Organiser une course sur gravier sans rien oublier

Une course sur gravier se prépare d’abord sur le parcours, puis autour du départ et de l’arrivée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre : fixer la date, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et répartir les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à vérifier la météo, préparer les dossards, récupérer le matériel et baliser l’itinéraire. Le jour J, prévoyez aussi un poste de ravitaillement, des outils pour les vélos et un moyen de communication entre les équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
Demander l’autorisation pour l’itinéraire
Repérer l’itinéraire à l’avance
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la carte du parcours
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Créer les dossards et la liste des participants
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Communiquer les changements d’itinéraire
Récupérer le matériel
3 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les permis et les numéros d’urgence
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
3 personnes
Tracer l’itinéraire
5 personnes
Installer le poste de ravitaillement
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Vérifier les vélos et le matériel
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Lancer la course gravel
3 personnes
Tenir le poste de route
6 personnes
Assurer le ravitaillement
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Servir les snacks et le repas
4 personnes
Surveiller le parking à vélos
2 personnes
Saisir le temps final et les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
5 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
4 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
Remettre le lieu propre
4 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer les résultats et un message de remerciement
Effectuer le contrôle du parcours après l’événement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Râteliers à vélosqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 40
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 6
Panneaux de directionqté 20
Numéros de départqté 120
Porte-dossardsqté 120
Chronomètresqté 4
Compteurs manuelsqté 4
Pompes à véloqté 3
Outils multifonctions pour vélosqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 8
Attaches-câblesqté 100
Talkies-walkiesqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chargeurs mobilesqté 6
Mégaphone

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Bouilloiresqté 2
Bacs alimentairesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commencez par repérer l’itinéraire à l’avance et notez les passages difficiles, les croisements et les endroits où une flèche ou un cône sera nécessaire. Faites cette reconnaissance avant de publier la carte du parcours.
Demandez l’autorisation pour l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez les permis, les numéros d’urgence et la version finale du parcours dans un dossier accessible à l’équipe.
Fermez les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et préparer les dossards. Triez les numéros par ordre de départ ou par catégorie afin de réduire l’attente à l’accueil.
Répartissez les bénévoles par poste et donnez-leur les informations utiles avant le jour J. Prévoyez des talkies-walkies, un mégaphone ou des téléphones chargés pour les équipes du parcours, du ravitaillement et de l’arrivée.
Ne gardez pas le balisage pour le dernier moment : préparez les panneaux, flèches, cônes et ruban la veille si possible. Remplissez aussi les glacières et installez les pompes, démonte-pneus et chambres à air de rechange près du ravitaillement ou de l’arrivée.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une course sur gravier ?: Ouvrez le formulaire dès que la date, le lieu de départ et d’arrivée et le parcours sont suffisamment confirmés. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines avant la course pour traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et la liste des participants.
Combien de bénévoles faut-il pour une course sur gravier ?: Le nombre dépend du parcours et du nombre de carrefours, mais répartissez au minimum une équipe pour l’accueil, une pour le ravitaillement, une pour l’arrivée et des personnes aux points nécessitant une surveillance. Finalisez la répartition 5 à 7 jours avant l’événement.
Quand vérifier la météo et prévenir les participants ?: Consultez les prévisions 3 jours avant, puis de nouveau la veille et le matin de la course. Si l’itinéraire change, envoyez immédiatement la nouvelle carte et les consignes aux participants et aux bénévoles.
Que prévoir pour les crevaisons pendant une course sur gravier ?: Préparez au moins une pompe à vélo, un outil multifonction, des démonte-pneus et plusieurs chambres à air de rechange au poste de ravitaillement ou à l’arrivée. Vérifiez ce matériel la veille et placez-le dans un endroit clairement signalé.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.