LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

GPS-wandeltocht organiseren: checklist en planning

Een GPS-wandeltocht staat of valt met een route die vooraf meerdere keren is getest. Regel eerst de start- en finishlocatie, bepaal de route en controleer die op veiligheid. Daarna volgen de GPS-bestanden, controlepunten, vrijwilligers en deelnemersinformatie. In de laatste week draait alles om opladen, uploaden, bewegwijzering en startpakketjes. Met deze checklist zie je wat je in welke volgorde regelt en welke details vaak pas op de dag zelf problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Startlocatie reserveren

  • Wandelroute bepalen

    2 personen

  • Route op veiligheid controleren

    2 personen

  • GPS-routebestand maken

  • Routebestand testen

    2 personen

  • Start- en finishpunten vastleggen

    2 personen

  • Controlepunten selecteren

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers inplannen

  • Route-instructies schrijven

  • Deelnemersinformatie versturen

  • GPS-apparaten reserveren

  • Boodschappenlijst controleren

  • Route opnieuw nalopen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • GPS-apparaten opladen

  • Routebestanden uploaden

  • Startpakketjes samenstellen

    2 personen

  • Koelboxen vullen

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Inschrijftafel inrichten

    2 personen

  • Routeborden plaatsen

    3 personen

  • Controlepunten markeren

    3 personen

  • Koffie en thee zetten

    2 personen

  • Hapjes en fruit klaarzetten

    2 personen

  • Aanwezigheidslijst klaarleggen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • GPS-apparaten uitdelen

    2 personen

  • Route-instructie geven

    2 personen

  • Deelnemers laten starten

    3 personen

  • Controlepunten bemannen

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes aanvullen

    2 personen

  • Finishers registreren

    2 personen

  • GPS-apparaten innemen

    2 personen

  • Laatste deelnemers opvangen

    2 personen

Nazorg

  • Routeborden verwijderen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Startlocatie schoonmaken

    3 personen

  • GPS-apparaten opladen en controleren

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Routebestanden archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 12
  • Partytentaantal 2
  • Klapbalie

Apparatuur

  • GPS-apparatenaantal 12
  • Powerbanksaantal 6
  • Oplaadkabelsaantal 12
  • Verlenghaspelsaantal 2
  • Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

  • Kompasaantal 6
  • Reflectiehesjesaantal 10
  • EHBO-setaantal 2
  • Fluitjesaantal 6
  • Waterdichte routehoezenaantal 20
  • Klembordenaantal 6

Bewegwijzering

  • Routepijlenaantal 30
  • Controlepuntbordenaantal 8
  • Afzetlintaantal 4
  • Pionnenaantal 20
  • Tie-wrapsaantal 200
  • Piketpalenaantal 30

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 80
  • Bordenaantal 60
  • Besteksetsaantal 60
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Thermoskannenaantal 6

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Serveerschalenaantal 8
  • Tangenaantal 4
  • Waterkannenaantal 6

Verlichting

  • LED-lantaarnsaantal 8
  • Lichtslingersaantal 4

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 6
  • Startvlaggenaantal 2

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Test het GPS-routebestand minimaal één keer op het apparaat waarmee deelnemers lopen en controleer ook zonder mobiel bereik of de route-instructies duidelijk blijven. Neem per apparaat een opgeladen powerbank en passende oplaadkabel mee.
  • Loop de route kort voor de tocht opnieuw na. Controleer of routepijlen, controlepuntborden, pionnen en afzetlint nog zichtbaar en stevig te bevestigen zijn met tie-wraps of piketpalen.
  • Plan vrijwilligers niet alleen bij de start. Zet ook iemand bij lastige kruisingen, controlepunten en de finish; noteer per post een telefoonnummer en een duidelijke aankomsttijd.
  • Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld starttijd, locatie, verwachte wandelduur, route-instructies, wat ze zelf meenemen en hoe ze herkenbaar zijn bij de inschrijftafel.
  • Regel de stroom en pauzevoorzieningen vóór de opbouw begint. Laad GPS-apparaten volledig op, test stekkerdozen en verlenghaspels, en vul koelboxen en thermoskannen pas nadat de routeborden klaarstaan.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een GPS-wandeltocht organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met de locatie en route. Reserveer GPS-apparaten en vrijwilligers uiterlijk 3 weken voor de tocht, zodat je nog tijd hebt om de route te testen.
Hoeveel controlepunten heeft een GPS-wandeltocht nodig?
Plan meestal 1 controlepunt per 3 tot 5 kilometer, afhankelijk van de route en het aantal deelnemers. Markeer elk punt duidelijk en test de bereikbaarheid voordat je de deelnemersinformatie verstuurt.
Wanneer moet ik de GPS-apparaten opladen en de routebestanden uploaden?
Laad alle apparaten de avond ervoor volledig op en upload de routebestanden uiterlijk de dag vóór de wandeltocht. Controleer op de ochtend zelf minstens één apparaat voordat deelnemers vertrekken.
Wat moet ik op de startlocatie klaarzetten voor een GPS-wandeltocht?
Zet minimaal 60 minuten voor de start de inschrijftafel, klapbalie, route-instructies, GPS-apparaten, powerbanks en startpakketjes klaar. Plaats daarna de routeborden en controleer of tafels, stoelen en partytent goed staan.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!