Checklist para organizar un hackathon sin improvisar
Un hackathon necesita más que un tema y buenos participantes. Hay que coordinar inscripciones, equipos, mentores, jurado, tecnología, comidas y presentaciones en un orden concreto. Esta checklist reúne 77 tareas y 70 materiales para preparar el evento desde la definición de objetivos hasta la recogida final. Úsala para detectar a tiempo los detalles que suelen fallar: conexiones, adaptadores, criterios de evaluación, preferencias alimentarias y premios.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el tema y los objetivos
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Reservar el lugar
Reservar el catering
Invitar a los miembros del jurado
Invitar a los mentores
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Preparar la distribución de equipos
2 personas
Crear criterios de evaluación
2 personas
Redactar la briefing del jurado
Hacer la asignación de mentores
Gestionar el dinero de los premios y los premios
Enviar información a los participantes
Comprobar los requisitos técnicos
2 personas
Crear formato de presentación
Preparar acreditaciones
2 personas
Crear los equipos y la distribución de las mesas
2 personas
Crear la ruta y la señalización
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Recoger premios y materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar los productos refrigerados
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Distribuir los puestos de trabajo
3 personas
Repartir los puntos de electricidad
2 personas
Probar el wifi y la red
2 personas
Conectar la pantalla de presentaciones
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Preparar la restauración
3 personas
Colocar las acreditaciones
Colgar señalización
2 personas
Montar la sala del jurado
2 personas
Marcar los puestos de mentores
Probar la música y el micrófono
2 personas
Evento
Atender la recepción
2 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Repartir acreditaciones
Servir café y té
2 personas
Presentar la apertura
Formar equipos
3 personas
Explicar la tarea
Guiar el trabajo en equipo
4 personas
Responder a las preguntas del mentor
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Ordenar las mesas de trabajo
2 personas
Servir la cena
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Recopilar las presentaciones
2 personas
Dar la sesión informativa al jurado
Preparar el orden de las presentaciones
2 personas
Coordinar los pitches
2 personas
Repartir formularios del jurado
Recopilar las evaluaciones del jurado
2 personas
Anunciar a los ganadores
Entregar premios
2 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Servir la última ronda de bebidas
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Despejar los puestos de trabajo
4 personas
Volver a colocar las mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar la señalización
2 personas
Clasificar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el excedente
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
Compartir las fotos de los ganadores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de trabajocant. 12
- Sillascant. 70
- Mesa del jurado
- Mesa de registro
- Taburetescant. 8
- Mantelescant. 6
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátiles para la organizacióncant. 4
- Micrófono
- Altavocescant. 2
- Routers wificant. 2
- Switches de redcant. 2
- Cables de redcant. 12
- Cables HDMIcant. 3
- Adaptadores HDMIcant. 4
- Regletascant. 12
- Cables alargadorescant. 12
- Cargadores USBcant. 8
- Baterías externascant. 6
- Clic de presentación
- Cronómetrocant. 2
- Impresora de etiquetas
- Cámara de fotos
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 80
- Platoscant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharascant. 80
- Cucharones de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 3
- Bandejas de servircant. 10
- Bandejas de servir con tapacant. 6
- Jarras de servircant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 12
Decoración
- Credencialescant. 70
- Portabadgescant. 70
- Tarjetas con números de mesacant. 12
- Carteles direccionalescant. 12
- Paneles del juradocant. 4
- Troféos de premiocant. 3
- Copas de premiocant. 3
- Banderinescant. 4
- Pizarras blancascant. 8
- Rotuladores para pizarra blancacant. 24
- Post-itscant. 20
- Rotuladorescant. 30
- Bolígrafoscant. 80
- Bloc de notascant. 70
- Bloc de rotafoliocant. 4
- Hojas de evaluación del juradocant. 80
- Folletos del programacant. 70
- Pulserascant. 70
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de separación de residuoscant. 4
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Iluminación
- Lámparas de mesacant. 12
- Cables de lucescant. 3
- Linternascant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Define el tema, los objetivos y el programa antes de abrir las inscripciones. Así puedes explicar con claridad qué deben preparar los participantes y cuánto durará cada fase.
- Cierra pronto la participación de mentores y jurado, y envíales un briefing con los criterios de evaluación antes del evento. También conviene preparar una asignación de mentores para cada equipo.
- Comprueba la infraestructura técnica con antelación: wifi, routers, switches, cables de red, regletas, alargadores, proyectores y adaptadores HDMI. Haz una prueba completa, no solo una comprobación visual.
- No esperes al día del hackathon para formar los equipos y distribuir las mesas. Prepara también las acreditaciones, la señalización y el formato de presentación para que el registro empiece sin colas.
- Calcula el catering según las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Revisa además que haya tazas, vasos, platos y cubiertos suficientes para cada servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un hackathon?
- Empieza al menos 8 semanas antes para definir el tema, reservar el lugar, contactar con mentores y jurado y preparar el formulario de inscripción. Deja la última semana para probar la técnica, confirmar asistentes, comprar materiales y cerrar la distribución de equipos.
- ¿Qué material técnico necesita un hackathon?
- Como base necesitas conexión wifi estable, routers, switches, cables de red, regletas, alargadores y cargadores USB. Para las presentaciones añade proyector, pantalla, micrófono, altavoces, cables HDMI, adaptadores y un portátil de organización.
- ¿Cuándo hay que formar los equipos de un hackathon?
- Haz la distribución de equipos y mesas después de cerrar las inscripciones y revisar los perfiles de los participantes, idealmente entre 3 y 5 días antes. Envía la información definitiva junto con el horario, la ubicación, los requisitos técnicos y las instrucciones de llegada.
- ¿Cómo organizar la evaluación y los premios de un hackathon?
- Define los criterios de evaluación antes de invitar al jurado y prepara un briefing breve para todos sus miembros. Confirma el dinero de los premios y recoge los premios físicos como máximo 2 o 3 días antes, para evitar resolverlo durante las presentaciones.
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