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Hackathon organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Hackathon braucht mehr als gute Ideen und WLAN. Du musst früh klären, wie Teams gebildet werden, wer als Mentor oder Jurymitglied dabei ist und welche technische Ausstattung vor Ort funktioniert. Plane Anmeldung, Catering und Bewertungskriterien mehrere Wochen vorher. In den letzten Tagen zählen vor allem ein Techniktest, klare Teilnehmerinformationen, Namensschilder und ein genauer Tischplan. Die Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung bis zur Siegerehrung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Thema und Ziele festlegen

    2 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Catering reservieren

  • Jurymitglieder einladen

  • Mentoren einladen

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teameinteilung vorbereiten

    2 Personen

  • Bewertungskriterien erstellen

    2 Personen

  • Jury-Briefing schreiben

  • Mentoreneinteilung machen

  • Preisgeld und Preise organisieren

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Präsentationsvorlage erstellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Teams und Tischaufstellung erstellen

    2 Personen

  • Route und Beschilderung erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Preise und Materialien abholen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlprodukte einlagern

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Arbeitsplätze einteilen

    3 Personen

  • Stromanschlüsse verteilen

    2 Personen

  • WLAN und Netzwerk testen

    2 Personen

  • Präsentationsbildschirm anschließen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Juryraum einrichten

    2 Personen

  • Mentorenplätze markieren

  • Musik und Mikrofon testen

    2 Personen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnung präsentieren

  • Teams bilden

    3 Personen

  • Aufgabe erläutern

  • Teamarbeit begleiten

    4 Personen

  • Mentorenfragen beantworten

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Werkbänke aufräumen

    2 Personen

  • Abendessen servieren

    4 Personen

  • Geschirr einsammeln

    2 Personen

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Jury-Briefing geben

  • Pitch-Reihenfolge vorbereiten

    2 Personen

  • Pitches betreuen

    2 Personen

  • Juryformulare austeilen

  • Jurybewertungen sammeln

    2 Personen

  • Gewinner bekanntgeben

  • Preise überreichen

    2 Personen

  • Networking-Event betreuen

    3 Personen

  • Letzte Getränkerunde servieren

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Arbeitsplätze aufräumen

    4 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Beschilderung entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände lagern

    2 Personen

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

  • Siegerfotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • ArbeitstischeAnz. 12
  • StühleAnz. 70
  • Jurytisch
  • Registrierungstisch
  • HockerAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 6

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptops für die OrganisationAnz. 4
  • Mikrofon
  • LautsprecherAnz. 2
  • WLAN-RouterAnz. 2
  • Netzwerk-SwitchesAnz. 2
  • NetzwerkkabelAnz. 12
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 4
  • SteckdosenleistenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • USB-LadegeräteAnz. 8
  • PowerbanksAnz. 6
  • Präsentationsklicker
  • StoppuhrAnz. 2
  • Etikettendrucker
  • Fotokamera

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 70
  • GläserAnz. 80
  • TellerAnz. 80
  • MesserAnz. 80
  • GabelnAnz. 80
  • LöffelAnz. 80
  • ServierlöffelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierschalenAnz. 10
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 6
  • AusgießkannenAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Dekoration

  • NamensschilderAnz. 70
  • BadgehalterAnz. 70
  • TischnummernkartenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • JurytafelnAnz. 4
  • PreistrophäenAnz. 3
  • PreisvasenAnz. 3
  • WimpelAnz. 4
  • WhiteboardsAnz. 8
  • WhiteboardmarkerAnz. 24
  • Post-itsAnz. 20
  • StifteAnz. 30
  • StifteAnz. 80
  • NotizblöckeAnz. 70
  • Flipchart-BlöckeAnz. 4
  • JuryformulareAnz. 80
  • ProgrammhefteAnz. 70
  • ArmbänderAnz. 70

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • AbfalltrennbehälterAnz. 4
  • BesenAnz. 2
  • Staubsauger
  • WischsetsAnz. 2
  • PutzeimerAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 12

Beleuchtung

  • TischlampenAnz. 12
  • LichtschläucheAnz. 3
  • TaschenlampenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Ziel zuerst fest und verschicke die Einladungen anschließend mit einem klaren Anmeldeschluss. So kannst du Ernährungswünsche, Teamgrößen und die benötigte Zahl an Arbeitsplätzen rechtzeitig erfassen.
  • Teste WLAN, Router, Switches, Netzwerkkabel, Projektor und HDMI-Adapter spätestens 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam. Viele Probleme entstehen nicht durch fehlende Geräte, sondern durch inkompatible Anschlüsse oder zu wenige Steckdosenleisten.
  • Plane Mentoren und Jury nicht nur auf dem Papier ein: Erstelle vorab Zeitfenster und Zuständigkeiten. Ein schriftliches Jury-Briefing mit Bewertungskriterien verhindert, dass die Präsentationen am Ende nach unterschiedlichen Maßstäben beurteilt werden.
  • Bereite Registrierungstisch, Namensschilder, Teamaufteilung und Beschilderung am Vortag vor. Für die Ankunft solltest du mindestens 30 Minuten Puffer einplanen, damit Nachzügler und Rückfragen den Programmstart nicht verzögern.
  • Bestelle Catering nach bestätigten Anmeldungen und halte Getränke für den gesamten Veranstaltungstag bereit. Prüfe die Einkaufsliste außerdem auf Kaffeetassen, Gläser, Teller und Besteck; diese Kleinteile fehlen besonders häufig, wenn vor Ort nur Technik und Mobiliar kontrolliert werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Hackathon organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Location, Catering, Jury, Mentoren, Anmeldungen und technische Anforderungen noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Wie viele Mentoren braucht ein Hackathon?
Plane ungefähr einen Mentor pro 4 bis 6 Teams ein. Bei wechselnden Themen oder langen Arbeitsphasen brauchst du eher die niedrigere Teamzahl pro Mentor, damit Fragen nicht lange liegen bleiben.
Was muss man bei der Hackathon-Technik prüfen?
Teste mindestens 3 bis 5 Tage vor Beginn WLAN, Netzwerk-Switches, Kabel, Stromversorgung, Projektor, Leinwand, Mikrofon und Lautsprecher. Halte außerdem HDMI-Adapter, Verlängerungskabel, USB-Ladegeräte und Powerbanks als Reserve bereit.
Wie viel Zeit braucht die Anmeldung am Hackathon-Tag?
Rechne mit 10 bis 15 Minuten pro Teilnehmergruppe, wenn Namensschilder und Teaminformationen vorbereitet sind. Öffne die Registrierung mindestens 30 Minuten vor dem offiziellen Programmstart.

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