Checklist para organizar una carrera de grava
Una carrera de grava necesita más que una ruta y una fecha. Hay que tramitar los permisos, probar el recorrido, coordinar la salida y la meta y dar instrucciones claras a cada participante. Esta checklist reúne las tareas y el material para avanzar en orden, desde la inscripción hasta el montaje del avituallamiento. También te ayuda a llegar preparado para cambios de tiempo, averías y participantes que necesiten asistencia durante el recorrido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la ruta y la fecha
2 personas
Solicitar permiso para la ruta
Explorar la ruta con antelación
2 personas
Reservar la salida y la meta
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mapa de ruta
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios a los puestos
2 personas
Enviar información a los participantes
Crear los dorsales y la lista de participantes
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comunicar cambios de ruta
Recoger los materiales
3 personas
Hacer la compra
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Preparar señales de ruta
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Tener listos los permisos y los números de emergencia
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Delimitar la zona de salida y llegada
3 personas
Trazar la ruta
5 personas
Montar el punto de avituallamiento
3 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Comprobar las bicicletas y el material
2 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Dar salida a la carrera gravel
3 personas
Atender el puesto de ruta
6 personas
Gestionar el suministro
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Servir aperitivos y comida
4 personas
Vigilar el aparcamiento de bicicletas
2 personas
Registrar la hora de finalización y los resultados
2 personas
Entregar premios
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas
Seguimiento
Retirar los carteles de ruta
5 personas
Desmontar carpas y mobiliario
4 personas
Recoger y separar la basura
3 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
3 personas
Dejar el recinto limpio
4 personas
Devolver los materiales
3 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar resultados y mensaje de agradecimiento
Realizar el control de la ruta al finalizar
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesascant. 8
- Sillascant. 24
- Portabicicletascant. 6
Material deportivo
- Flechas de rutacant. 40
- Conos de señalizacióncant. 30
- Cinta de balizamientocant. 6
- Señales de rutacant. 20
- Dorsalescant. 120
- Portadorsalescant. 120
- Cronómetroscant. 4
- Contadores manualescant. 4
- Bombas de bicicletacant. 3
- Multiherramientas para bicicletascant. 4
- Cámaras de aire de repuestocant. 12
- Desmontadores de neumáticoscant. 8
- Bridascant. 100
- Walkie-talkiescant. 8
Equipo
- Portátilescant. 2
- Impresora
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cargadores móvilescant. 6
- Megáfono
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 180
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 2
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocinacant. 4
- Cucharonescant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Teterascant. 2
- Bandejas de comidacant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Extintorescant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y solicita los permisos antes de publicar la inscripción. Explora el recorrido con antelación y comprueba especialmente los cruces, los tramos de grava suelta y los puntos donde se colocarán las flechas y los conos.
- Envía la información a los participantes al menos 7 días antes. Incluye el mapa, la hora de salida, los números de emergencia, los cambios previstos y una fecha límite para comunicar preferencias dietéticas.
- Asigna voluntarios por puesto y confirma sus turnos 3 o 4 días antes. Cada puesto debe saber quién lleva walkie-talkie, quién controla el paso y quién repone agua o comida.
- Prepara dorsales, lista de participantes y material de registro la víspera. Deja juntos los dorsales, portadorsales, cronómetros, contadores manuales, impresora, portátil, cables y regletas para no buscarlos durante la salida.
- Monta la salida, la meta y el avituallamiento con tiempo para hacer una prueba completa. Llena las neveras portátiles, coloca mesas y sillas, revisa las bombas y multiherramientas y lleva cámaras de aire, desmontadores y bridas para reparaciones rápidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de grava?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para fijar la ruta, solicitar permisos, reservar la salida y la meta y abrir las inscripciones. Deja la última semana para confirmar voluntarios, revisar el pronóstico y comunicar cambios.
- ¿Cuándo debo publicar el mapa de la ruta?
- Publícalo cuando la ruta esté comprobada y los permisos estén encaminados, idealmente entre 3 y 4 semanas antes. Envía la versión final a los participantes al menos 7 días antes y comunica cualquier modificación en cuanto se confirme.
- ¿Qué material necesito para una carrera de grava?
- Como base, prepara señalización de ruta, conos, cinta de balizamiento, dorsales, cronómetros, walkie-talkies y material de reparación de bicicletas. Para la zona de salida y meta añade carpas, mesas, sillas, portabicicletas, megáfono, iluminación y equipo de registro.
- ¿Cuándo hay que comprobar el tiempo y decidir si cambia la ruta?
- Consulta el pronóstico 72 horas antes y vuelve a revisarlo la víspera y la mañana de la carrera. Si el tiempo obliga a cambiar el recorrido, informa a los participantes y voluntarios antes de abrir la salida.
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