Zo organiseer je een GPS-wandeltocht

Begin niet met de boodschappen, maar met de route en de startlocatie. Leg eerst de wandelroute, start- en finishpunten en controlepunten vast. Controleer daarna de route op veiligheid, maak het GPS-routebestand en test het met de apparaten die deelnemers gebruiken. Pas als de aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn, kun je vrijwilligers, route-instructies, startpakketjes en catering goed afstemmen. Plan bovendien een tweede routecontrole kort voor de tocht: ontbrekende pijlen of een afgesloten pad merk je liever vooraf dan onderweg.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Startlocatie reserveren
2
Wandelroute bepalen
2 personen
3
Route op veiligheid controleren
2 personen
4
GPS-routebestand maken
5
Routebestand testen
2 personen
6
Start- en finishpunten vastleggen
2 personen
7
Controlepunten selecteren
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers inplannen
12
Route-instructies schrijven
13
Deelnemersinformatie versturen
14
GPS-apparaten reserveren
15
Boodschappenlijst controleren
16
Route opnieuw nalopen
2 personen
17
Boodschappen doen
2 personen
18
GPS-apparaten opladen
19
Routebestanden uploaden
20
Startpakketjes samenstellen
2 personen
21
Koelboxen vullen
2 personen
22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
23
Inschrijftafel inrichten
2 personen
24
Routeborden plaatsen
3 personen
25
Controlepunten markeren
3 personen
26
Koffie en thee zetten
2 personen
27
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
28
Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

29
Deelnemers ontvangen
3 personen
30
GPS-apparaten uitdelen
2 personen
31
Route-instructie geven
2 personen
32
Deelnemers laten starten
3 personen
33
Controlepunten bemannen
4 personen
34
Dranken bijvullen
2 personen
35
Hapjes aanvullen
2 personen
36
Finishers registreren
2 personen
37
GPS-apparaten innemen
2 personen
38
Laatste deelnemers opvangen
2 personen

Nazorg

39
Routeborden verwijderen
3 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Afval verzamelen
2 personen
43
Startlocatie schoonmaken
3 personen
44
GPS-apparaten opladen en controleren
45
Geleende materialen retourneren
2 personen
46
Routebestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 12
Partytentaantal 2
Klapbalie

Apparatuur

GPS-apparatenaantal 12
Powerbanksaantal 6
Oplaadkabelsaantal 12
Verlenghaspelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Kompasaantal 6
Reflectiehesjesaantal 10
EHBO-setaantal 2
Fluitjesaantal 6
Waterdichte routehoezenaantal 20
Klembordenaantal 6

Bewegwijzering

Routepijlenaantal 30
Controlepuntbordenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Tie-wrapsaantal 200
Piketpalenaantal 30

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Tangenaantal 4
Waterkannenaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 8
Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Startvlaggenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Test het GPS-routebestand uiterlijk een week voor de tocht op elk type apparaat dat je uitdeelt. Upload de bestanden daarna opnieuw en laad GPS-apparaten, powerbanks en kabels volledig op.
Loop de route twee keer na: eerst bij het maken van het plan en nogmaals kort voor de start. Controleer dan vooral kruisingen, onverharde stukken, tijdelijke afsluitingen en de zichtbaarheid van routepijlen.
Zet per controlepunt een vrijwilliger, controlepuntbord en duidelijke instructie klaar. Neem extra markeermateriaal mee, zoals tie-wraps, afzetlint en pionnen, voor wijzigingen op de dag zelf.
Stuur deelnemersinformatie enkele dagen voor de wandeltocht. Vermeld daarin starttijd, start- en finishpunt, route-instructies, benodigdheden, contactgegevens en wat deelnemers bij een controlepunt moeten doen.
Richt de startlocatie minimaal 60 minuten voor de eerste vertrektijd in. Zet de inschrijftafel, klapbalie, tafels, stoelen, routeborden, koelboxen en startpakketjes klaar voordat deelnemers zich melden.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een GPS-wandeltocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de startlocatie en route. Reserveer GPS-apparaten en plan vrijwilligers zodra de route en verwachte groepsgrootte bekend zijn.
Hoe test je een GPS-route voor een wandeltocht?: Loop de route volledig na en laad het bestand op elk gebruikt GPS-apparaat. Controleer minstens 7 dagen voor de tocht of de track klopt, de route zichtbaar blijft en deelnemers bij kruisingen niet verkeerd kunnen lopen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een GPS-wandeltocht?: Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de inschrijftafel, 1 bij de start of finish en 1 per druk of lastig controlepunt. Bij meerdere startgroepen houd je per extra groep minstens 1 extra begeleider achter de hand.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een GPS-wandeltocht?: Stuur de praktische informatie 3 tot 5 dagen voor de tocht en een korte herinnering de avond ervoor. Vermeld daarin ook de starttijd, route-instructies, bereikbaarheid en wat deelnemers doen als hun GPS-apparaat uitvalt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.