Checklist voor een grote bruiloft organiseren
Een grote bruiloft vraagt om meer dan een locatie, jurk en taart. Met tientallen leveranciers, veel gasten en een volledige tafelopstelling lopen kleine open punten snel door elkaar. Werk daarom van vaste datum en gastenlijst naar locatie, catering en reserveringen, en sluit af met zitplan, leveringen en noodcontacten. Deze checklist helpt je zien wat je wanneer regelt en welke materialen je niet pas op de trouwdag wilt missen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Trouwdatum vastleggen
2 personen
Gastenlijst opstellen
2 personen
Locatie reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Fotograaf reserveren
Muziekvoorziening reserveren
Getuigen vastleggen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Cadeaulijst publiceren
Trouwboeket bestellen
Bloemdecoratie bestellen
Taart bestellen
2 personen
Vervoer regelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Kinderopvang regelen
Zitplan maken
2 personen
Menukeuze bevestigen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Tafelschikking uitwerken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Ceremonieprogramma drukken
2 personen
Leveringen bevestigen
Noodcontacten verzamelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Taart laten bezorgen
2 personen
Bloemen ontvangen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimtes controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Ceremonieplek inrichten
3 personen
Versiering ophangen
4 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Tafels dekken
4 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Buffet opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Catering voorbereiden
5 personen
Toiletten controleren
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Ceremonie begeleiden
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Groepsfoto begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet openen
3 personen
Diner serveren
5 personen
Borden afruimen
4 personen
Taart aansnijden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Dansvloer vrijmaken
2 personen
Avondhapjes serveren
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Restanten verpakken
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Ronde tafelsaantal 10
- Buffettafelsaantal 4
- Stoelenaantal 90
- Statafelsaantal 6
- Trouwtafel
- Garderoberekkenaantal 2
- Parasolaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Soepkommenaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Champagneglazenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 90
- Dinerbestekaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Karaffenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 14
- Servettenaantal 100
- Naamkaartjesaantal 90
- Tafelnummersaantal 10
- Welkomstbord
- Ceremonieboog
- Kunstbloemenaantal 12
- Bloemenvazenaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 4
- Confettikanonnenaantal 6
- Gastenboek
- Pennenaantal 6
- Cadeautafelbord
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Speakerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Laptop
- Muziekstandaard
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 12
- Taartmes
- Taartplateau
- Thermoskannenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 20
- Lantaarnsaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Sponzenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de trouwdatum, locatie en gastenlijst eerst vast. Zonder een verwacht aantal gasten kun je catering, stoelen, tafels, servies en vervoer niet betrouwbaar reserveren.
- Plan uitnodigingen ruim vóór de uiterste aanmelddatum. Houd daarna een apart overzicht bij van aanmeldingen, dieetwensen en kinderen, zodat de menukeuze en kinderopvang op tijd kunnen worden aangepast.
- Bevestig leveranciers en leveringen uiterlijk in de laatste week. Controleer daarbij niet alleen fotograaf, muziek, taart en bloemen, maar ook het tijdstip waarop tafels, stoelen, garderoberekken en decoratie aankomen.
- Werk het zitplan pas uit nadat de meeste aanmeldingen binnen zijn. Maak vervolgens tafelnummers en naamkaartjes en leg vast wie de tafelschikking op locatie controleert.
- Maak een draaiboek met contactpersonen voor ceremonie, catering, vervoer en muziek. Verzamel noodcontacten uiterlijk enkele dagen vooraf, zodat het bruidspaar op de dag zelf niet elk praktisch probleem hoeft op te lossen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een grote bruiloft organiseren?
- Begin bij voorkeur 12 tot 18 maanden vooraf met datum, gastenlijst en locatie. Reserveer catering, fotograaf en muziek zo snel mogelijk daarna, omdat populaire data vroeg vol raken.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een grote bruiloft?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 tot 4 maanden voor de bruiloft en zet een antwoordtermijn van circa 6 tot 8 weken. Zo houd je tijd over voor dieetwensen, kinderopvang, menukeuze en het zitplan.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor het zitplan?
- Reserveer in de laatste 4 tot 6 weken vóór de bruiloft tijd voor het zitplan. Werk het definitief uit zodra de aanmeldingen en dieetwensen grotendeels binnen zijn en maak daarna naamkaartjes en tafelnummers.
- Wanneer controleer je de spullen voor een grote bruiloft?
- Controleer de materialen uiterlijk 1 week vooraf en nogmaals bij levering. Tel onder meer stoelen, tafels, borden, glazen, bestek, karaffen, tafelkleden en decoratie, zodat ontbrekende spullen nog kunnen worden nageleverd.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!