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Handelsbörse organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Bei einer Handelsbörse müssen Aussteller, Besucher, Stände und Technik gleichzeitig vorbereitet werden. Lege zuerst Termin, Ort und Öffnungszeiten fest und kümmere dich anschließend um Anmeldungen und Standaufteilung. Später folgen Namensdaten, Badges, Catering, Getränke und der Technikcheck. Diese Checkliste hilft dir, Fristen einzuhalten und typische Engpässe am Veranstaltungstag zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Messetermin und Uhrzeiten festlegen

    2 Personen

  • Messeort bestätigen

    2 Personen

  • Standbetreiber auswählen

    3 Personen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Besucher einladen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Social-Media-Promotion starten

    2 Personen

  • Newsletter versenden

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

  • Informationen für Aussteller senden

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Namensdaten prüfen

    2 Personen

  • Badges vorbereiten

    2 Personen

  • Besucherliste ausdrucken

  • Aussteller nachtelefonieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

    2 Personen

  • Getränke bestellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Cateringlieferung bestätigen

  • Technik prüfen

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

  • Wegweiser vorbereiten

    2 Personen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Entladung vom Transport kontrollieren

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    5 Personen

  • Stellwände aufbauen

    5 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Tischdecken auflegen

    3 Personen

  • Werbematerial auslegen

    4 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Badges bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Teebereich einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Präsentationen testen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Sicherheitswege freimachen

    2 Personen

  • Eingang beschildern

    2 Personen

  • Presseraum einrichten

    2 Personen

  • Eröffnungsteam einweisen

    3 Personen

Event

  • Anmeldetresen besetzen

    3 Personen

  • Besucherausweise ausgeben

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    2 Personen

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Mikrofon verwalten

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Besucherinformationen bereitstellen

    2 Personen

  • Fotomomente begleiten

  • Abschluss ankündigen

  • Letzte Besucher begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

  • Werbematerial sammeln

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Standwände abbauen

    5 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Verlorene Gegenstände erfassen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 20
  • BesuchertischeAnz. 12
  • StühleAnz. 80
  • Registrierungstheke
  • BarhockerAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • StandwändeAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 32

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Mikrofonständer
  • Mischpult
  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • LadestationenAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • KabelmattenAnz. 12

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 160
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12
  • KaraffenAnz. 12
  • ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

  • Eingangsbanner
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernAnz. 20
  • ProgrammständerAnz. 6
  • TischschilderAnz. 20
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • WimpelkettenAnz. 6
  • KlebestiftAnz. 6
  • Doppelseitiges KlebebandAnz. 12
  • SeilAnz. 2
  • ScherenAnz. 6
  • TackerAnz. 4
  • ErsatzstifteAnz. 30

Catering

  • BadgehalterAnz. 140
  • LanyardsAnz. 140
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • AusgabeschalenAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 20
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KaffeefilterAnz. 150
  • ZuckerschalenAnz. 6
  • MilchkännchenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • Einkäufe

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 3
  • HandfegerAnz. 3
  • KehrschaufelnAnz. 3
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • PapierhandtuchspenderAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichtkabelAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ServiermesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 20
  • AufbewahrungsbehälterAnz. 20
  • AluminiumfolieAnz. 4
  • FrischhaltefolieAnz. 4
  • KüchenhandschuheAnz. 4
  • ServierwagenAnz. 2

Tipps

  • Plane die Ausstellerkommunikation mindestens drei Wochen vor der Handelsbörse: Sende Standnummer, Aufbauzeit, Anfahrt, Strombedarf und die Frist für Präsentationen in einer gemeinsamen Nachricht.
  • Prüfe Anmeldungen nicht erst am Vortag. Gleiche Namensdaten, Ernährungswünsche und die Besucherliste mindestens 48 Stunden vorher ab und drucke Ersatz-Badges ein.
  • Bestelle Catering und Getränke nach einer verbindlichen Personenzahl. Rechne für Kaffee, Wasser und Gläser mit etwa 10 Prozent Reserve, damit Nachmeldungen nicht sofort zum Engpass werden.
  • Teste Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Präsentationsklicker spätestens am Vorabend gemeinsam mit dem Laptop. Verlege Kabel mit Kabelmatten und markiere freie Stromanschlüsse.
  • Richte Registrierungstheke, Garderobe, Wegweiser und Abfallbehälter vor dem Einlass ein. Plane mindestens 30 Minuten für die Kontrolle von Standwänden, Tischen, Stühlen, Tischdecken und Sitzplätzen ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Handelsbörse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Aussteller-Auswahl. Die Anmeldung sollte spätestens 6 Wochen vor dem Termin online sein, damit Standaufteilung und Catering belastbar geplant werden können.
Wann sollte ich die Aussteller einer Handelsbörse einladen?
Lade die ersten Aussteller etwa 8 Wochen vor der Handelsbörse ein. Rufe fehlende Rückmeldungen nach 7 bis 10 Tagen nach und verschicke die endgültigen Standnummern spätestens 2 Wochen vor dem Termin.
Wie viele Getränke braucht man für eine Handelsbörse?
Plane für das erste Veranstaltungsstündchen etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Rechne zusätzlich mit rund 10 Prozent Reserve und berücksichtige Wasser, Kaffee sowie Gläser getrennt.
Wann sollte die Technik für eine Handelsbörse geprüft werden?
Führe einen vollständigen Techniktest spätestens am Vorabend durch und wiederhole die wichtigsten Funktionen 60 Minuten vor dem Einlass. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Ladestationen, Mikrofonständer und die Präsentationsdateien.

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