Eine GPS-Tour organisieren: die richtige Reihenfolge

Bei einer GPS-Tour entscheidet die Vorbereitung stärker über den Ablauf als die Strecke selbst. Lege zuerst Start und Ziel fest, erkunde die Route anschließend vor Ort und teste die GPS-Datei mit jedem verwendeten Gerät. Danach folgen Checkpoints, Teams und versetzte Startzeiten. Plane außerdem eine Alternative für schlechtes Wetter oder gesperrte Wege ein. So wissen die Teilnehmenden, wohin sie müssen, und die Helfenden können sich auf Sicherheit und Auswertung konzentrieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Teilnehmerliste aktualisieren
5
Startort reservieren
6
Endlocation reservieren
7
GPS-Route entwerfen
2 Personen
8
Route vor Ort erkunden
2 Personen
9
Route auf Sicherheit prüfen
2 Personen
10
Alternative Route festlegen
11
GPS-Datei testen
2 Personen
12
Checkpoint-Aufgaben erstellen
2 Personen
13
Antworten und Wertungsbogen erstellen
14
Teams einteilen
2 Personen
15
Startzeiten pro Team festlegen
16
Routeninformationen versenden
17
Wettervorhersage prüfen
18
Teilnehmer erinnern
19
Einkaufen gehen
2 Personen
20
GPS-Geräte aufladen
21
Materialien prüfen
2 Personen
22
Checkpoint-Materialien sortieren
2 Personen
23
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken

Event

24
Location öffnen
2 Personen
25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
26
Start- und Zielfahne aufstellen
2 Personen
27
Checkpoint-Materialien auslegen
4 Personen
28
Empfangstisch einrichten
2 Personen
29
Getränke kalt stellen
2 Personen
30
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
31
Teilnehmende empfangen
3 Personen
32
GPS-Geräte ausgeben
2 Personen
33
Sicherheitsanweisung geben
34
Teams starten lassen
3 Personen
35
Checkpoint-Meldungen bearbeiten
2 Personen
36
Route und Teilnehmer verfolgen
2 Personen
37
Getränke nachfüllen
2 Personen
38
Snacks bereitstellen
2 Personen
39
Zielankömmlinge registrieren
2 Personen
40
Dinnerbuffet vorbereiten
3 Personen
41
Abendbuffet servieren
3 Personen
42
Punktelisten prüfen
2 Personen
43
Gewinner bekanntgeben
44
GPS-Geräte einsammeln
2 Personen

Nachbereitung

45
Geschirr abwaschen
3 Personen
46
Materialien zusammenstellen
4 Personen
47
Veranstaltungsort aufräumen
4 Personen
48
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
49
Location reinigen
3 Personen
50
Materialien trocknen lassen
2 Personen
51
Geräte aufladen und überprüfen
52
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
53
Scoredaten archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappTischeAnz. 6
StühleAnz. 50
BuffetischeAnz. 3

Ausstattung

GPS-GeräteAnz. 12
PowerbanksAnz. 12
LadekabelAnz. 15
FunkgeräteAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
KaffeemaschinenAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2

Sportmaterial

KompassAnz. 12
WarnwestenAnz. 12
KegelAnz. 20
MessbänderAnz. 4
Wasserdichte RoutenhüllenAnz. 15
Checkpoint-KistenAnz. 12
AufgabenkartenAnz. 60
WertungsbögenAnz. 60
StifteAnz. 60
MarkierungsbänderAnz. 30
RoutenpläneAnz. 60
PreiseAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
TellerAnz. 60
MesserAnz. 60
GabelnAnz. 60
LöffelAnz. 60

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 8
ServierbesteckAnz. 8

Beleuchtung

LED-LaternenAnz. 8
LichterkettenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 3
BesensetsAnz. 2
WischmopsAnz. 3
Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Startort und Endlocation frühzeitig und plane zwischen letzter Ankunft und Abbau mindestens 60 Minuten ein. Prüfe außerdem, ob Tische, Stühle und Strom vor Ort verfügbar sind.
Erkunde die Route vollständig und prüfe Kreuzungen, unübersichtliche Abschnitte sowie Mobilfunkempfang. Lege für mindestens ein kritisches Teilstück eine alternative Route fest.
Teile die Teams erst nach Ende der Anmeldefrist ein und verschicke Startzeiten mit den Routeninformationen spätestens 3 Tage vorher. Plane pro Team 5 bis 10 Minuten Abstand ein, damit die Checkpoints nicht gleichzeitig überlaufen werden.
Lade GPS-Geräte, Powerbanks und Funkgeräte am Vorabend vollständig auf und teste jede GPS-Datei mindestens einmal. Ein Ladekabel pro Gerät plus eine Reserve-Powerbank verhindert Verzögerungen am Start.
Sortiere Checkpoint-Kisten nach Reihenfolge und drucke Ablaufplan, Kontaktliste, Aufgabenkarten und Wertungsbögen am Vortag aus. Packe wasserdichte Routenhüllen und zusätzliche Stifte ein, weil Regen und verlorene Schreibgeräte häufig den Zeitplan bremsen.

Häufige Fragen

Wie lange dauert die Vorbereitung einer GPS-Tour?: Für eine Tour mit 20 bis 40 Teilnehmenden solltest du mindestens 2 bis 3 Wochen einplanen. Die Route muss erkundet, auf Sicherheit geprüft und mit den GPS-Geräten getestet werden; die Detailvorbereitung beginnt spätestens 3 Tage vor dem Termin.
Wie viele Personen sollten in ein GPS-Tour-Team?: Praktisch sind 4 bis 6 Personen pro Team. Bei größeren Gruppen kannst du die Teams mit 5 bis 10 Minuten Abstand starten lassen, damit Aufgaben und Checkpoints übersichtlich bleiben.
Wie viele GPS-Geräte braucht man für eine GPS-Tour?: Plane mindestens ein GPS-Gerät pro Team und zusätzlich ein Ersatzgerät ein. Bei sechs Teams brauchst du also 7 Geräte; Powerbanks und passende Ladekabel sollten ebenfalls bereitliegen.
Was passiert bei schlechtem Wetter während einer GPS-Tour?: Lege spätestens 2 bis 3 Tage vorher eine verkürzte oder alternative Route fest und prüfe die Wettervorhersage erneut am Veranstaltungstag. Wasserdichte Routenhüllen, Warnwesten und eine klare Abbruchregel sollten vor dem Start bereitliegen.

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