Grüne Jobmesse organisieren: Checkliste für die Planung
Eine Grüne Jobmesse braucht früh eine klare Struktur: passende Arbeitgeber, ein verständliches Teilnehmerprofil und ein Programm, das Beratung und Workshops verbindet. Kläre zuerst Datum, Ort und Standflächen, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Anmeldungen, Präsentationen, Technik und Verpflegung. Diese Checkliste hilft dir, typische Engpässe wie fehlende HDMI-Kabel, ungeprüfte Präsentationen oder unklare Wege zum Veranstaltungsort rechtzeitig zu vermeiden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Teilnehmerprofil festlegen
2 Personen
Arbeitgeber kontaktieren
3 Personen
Stellendetails sammeln
2 Personen
Workshopleiter festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Arbeitgeber bestätigen
2 Personen
Workshopmaterialien zusammenstellen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Standplätze zuweisen
2 Personen
Catering bestellen
2 Personen
Getränke bestellen
Technik testen
2 Personen
Präsentationen sammeln
2 Personen
Namensschilder drucken
Teilnehmerliste ausdrucken
Route und Erreichbarkeit teilen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Materialien bereitstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Event
Location öffnen
2 Personen
Aussteller empfangen
3 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Stand-Schilder aufstellen
3 Personen
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
Workshopräume einrichten
3 Personen
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Catering auspacken
3 Personen
Ton und Projektion testen
2 Personen
Empfangstisch betreuen
2 Personen
Besucher registrieren
3 Personen
Programm vorstellen
Eröffnung präsentieren
2 Personen
Standbetreiber betreuen
2 Personen
Besucher informieren
3 Personen
Lebenslauf-Check begleiten
2 Personen
Workshops betreuen
3 Personen
Redner ankündigen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Fotos machen
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Standbetreiber auschecken
2 Personen
Nachbereitung
Technik ausschalten
2 Personen
Catering abräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
2 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Dankeschön an Teilnehmer versenden
2 Personen
Dankesgeschenk an Arbeitgeber versenden
2 Personen
Fotos und Dateien archivieren
Kontaktanfragen weiterleiten
2 Personen
Ausgaben sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 120
- KlappstühleAnz. 20
- Registrierungstisch
- BarhockerAnz. 8
- KleiderständerAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 6
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptoplautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationenAnz. 3
- HDMI-KabelAnz. 4
- USB-SticksAnz. 6
- WiFi-HotspotsAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 150
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
- Mehrweg-TellerAnz. 150
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
- ServierschalenAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- HandtücherAnz. 12
Dekoration
- StandschilderAnz. 30
- Programmatische PosterAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- Grüne FahnenAnz. 8
- TischdeckensetsAnz. 24
- NamensschildhalterAnz. 40
- PflanzendekorationenAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Papierwaren
- TeilnehmerausweiseAnz. 300
- Arbeitgeber-BadgesAnz. 60
- Freiwilligen-AusweiseAnz. 20
- ProgrammflyerAnz. 400
- PläneAnz. 350
- NotizblöckeAnz. 250
- StifteAnz. 300
- BewertungskartenAnz. 250
- A4-PapierAnz. 5
- UmschlägeAnz. 100
- Plastikfreie SchlüsselbänderAnz. 350
- NamensaufkleberAnz. 400
- KlemmbrettmappenAnz. 20
- OrdnerAnz. 20
- InformationskartenAnz. 500
- BuntstifteAnz. 12
- Whiteboard-MarkerAnz. 24
- PapierklebebandAnz. 12
- GewebeklebebandAnz. 6
- ScherenAnz. 8
- TackerAnz. 4
- KlammernAnz. 8
- BüroklammernAnz. 4
- KlemmbretterAnz. 20
Reinigung
- BesenAnz. 4
- BlechdosenAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- GummihandschuheAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-StehlampenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- TaschenlampenAnz. 6
- MarkierungswestenAnz. 12
- KabelmattenAnz. 12
- Rutschfeste MattenAnz. 8
Transport
- TransportkistenAnz. 20
- SackkarrenAnz. 2
- RollcontainerAnz. 4
Tipps
- Lege Standplätze erst fest, wenn du die Stellendetails der Arbeitgeber gesammelt hast. Plane pro Stand genug Fläche für Tisch, zwei bis drei Stühle und gegebenenfalls einen Kleiderständer ein.
- Fordere Präsentationen und Workshopmaterialien spätestens 7 Tage vor der Messe an. Teste anschließend jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop und Projektor, statt dich auf mitgebrachte Technik zu verlassen.
- Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung ab und drucke dann Teilnehmerliste und Namensschilder. Erfasse Ernährungswünsche nicht erst beim Catering, sondern direkt über das Anmeldeformular.
- Prüfe die Technik am Vortag vollständig: Funkmikrofone, Mikrofonständer, Verlängerungskabel, HDMI-Kabel, Lautsprecher und WiFi-Hotspots. Lege zusätzlich USB-Sticks mit den Präsentationen als Ausweichlösung bereit.
- Teile Route und Erreichbarkeit spätestens 48 Stunden vorher mit und weise Freiwillige am Veranstaltungstag vor dem Einlass ein. Der Registrierungstisch, Namensschilder und die Teilnehmerliste sollten mindestens 30 Minuten vor Beginn bereitliegen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Grüne Jobmesse organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Arbeitgebern, Ort und Teilnehmerprofil. Für Programm, Anmeldung und Werbung solltest du mindestens 4 Wochen einplanen.
- Wann sollte man Arbeitgeber für eine Grüne Jobmesse kontaktieren?
- Kontaktiere passende Arbeitgeber 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Lass dir Standdetails, Ansprechpartner und Präsentationen spätestens 7 Tage vor der Messe bestätigen.
- Wie viele Getränke braucht man für eine Jobmesse?
- Rechne für eine vierstündige Messe mit etwa 1 bis 1,5 Litern Wasser pro Person und zusätzlich 2 bis 3 Kaffeeportionen. Bei Workshops oder warmer Witterung solltest du rund 20 Prozent Reserve einplanen.
- Wann muss die Technik für eine Jobmesse getestet werden?
- Teste Projektoren, Laptops, Mikrofone, Lautsprecher und Kabel am Vortag vollständig. Öffne jede Präsentation einmal und halte USB-Sticks sowie mindestens ein zusätzliches HDMI-Kabel als Ersatz bereit.
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