Checklist pour organiser un hackathon sans rien oublier

Un hackathon réussi repose sur une préparation précise, bien avant l’arrivée des participants. Cette checklist couvre les 77 tâches du projet, de la définition du thème jusqu’aux prix, aux équipes et aux tests techniques. Elle vous aide à coordonner les inscriptions, les mentors, le jury, le catering et l’installation de la salle. Utilisez-la dans l’ordre, puis adaptez les échéances à la durée de votre hackathon et au nombre de participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le thème et les objectifs
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Inviter les membres du jury
Inviter les mentors
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer la répartition des équipes
2 personnes
Créer les critères d'évaluation
2 personnes
Rédiger le briefing du jury
Établir la répartition des mentors
Prévoir les prix et les lots
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les exigences techniques
2 personnes
Créer un format de présentation
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les équipes et la répartition des tables
2 personnes
Créer l’itinéraire et la signalisation
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Récupérer les prix et le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les produits réfrigérés
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Répartir les espaces de travail
3 personnes
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
Tester le wifi et le réseau
2 personnes
Brancher l’écran de présentation
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Préparer les badges nominatifs
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la salle du jury
2 personnes
Marquer les places des mentors
Tester la musique et le micro
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Servir le café et le thé
2 personnes
Présenter l’ouverture
Former les équipes
3 personnes
Expliquer la mission
Animer le travail d’équipe
4 personnes
Répondre aux questions des mentors
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Ranger les tables de travail
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Rassembler les présentations
2 personnes
Briefing du jury
Préparer l’ordre de passage
2 personnes
Encadrer les pitchs
2 personnes
Distribuer les formulaires du jury
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Annonce des gagnants
Remettre les prix
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Libérer les postes de travail
4 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Retirer la signalétique
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants
Partager les photos des gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 12
Chaisesqté 70
Table du jury
Table d'inscription
Tabouretsqté 8
Nappesqté 6

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portables pour l’organisationqté 4
Microphone
Haut-parleursqté 2
Routeurs Wi-Fiqté 2
Switches réseauqté 2
Câbles réseauqté 12
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Chargeurs USBqté 8
Batteries externesqté 6
Cliqueur de présentation
Chronomètreqté 2
Imprimante d'étiquettes
Appareil photo

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 80
Assiettesqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plats de service avec couvercleqté 6
Carafesqté 4
Bacs de rangementqté 12

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Cartes de numéros de tableqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux du juryqté 4
Trophéesqté 3
Vases à prixqté 3
Guirlandes de fanionsqté 4
Tableaux blancsqté 8
Marqueurs pour tableau blancqté 24
Post-itqté 20
Marqueursqté 30
Stylosqté 80
Blocs-notesqté 70
Blocs pour chevaletqté 4
Fiches de juryqté 80
Brochures du programmeqté 70
Braceletsqté 70

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 2
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 12

Éclairage

Lampes de tableqté 12
Guirlandes lumineusesqté 3
Lampes de pocheqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et le catering dès que la date est fixée : prévoyez les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant l’événement pour éviter les changements de dernière minute.
Testez le Wi-Fi, les routeurs, les switches, les câbles réseau et la projection au moins 24 heures avant le début. Un test sur place permet aussi de repérer les prises trop éloignées et les adaptateurs manquants.
Envoyez aux participants le programme, l’itinéraire, les consignes techniques et le format des présentations au moins 5 jours avant. Indiquez clairement l’heure d’arrivée, le matériel à apporter et les règles de remise des projets.
Préparez les équipes, les tables et les badges avant l’ouverture des inscriptions. Imprimez quelques badges vierges supplémentaires : comptez-en environ 5 % de plus que le nombre d’inscrits pour les corrections et les arrivées tardives.
Donnez au jury une grille d’évaluation et un briefing avant les présentations, puis vérifiez le chronomètre, le microphone et le cliqueur. Faites une répétition complète avec le format de présentation prévu afin de tenir les horaires jusqu’à la remise des prix.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un hackathon ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les mentors et le jury, ouvrir les inscriptions, commander les prix et tester toute la technique.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un hackathon ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant l’événement. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant, puis transmettez les informations pratiques aux inscrits au moins 5 jours avant.
Combien de mentors prévoir pour un hackathon ?: Prévoyez environ 1 mentor pour 5 à 8 participants, selon la complexité du thème. Établissez leur répartition avant le jour J et confirmez leurs disponibilités au moins 2 semaines à l’avance.
Quand tester le matériel technique d’un hackathon ?: Faites un premier contrôle 7 jours avant pour vérifier les besoins techniques et le matériel disponible. Réalisez ensuite un test sur place au moins 24 heures avant, avec le Wi-Fi, la projection, le son, les multiprises et les câbles.

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