Checklist para organizar una feria comercial sin olvidos

Organizar una feria comercial requiere coordinar expositores, visitantes, stands, registro, catering y medios técnicos en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, el horario y la ubicación; después confirma quién participa y abre las inscripciones. Cuando el plano de puestos esté cerrado, envía a cada expositor sus indicaciones y prepara acreditaciones, señalización y equipos. Esta checklist te ayuda a detectar a tiempo los detalles que suelen quedar para el último día.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y los horarios de la feria
2 personas
Confirmar la ubicación de la feria
2 personas
Seleccionar a los expositores
3 personas
Invitar a los expositores
2 personas
Invitar a los visitantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Iniciar la promoción en redes sociales
2 personas
Enviar boletín
Hacer el plano de puestos
2 personas
Asignar números de stand
Enviar información a los expositores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los datos de nombre
2 personas
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de visitantes
Llamar de nuevo a los expositores
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Pedir bebidas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Confirmar la entrega del catering
Comprobar la técnica
2 personas
Recopilar las presentaciones
Preparar los carteles de ruta
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Supervisar la descarga del transporte
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar las paredes del stand
5 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar manteles
3 personas
Colocar el material promocional
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar las acreditaciones
2 personas
Montar el bufé de catering
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Señalizar la entrada
2 personas
Montar la sala de prensa
2 personas
Instruir al equipo de apertura
3 personas

Evento

Atender la mesa de registro
3 personas
Entregar las acreditaciones a los visitantes
3 personas
Recibir a los expositores
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Anunciar la apertura
Coordinar presentaciones
2 personas
Gestionar el micrófono
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Proporcionar información a los visitantes
2 personas
Coordinar los momentos fotográficos
Anunciar el cierre
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Registrar la salida de los expositores
2 personas
Recoger material promocional
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Desmontar las paredes del stand
5 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 20
Mesas para visitantescant. 12
Sillascant. 80
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 8
Percheroscant. 2
Papeleracant. 8
Paredes para standscant. 20
Mantelescant. 32

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soporte de micrófono
Mesa de mezclas
Neveras portátilescant. 4
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Regletascant. 12
Cables alargadorescant. 12
Estaciones de cargacant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 160
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarrascant. 12
Termoscant. 6

Decoración

Banner de entrada
Señales direccionalescant. 12
Números de standcant. 20
Atriles para programascant. 6
Carteles de mesacant. 20
Arreglos floralescant. 8
Guirnaldascant. 6
Masilla adhesivacant. 6
Cinta adhesiva de doble caracant. 12
Cuerdacant. 2
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Bolígrafos de repuestocant. 30

Catering

Portabadgescant. 140
Lanyardscant. 140
Pegatinas con nombrecant. 150
Cajitas para repartircant. 40
Bandejas de servircant. 20
Dispensadores de bebidascant. 4
Filtros de cafécant. 150
Azucareroscant. 6
Jarras de lechecant. 6
Abrebotellascant. 4
Compras

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Escobas de manocant. 3
Recogedorescant. 3
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de toallas de papelcant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Cables de luzcant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de servircant. 6
Pinzascant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Bandejas de almacenamientocant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4
Guantes de cocinacant. 4
Carros de serviciocant. 2

Consejos

Cierra la fecha, el horario y la ubicación antes de invitar a expositores o visitantes. Reserva también un margen para el montaje y la retirada de mesas, paredes de stands y carteles.
No esperes a tener todas las inscripciones para preparar el plano. Asigna números de stand en cuanto conozcas la distribución y envía a cada expositor su ubicación, horario de llegada y necesidades técnicas.
Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y comprueba los nombres antes de imprimir las acreditaciones. Imprime también la lista de visitantes al menos un día antes del acceso.
Confirma el catering y las bebidas con antelación y vuelve a comprobar la entrega el día anterior. Para una jornada con pausas, revisa que haya café, agua, vajilla y espacio de refrigeración suficientes para el horario previsto.
Haz una prueba técnica completa antes de abrir las puertas: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables, regletas y estaciones de carga. Coloca alfombrillas para cables donde el público vaya a pasar.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar una feria comercial?: Empieza al menos 8 semanas antes si habrá varios expositores, inscripciones y promoción. Reserva las primeras 2 semanas para fijar fecha, horario y ubicación; deja las 2 últimas para confirmar asistentes, catering y técnica.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria?: Haz una primera confirmación cuando cierres la selección y una llamada de seguimiento entre 7 y 10 días antes. Envía el número de stand, el plano, los horarios de montaje y cualquier requisito técnico como mínimo 5 días antes.
¿Cuándo imprimir las acreditaciones y la lista de visitantes?: Comprueba los nombres y cierra los cambios entre 24 y 48 horas antes de la feria. Imprime entonces las acreditaciones y una lista actualizada, dejando copias adicionales para altas o errores en el registro.
¿Cuándo pedir el catering para una feria comercial?: Pídelo entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una previsión fiable de asistentes y las preferencias dietéticas. Confirma la entrega el día anterior y vuelve a revisarla al iniciar el montaje.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.