Organiser une randonnée GPS sans perdre le fil

Une randonnée GPS réussie commence par un parcours testé, pas par les inscriptions. Fixez d’abord le départ, l’arrivée et les points de contrôle, puis vérifiez la sécurité sur le terrain et faites fonctionner le fichier GPS sur les appareils prévus. Ensuite seulement, gérez les participants, les bénévoles et le ravitaillement. Les oublis les plus fréquents concernent la recharge des GPS, le balisage des contrôles et les consignes envoyées trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu de départ
2
Définir l'itinéraire de randonnée
2 personnes
3
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
4
Créer le fichier d’itinéraire GPS
5
Tester le fichier d’itinéraire
2 personnes
6
Définir les points de départ et d’arrivée
2 personnes
7
Sélectionner les points de contrôle
2 personnes
8
Envoyer les invitations
9
Traiter les inscriptions
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Planifier les bénévoles
12
Rédiger les consignes d’itinéraire
13
Envoyer les informations aux participants
14
Réserver des appareils GPS
15
Vérifier la liste des courses
16
Reparcourir le parcours
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Recharger les appareils GPS
19
Téléverser les fichiers d’itinéraire
20
Composer les kits de départ
2 personnes
21
Remplir les glacières
2 personnes
22
Installer les tables et les chaises
4 personnes
23
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
24
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
25
Marquer les points de contrôle
3 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
28
Préparer la liste des présences

Événement

29
Accueillir les participants
3 personnes
30
Distribuer les appareils GPS
2 personnes
31
Donner les consignes d’itinéraire
2 personnes
32
Faire démarrer les participants
3 personnes
33
Assurer les points de contrôle
4 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
36
Enregistrer les arrivants
2 personnes
37
Récupérer les appareils GPS
2 personnes
38
Accueillir les derniers participants
2 personnes

Suivi

39
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Faire la vaisselle
2 personnes
42
Rassembler les déchets
2 personnes
43
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
44
Charger et vérifier les appareils GPS
45
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
46
Archiver les fichiers du parcours

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 12
Tente de réceptionqté 2
Stand pliant

Équipement

Appareils GPSqté 12
Batteries externesqté 6
Câbles de rechargeqté 12
Rallonges électriquesqté 2
Multiprisesqté 3

Matériel de sport

Boussoleqté 6
Gilets réfléchissantsqté 10
Trousse de premiers secoursqté 2
Siffletsqté 6
Chemises de parcours imperméablesqté 20
Presse-papiersqté 6

Signalétique

Flèches de directionqté 30
Panneaux des points de contrôleqté 8
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20
Attaches-câblesqté 200
Piquets de jalonnementqté 30

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 40
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 4
Carafes d’eauqté 6

Éclairage

Lanternes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Nappesqté 6
Drapeaux de départqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Testez le fichier GPS sur au moins deux appareils avant l’événement, puis reparcourez les passages sensibles pour vérifier que le tracé correspond bien au terrain.
Envoyez les consignes d’itinéraire au moins 5 jours avant le départ : horaires, points de contrôle, équipement conseillé et numéro à appeler en cas de problème.
Préparez un appareil GPS chargé et une batterie externe par équipe ou participant équipé d’un appareil prêté. Téléversez les fichiers avant l’installation sur place, pas au dernier moment.
Marquez chaque point de contrôle avec un panneau visible, des flèches et du ruban de balisage. Faites contrôler le parcours par un bénévole avant l’arrivée des premiers randonneurs.
Installez le comptoir d’inscription au moins 60 minutes avant le départ. Gardez les listes, presse-papiers, gilets réfléchissants et trousses de premiers secours au même endroit pour les retrouver rapidement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée GPS ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour définir et tester l’itinéraire, réserver le lieu de départ, ouvrir les inscriptions et planifier les bénévoles. Ajoutez une semaine si le parcours comporte plusieurs points de contrôle ou du matériel GPS prêté.
Quand tester le parcours d’une randonnée GPS ?: Faites un premier test dès que le fichier GPS est créé, puis reparcourez le tracé entre 7 et 10 jours avant l’événement. Une dernière vérification 24 à 48 heures avant permet de repérer un balisage déplacé ou un passage devenu impraticable.
Combien de GPS faut-il prévoir pour une randonnée ?: Prévoyez un appareil par participant ou par équipe qui ne dispose pas de son propre GPS, plus 1 à 2 appareils de secours. Rechargez-les complètement la veille et vérifiez le fichier installé sur chacun.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques au moins 5 jours avant la randonnée, puis un rappel 24 heures avant. Mentionnez clairement le lieu et l’heure du départ, l’arrivée, les points de contrôle, les consignes de sécurité et les besoins alimentaires signalés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.