudersaantal 140
Lanyardsaantal 140
Naamstickersaantal 150
Uitdeelbakjesaantal 40
Serveerschalenaantal 20
Drankdispensersaantal 4
Koffiefiltersaantal 150
Suikerkommenaantal 6
Melkkannetjesaantal 6
Flessenopenersaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3
Handvegersaantal 3
Stofferblikkenaantal 3
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekdispensersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtkabelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Serveermessenaantal 6
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 20
Bewaarbakkenaantal 20
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Keukenhandschoenenaantal 4
Serveerwagensaantal 2

Tips

Stuur standhoudersinformatie niet pas na de indeling: geef standnummer, opbouwtijd, tafelmaat, techniekafspraken en parkeer- of laadregels uiterlijk twee weken vooraf door.
Controleer naamgegevens en dieetwensen zodra aanmeldingen binnenkomen. Druk bezoekerslijst en badges bij voorkeur één werkdag vooraf af, zodat je op locatie alleen wijzigingen hoeft te verwerken.
Plan catering en dranken op basis van het verwachte bezoekersaantal en controleer de levering uiterlijk 48 uur vooraf. Vergeet naast eten ook koffie, water, glazen, kopjes, borden en bestek niet.
Test projector, projectiescherm, laptop, luidsprekers, draadloze microfoons en mengpaneel vóór de opening. Leg stekkerdozen, verlengkabels en kabelmatten per stand of presentatieruimte klaar.
Maak routebordjes voor registratie, stands, garderobe, toiletten en presentaties. Hang ze vóór de eerste bezoekers komen op ooghoogte; zonder duidelijke bewegwijzering belandt de registratiebalie snel in een opstopping.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een handelsbeurs organiseren en beginnen met plannen?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de beursdatum. Leg in de eerste week datum, tijden en locatie vast en reserveer daarna tijd voor standhouders, promotie, catering en techniek.
Hoeveel tijd heb ik nodig om standhouders voor een handelsbeurs te regelen?: Reserveer ongeveer 4 tot 6 weken voor selectie, uitnodiging en bevestiging. Stuur de definitieve standindeling en praktische informatie uiterlijk 2 weken voor de beurs, zodat deelnemers hun materiaal en presentatie kunnen voorbereiden.
Wanneer bestel ik catering en drank voor een handelsbeurs?: Vraag uiterlijk 2 weken vooraf een definitieve inschatting van het bezoekersaantal op en bestel daarna catering en dranken. Bevestig de levering nogmaals 48 uur voor de beurs en controleer die ochtend de koel- en koffiemogelijkheden.
Wanneer test ik de techniek voor een handelsbeurs?: Doe een volledige test 1 tot 2 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de beursdag. Test niet alleen laptop, projector en microfoons, maar ook kabels, stekkerdozen, oplaadstations en de presentatieklikker.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.