Zo organiseer je een GPS-tocht zonder zoekwerk onderweg
Een GPS-tocht staat of valt met een route die vooraf echt is getest. Begin daarom niet met de opdrachten, maar met start- en eindlocatie, routekeuze en veiligheid. Daarna werk je teams, starttijden en checkpoints uit, zodat deelnemers niet allemaal tegelijk op hetzelfde punt aankomen. Controleer GPS-apparaten, powerbanks en routebestanden minstens één dag vooraf. Met een alternatief bij slecht weer en een geprinte contactlijst houd je ook bij technische problemen overzicht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Deelnemerslijst bijwerken
- 5
Startlocatie reserveren
- 6
Eindlocatie reserveren
- 7
GPS-route ontwerpen
2 personen
- 8
Route ter plaatse verkennen
2 personen
- 9
Route op veiligheid controleren
2 personen
- 10
Alternatieve route vastleggen
- 11
GPS-bestand testen
2 personen
- 12
Checkpointopdrachten maken
2 personen
- 13
Antwoorden en scoreblad maken
- 14
Teams indelen
2 personen
- 15
Starttijden per team maken
- 16
Route-informatie versturen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Deelnemers herinneren
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
GPS-apparaten opladen
- 21
Materialen controleren
2 personen
- 22
Checkpointmaterialen sorteren
2 personen
- 23
Draaiboek en contactlijst printen
Event
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 26
Start- en finishbord plaatsen
2 personen
- 27
Checkpointmaterialen uitzetten
4 personen
- 28
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
- 29
Dranken koud zetten
2 personen
- 30
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 31
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 32
GPS-apparaten uitdelen
2 personen
- 33
Veiligheidsinstructie geven
- 34
Teams laten starten
3 personen
- 35
Checkpointmeldingen verwerken
2 personen
- 36
Route en deelnemers volgen
2 personen
- 37
Dranken bijvullen
2 personen
- 38
Hapjes klaarzetten
2 personen
- 39
Finishdeelnemers registreren
2 personen
- 40
Dinerbuffet klaarzetten
3 personen
- 41
Dinerbuffet serveren
3 personen
- 42
Scorebladen controleren
2 personen
- 43
Winnaar bekendmaken
- 44
GPS-apparaten innemen
2 personen
Nazorg
- 45
Servies afwassen
3 personen
- 46
Materialen verzamelen
4 personen
- 47
Locatie opruimen
4 personen
- 48
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
- 49
Locatie schoonmaken
3 personen
- 50
Materialen laten drogen
2 personen
- 51
Apparatuur opladen en controleren
- 52
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 53
Scoregegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Inklaptafelsaantal 6
- Stoelenaantal 50
- Buffettafelsaantal 3
Apparatuur
- GPS-apparatenaantal 12
- Powerbanksaantal 12
- Oplaadkabelsaantal 15
- Portofoonsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Bluetoothspeakersaantal 2
Sportmateriaal
- Kompasaantal 12
- Reflecterende hesjesaantal 12
- Pionnenaantal 20
- Meetlintenaantal 4
- Waterdichte routehoezenaantal 15
- Checkpointbakkenaantal 12
- Opdrachtkaartenaantal 60
- Scorebladenaantal 60
- Pennetjesaantal 60
- Linten voor markeringaantal 30
- Routekaartenaantal 60
- Prijzenaantal 3
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Serveerbestekaantal 8
Verlichting
- LED-lantaarnsaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Eerstehulpkoffersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verken de volledige route uiterlijk één week voor de tocht en controleer onderweg kruisingen, smalle paden en onduidelijke GPS-punten. Leg direct een alternatieve route vast voor een afgesloten pad of onveilige passage.
- Test elk GPS-bestand op het apparaat waarop deelnemers ermee lopen. Doe dit minimaal 48 uur vooraf en neem per team een opgeladen powerbank en een waterdichte routehoes mee.
- Plan starttijden met minstens 10 minuten tussen twee teams. Zo voorkom je opstoppingen bij de eerste checkpoints en kun je bij de start rustig uitleg geven.
- Maak per checkpoint één duidelijke opdracht, plus een apart antwoord- en scoreblad. Sorteer de opdrachtkaarten en materialen per checkpoint en controleer alles de avond ervoor.
- Verstuur route-informatie uiterlijk 3 dagen vooraf en stuur de deelnemers de dag voor vertrek een herinnering. Vermeld daarin starttijd, startlocatie, kledingadvies, contactnummer en wat zij zelf moeten meenemen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een GPS-tocht te organiseren?
- Reken op 3 tot 4 weken voor een tocht met meerdere teams en checkpoints. Reserveer de laatste week voor routeverkenning, het testen van GPS-bestanden, teamindeling en het printen van het draaiboek.
- Hoeveel tijd moet er tussen de starttijden van teams zitten?
- Houd minimaal 10 minuten tussen twee teams aan. Bij drukke checkpoints of een route met weinig uitwijkmogelijkheden is 15 minuten praktischer.
- Wanneer moet ik de GPS-route testen?
- Test de route minstens 48 uur vooraf op alle GPS-apparaten die deelnemers gebruiken. Controleer daarnaast op de dag zelf of apparaten volledig opgeladen zijn en of de route-informatie nog klopt.
- Hoe bereid ik me voor op slecht weer tijdens een GPS-tocht?
- Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor de start. Leg uiterlijk de dag ervoor een alternatieve route vast en bescherm routekaarten, opdrachtkaarten en scorebladen met waterdichte hoezen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!