Cómo organizar una Ruta GPS sin perder el control
Una Ruta GPS se organiza en dos líneas paralelas: primero aseguras el recorrido y después preparas la experiencia para los equipos. Empieza por las inscripciones y las preferencias dietéticas, reserva los puntos de salida y llegada, y prueba el archivo GPS sobre el terreno. Luego crea los checkpoints, asigna equipos y fija horarios de salida. La mayoría de los problemas aparecen cuando se deja para el último día la ruta alternativa, la carga de dispositivos o la información práctica para los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Actualizar la lista de participantes
- 5
Reservar la ubicación de salida
- 6
Reservar la ubicación final
- 7
Diseñar la ruta GPS
2 personas
- 8
Explorar la ruta en el lugar
2 personas
- 9
Comprobar la ruta por seguridad
2 personas
- 10
Fijar una ruta alternativa
- 11
Probar el archivo GPS
2 personas
- 12
Crear las tareas de checkpoint
2 personas
- 13
Preparar respuestas y hoja de puntuación
- 14
Asignar equipos
2 personas
- 15
Crear horarios de salida por equipo
- 16
Enviar información de ruta
- 17
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 18
Recordar a los participantes
- 19
Hacer la compra
2 personas
- 20
Cargar dispositivos GPS
- 21
Comprobar los materiales
2 personas
- 22
Clasificar los materiales de checkpoint
2 personas
- 23
Imprimir el programa y la lista de contactos
Evento
- 24
Abrir la ubicación
2 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 26
Colocar el cartel de salida y meta
2 personas
- 27
Colocar los materiales del checkpoint
4 personas
- 28
Montar la mesa de recepción
2 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Preparar café y té
2 personas
- 31
Recepción de participantes
3 personas
- 32
Repartir los dispositivos GPS
2 personas
- 33
Dar una instrucción de seguridad
- 34
Hacer que los equipos empiecen
3 personas
- 35
Gestionar avisos de checkpoint
2 personas
- 36
Seguir la ruta y a los participantes
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Preparar los aperitivos
2 personas
- 39
Registrar a los participantes que llegan a meta
2 personas
- 40
Preparar el bufé de cena
3 personas
- 41
Servir el bufé de cena
3 personas
- 42
Comprobar las hojas de puntuación
2 personas
- 43
Anunciar al ganador
- 44
Recoger los dispositivos GPS
2 personas
Seguimiento
- 45
Lavar la vajilla
3 personas
- 46
Reunir los materiales
4 personas
- 47
Limpiar el lugar
4 personas
- 48
Clasificar y retirar residuos
2 personas
- 49
Limpiar el lugar
3 personas
- 50
Dejar secar los materiales
2 personas
- 51
Cargar y comprobar el equipo
- 52
Devolver el material prestado
2 personas
- 53
Archivar los datos de puntuación
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 6
- Sillascant. 50
- Mesas de buffetcant. 3
Equipo
- Dispositivos GPScant. 12
- Baterías externascant. 12
- Cables de cargacant. 15
- Walkie-talkiescant. 6
- Cables alargadorescant. 3
- Teterascant. 2
- Máquinas de cafécant. 2
- Altavoces Bluetoothcant. 2
Material deportivo
- Brújulacant. 12
- Chalecos reflectantescant. 12
- Conoscant. 20
- Cintas métricascant. 4
- Fundas impermeables para rutascant. 15
- Cajas de checkpointcant. 12
- Cartas de tareascant. 60
- Hojas de puntuacióncant. 60
- Pasadorescant. 60
- Cintas para marcarcant. 30
- Mapas de rutacant. 60
- Premioscant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 60
- Platoscant. 60
- Cuchilloscant. 60
- Tenedorescant. 60
- Cucharascant. 60
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Cucharonescant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Cubiertos de serviciocant. 8
Iluminación
- Faroles LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 3
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Diseña la ruta con tiempo suficiente para recorrerla físicamente antes del evento. Comprueba la seguridad de cada tramo, mide los tiempos reales y prepara una alternativa completa, no solo un desvío improvisado.
- Prueba el archivo GPS en los mismos dispositivos que utilizarán los equipos y cárgalos por completo el día anterior. Lleva baterías externas, cables de carga y al menos un medio de comunicación entre la salida y los checkpoints.
- Cierra las inscripciones antes de formar los equipos y actualizar la lista de participantes. Recoge las preferencias dietéticas con antelación para poder comprar comida y organizar el buffet sin decisiones de última hora.
- Asigna horarios de salida por equipo para evitar que todos empiecen a la vez. Envía la ruta, el punto de encuentro y la hora individual de salida al menos 48 horas antes, y manda un recordatorio el día anterior.
- Prepara cada checkpoint en una caja separada con sus tareas, hojas de puntuación, material para marcar y fundas impermeables. Imprime también el programa y la lista de contactos: depender solo del móvil complica la coordinación cuando falta cobertura o batería.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una Ruta GPS?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes si necesitas reservar la salida y la llegada, diseñar la ruta y gestionar inscripciones. Haz la exploración y la prueba del GPS como mínimo 7 días antes, para disponer de tiempo para corregir el recorrido.
- ¿Cuánto dura una Ruta GPS?
- Calcula la duración a partir del recorrido probado, los checkpoints y el tiempo de salida escalonada. Añade entre 30 y 45 minutos para la recepción, las instrucciones iniciales y la llegada del último equipo.
- ¿Cuándo hay que probar la ruta GPS?
- Prueba el archivo GPS sobre el terreno al menos una semana antes y vuelve a comprobarlo entre 24 y 48 horas antes del inicio. Así puedes detectar cambios en el acceso, errores de navegación o tramos afectados por el tiempo.
- ¿Cómo se organizan los equipos de una Ruta GPS?
- Forma los equipos cuando las inscripciones estén cerradas y comprueba que cada uno tenga un dispositivo GPS funcional y la información de la ruta. Prepara horarios separados, dejando normalmente entre 5 y 10 minutos entre salidas para reducir atascos en los primeros checkpoints.
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