Checklist pour organiser un salon professionnel

Un salon professionnel demande de coordonner les exposants, les visiteurs, les stands et la technique sans laisser les détails au dernier moment. Cette checklist regroupe les 77 tâches et 78 fournitures du plan, depuis la fixation de la date jusqu’à l’accueil sur place. Elle vous aide à suivre les inscriptions, transmettre les informations aux exposants et préparer les badges. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : rallonges, signalétique, besoins alimentaires, liste des visiteurs et confirmation des livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires du salon
2 personnes
Confirmer le lieu du salon
2 personnes
Sélectionner les exposants
3 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Inviter les visiteurs
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Lancer la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Envoyer la newsletter
Préparer le plan du stand
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les noms et coordonnées
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Relancer les exposants
2 personnes
Commander le catering
2 personnes
Commander des boissons
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Confirmer la livraison du catering
Vérifier la technique
2 personnes
Rassembler les présentations
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Contrôler le déchargement du transport
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Monter les cloisons de stand
5 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les nappes
3 personnes
Installer le matériel promotionnel
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer les badges
2 personnes
Monter le buffet traiteur
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Balisage de l'entrée
2 personnes
Aménager la salle de presse
2 personnes
Instruire l’équipe d’ouverture
3 personnes

Événement

Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Remettre les badges aux visiteurs
3 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Animer les présentations
2 personnes
Gérer le micro
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
Encadrer les séances photo
Annoncer la clôture
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Faire le check-out des exposants
2 personnes
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Démonter les parois du stand
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 20
Tables pour les visiteursqté 12
Chaisesqté 80
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 8
Portantsqté 2
Poubellesqté 8
Panneaux de standqté 20
Nappesqté 32

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Table de mixage
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Stations de rechargeqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Passe-câblesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Carafesqté 12
Thermosqté 6

Décoration

Bannière d’entrée
Panneaux directionnelsqté 12
Numéros de standqté 20
Pupitres de programmeqté 6
Pancartes de tableqté 20
Compositions floralesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Pâte adhésiveqté 6
Ruban adhésif double faceqté 12
Cordeqté 2
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Stylos de réserveqté 30

Catering

Porte-badgesqté 140
Lanyardsqté 140
Étiquettes nominativesqté 150
Bols de distributionqté 40
Plateaux de serviceqté 20
Distributeurs de boissonsqté 4
Filtres à caféqté 150
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Courses

Nettoyage

Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Balais à mainqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Câbles d'éclairageqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux de serviceqté 6
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 20
Bacs de conservationqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Gants de cuisineqté 4
Chariots de serviceqté 2

Conseils

Fixez la date et les horaires avant de contacter les exposants, puis confirmez rapidement le lieu : le plan des stands et les invitations en dépendent.
Lancez les invitations exposants et visiteurs assez tôt pour prévoir les relances. Fermez les inscriptions avec une date limite qui vous laisse au moins 7 jours pour vérifier les coordonnées et imprimer les badges.
Envoyez à chaque exposant son numéro de stand, le plan, les horaires d’arrivée et les consignes techniques. Précisez aussi ce qui est fourni sur place : tables, chaises, multiprises ou matériel de présentation.
Ne commandez pas le catering uniquement selon le nombre d’inscrits : vérifiez d’abord les besoins alimentaires et prévoyez les boissons, les tasses, les verres, les assiettes et les couverts nécessaires.
Faites un test technique avant l’ouverture avec l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et les microphones. Les rallonges, passe-câbles et stations de recharge sont souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon professionnel ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer le lieu, sélectionner les exposants, ouvrir les inscriptions et organiser le plan des stands.
Combien de temps avant un salon faut-il inviter les exposants ?: Invitez les exposants 6 à 8 semaines avant l’événement, puis faites une première relance après 7 jours. Gardez une date limite d’inscription pour finaliser les numéros de stand et les informations pratiques.
Quand préparer les badges des visiteurs ?: Préparez les badges 3 à 5 jours avant le salon, après avoir vérifié les noms et coordonnées. Imprimez aussi une liste des visiteurs afin de gérer rapidement les changements le jour de l’accueil.
Quand confirmer le catering d’un salon professionnel ?: Confirmez la commande et l’heure de livraison au moins 5 jours avant le salon. Vérifiez la quantité après la clôture des inscriptions et transmettez les besoins alimentaires au prestataire avant cette confirmation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.