Gravelrace organiseren: een checklist voor start tot finish

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Tips

• Leg route en datum minimaal 8 tot 12 weken vooraf vast. Vraag toestemming voor het traject meteen aan, want zonder akkoord kun je de route niet definitief publiceren.
• Verken de volledige route uiterlijk 2 weken voor de start met de fiets. Noteer onverharde passages, lastige kruisingen en plekken waar routepijlen, afzetkegels of afzetlint nodig zijn.
• Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 5 dagen voor de race. Vermeld daarin starttijd, routekaart, bereikbaarheid, parkeerinformatie, bevoorradingsposten en een telefoonnummer voor routewijzigingen.
• Maak de vrijwilligersindeling minstens 1 week vooraf en geef iedere post een walkietalkie of telefoonnummer. Zorg dat posten weten wanneer ze aanwezig moeten zijn en wie materiaal zoals routeborden, fietspompen en reserve binnenbanden meeneemt.
• Controleer de weersverwachting 48 uur voor de start en bereid een routewijziging voor. Vul koelboxen de avond ervoor, sorteer startnummers en leg vergunningen, noodnummers, mobiele opladers en een megafoon klaar bij de organisatiepost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een gravelrace organiseren?

Begin 8 tot 12 weken voor de wedstrijddag met datum, route en toestemming. Reserveer de start- en finishlocatie en open de inschrijving zodra de route en praktische informatie voldoende vaststaan.

Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een gravelrace?

Reken minimaal 1 vrijwilliger per bemande post en 2 tot 3 mensen voor start, finish en organisatie. Tel daar een route- of mobiele ploeg bij op voor pech, ontbrekende routeborden en onverwachte situaties.

Wanneer moet ik de route van een gravelrace verkennen?

Verken de route eerst vóór publicatie en controleer haar opnieuw 1 tot 2 weken voor de race. Doe een laatste controle 24 tot 48 uur vooraf als regen, werkzaamheden of wegafsluitingen invloed kunnen hebben.

Wat moet ik op een gravelrace bevoorradingspost leggen?

Richt de post minimaal 60 tot 90 minuten voor de eerste deelnemers in. Zet drank en voeding klaar, plus herbruikbare bekers, een fietspomp, multitools, reserve binnenbanden, bandenlichters en een manier om snel met de organisatie te communiceren.

Plannen die hierop lijken

• Checklist voor het organiseren van een 10 kilometerloop
• Boodschappenlijst voor een 10 mijl loop
• Checklist voor een 10 mijl loop organiseren
• Boodschappenlijst voor een 100 kilometerloop