Hackathon organiseren: complete checklist
Een hackathon vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en een locatie verzamelen. Je regelt tegelijk een strak programma, stabiele techniek, teams, mentoren, juryleden en duidelijke beoordelingscriteria. Begin enkele weken vooraf met doel, programma en locatie; daarna volgen inschrijvingen, catering en teamindeling. Test uiterlijk de dag ervoor alle laptops, projectie, wifi, microfoon en kabels. Met deze checklist houd je de 77 taken en 70 benodigdheden bij zonder op de eventdag nog essentiële zaken te moeten regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Thema en doelen vastleggen
2 personen
Programma opstellen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Juryleden uitnodigen
Mentoren uitnodigen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling voorbereiden
2 personen
Beoordelingscriteria maken
2 personen
Jurybriefing schrijven
Mentorindeling maken
Prijzengeld en prijzen regelen
Deelnemersinformatie versturen
Technische eisen controleren
2 personen
Presentatieformat maken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Teams en tafelindeling maken
2 personen
Route en bewegwijzering maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Techniek testen
2 personen
Prijzen en materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Koelproducten opslaan
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Werkplekken indelen
3 personen
Stroompunten verdelen
2 personen
Wifi en netwerk testen
2 personen
Presentatiescherm aansluiten
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Naambadges klaarleggen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Juryruimte inrichten
2 personen
Mentorplekken markeren
Muziek en microfoon testen
2 personen
Event
Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Naambadges uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Opening presenteren
Teams vormen
3 personen
Opdracht toelichten
Teamwerk begeleiden
4 personen
Mentorvragen beantwoorden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Werktafels opruimen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
4 personen
Servies inzamelen
2 personen
Presentaties verzamelen
2 personen
Jurybriefing geven
Pitchvolgorde klaarzetten
2 personen
Pitches begeleiden
2 personen
Juryformulieren uitdelen
Jurybeoordelingen verzamelen
2 personen
Winnaars bekendmaken
Prijzen uitreiken
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Laatste drankronde serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Werkplekken leegruimen
4 personen
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
Geleende spullen sorteren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opslaan
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Winnaarsfoto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Werktafelsaantal 12
- Stoelenaantal 70
- Jurytafel
- Registratietafel
- Krukkenaantal 8
- Tafelkledenaantal 6
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptops voor organisatieaantal 4
- Microfoon
- Speakersaantal 2
- Wifi-routersaantal 2
- Netwerkswitchesaantal 2
- Netwerkkabelsaantal 12
- HDMI-kabelsaantal 3
- HDMI-adaptersaantal 4
- Verdeelstekkersaantal 12
- Verlengkabelsaantal 12
- USB-opladersaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Presentatieklikker
- Stopwatchaantal 2
- Labelprinter
- Fotocamera
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 80
- Bordenaantal 80
- Messenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Lepelsaantal 80
- Serveerlepelsaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Schenkkannenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
Decoratie
- Naambadgesaantal 70
- Badgehoudersaantal 70
- Tafelnummerkaartenaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
- Jurybordenaantal 4
- Prijstrofeeënaantal 3
- Prijsvazenaantal 3
- Vlaggetjesaantal 4
- Whiteboardsaantal 8
- Whiteboardstiftenaantal 24
- Post-itsaantal 20
- Stiftenaantal 30
- Pennenaantal 80
- Notitieblokkenaantal 70
- Flip-overblokkenaantal 4
- Juryformulierenaantal 80
- Programmafoldersaantal 70
- Polsbandjesaantal 70
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Stofzuiger
- Dweilsetsaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
Verlichting
- Tafellampenaantal 12
- Lichtslangenaantal 3
- Zaklampenaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan een technisch testmoment uiterlijk één dag voor de hackathon. Controleer dan niet alleen de projector en microfoon, maar ook wifi-routers, netwerkswitches, netwerkkabels, HDMI-adapters, verlengkabels en verdeelstekkers.
- Stuur deelnemersinformatie minimaal 5 dagen vooraf. Vermeld het programma, de route, starttijd, technische eisen, presentatieformat en wat deelnemers zelf moeten meenemen; verwerk dieetwensen eerder in de cateringbestelling.
- Maak de teamindeling en tafelindeling uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg naambadges klaar en wijs werktafels, stoelen, mentoren en een registratietafel toe, zodat de ontvangst niet ten koste gaat van de opening.
- Brief juryleden en mentoren vóór de start met één document. Zet daarin de beoordelingscriteria, tijd per presentatie, feedbackregels en het gebruik van de stopwatch; zo beoordeelt iedereen de teams op dezelfde manier.
- Leg prijzen, prijzengeld en materialen uiterlijk de dag ervoor op één gecontroleerde plek. Haal ontbrekende boodschappen en prijzen niet pas tijdens het evenement op, wanneer de organisatie al bij registratie, catering en presentaties nodig is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een hackathon organiseren?
- Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf. In die periode kun je locatie, catering, juryleden, mentoren, aanmeldingen en technische eisen regelen; reserveer de laatste 7 dagen voor indeling, briefing en tests.
- Wat heb je nodig voor een hackathon?
- Reken naast werktafels en stoelen op een projector, scherm, laptops voor de organisatie, microfoon, speakers en betrouwbare netwerkapparatuur. Leg ook HDMI-kabels, adapters, verlengkabels, verdeelstekkers, USB-opladers en powerbanks klaar.
- Hoeveel juryleden heb je nodig voor een hackathon?
- Plan bij een kleine hackathon minimaal 2 juryleden en bij grotere groepen ongeveer 1 jurylid per 5 tot 8 teams. Nodig hen minstens 3 weken vooraf uit en stuur de jurybriefing uiterlijk 3 dagen voor de start.
- Wanneer maak je de teamindeling voor een hackathon?
- Maak de voorlopige teamindeling 2 tot 3 dagen vooraf, zodra de aanmeldingen en eventuele dieetwensen zijn verwerkt. Houd ruimte voor late afmeldingen en bevestig de definitieve teams bij registratie of uiterlijk de avond ervoor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!