Organiser une chasse au trésor GPS sans imprévu
Une chasse au trésor GPS réussie commence par un itinéraire faisable, pas par les énigmes. Réservez d’abord les lieux de départ et d’arrivée, puis testez le parcours sur place et avec les appareils utilisés le jour J. Prévoyez ensuite les équipes, les horaires décalés et le matériel de checkpoint. Les oublis les plus fréquents concernent la batterie, la sécurité du trajet et les informations envoyées trop tard aux participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
- 2
Traiter les inscriptions
- 3
Recueillir les besoins alimentaires
- 4
Mettre à jour la liste des participants
- 5
Réserver le lieu de départ
- 6
Réserver le lieu d’arrivée
- 7
Concevoir l’itinéraire GPS
2 personnes
- 8
Repérer l’itinéraire sur place
2 personnes
- 9
Vérifier la sécurité du parcours
2 personnes
- 10
Fixer un itinéraire alternatif
- 11
Tester le fichier GPS
2 personnes
- 12
Créer les tâches du checkpoint
2 personnes
- 13
Préparer les réponses et la feuille de score
- 14
Répartir les équipes
2 personnes
- 15
Établir les heures de départ par équipe
- 16
Envoyer les informations sur l’itinéraire
- 17
Vérifier les prévisions météo
- 18
Rappeler les participants
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Recharger les appareils GPS
- 21
Vérifier le matériel
2 personnes
- 22
Trier le matériel de checkpoint
2 personnes
- 23
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Événement
- 24
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 26
Installer le panneau de départ et d’arrivée
2 personnes
- 27
Installer les matériaux du checkpoint
4 personnes
- 28
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 30
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 31
Accueillir les participants
3 personnes
- 32
Distribuer les appareils GPS
2 personnes
- 33
Donner les consignes de sécurité
- 34
Faire partir les équipes
3 personnes
- 35
Traiter les notifications de checkpoint
2 personnes
- 36
Suivre le parcours et les participants
2 personnes
- 37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 38
Préparer les en-cas
2 personnes
- 39
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
- 40
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
- 41
Servir le buffet du dîner
3 personnes
- 42
Vérifier les feuilles de score
2 personnes
- 43
Annoncer le vainqueur
- 44
Récupérer les appareils GPS
2 personnes
Suivi
- 45
Faire la vaisselle
3 personnes
- 46
Rassembler le matériel
4 personnes
- 47
Ranger le lieu
4 personnes
- 48
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 49
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 50
Laisser sécher le matériel
2 personnes
- 51
Charger et vérifier l’équipement
- 52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 53
Archiver les données de score
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaisesqté 50
- Tables de buffetqté 3
Équipement
- Appareils GPSqté 12
- Batteries externesqté 12
- Câbles de rechargeqté 15
- Talkies-walkiesqté 6
- Rallongesqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Matériel de sport
- Boussoleqté 12
- Gilets réfléchissantsqté 12
- Cônesqté 20
- Mètres rubansqté 4
- Chemises de parcours imperméablesqté 15
- Bacs de checkpointqté 12
- Cartes de missionqté 60
- Feuilles de scoreqté 60
- Piquetsqté 60
- Rubans de balisageqté 30
- Cartes d'itinéraireqté 60
- Prixqté 3
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 60
- Couteauxqté 60
- Fourchettesqté 60
- Cuillèresqté 60
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Plateaux de serviceqté 8
- Couverts de serviceqté 8
Éclairage
- Lanternes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Serpillièresqté 3
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Testez le fichier GPS au moins 7 jours avant la chasse, sur un appareil identique à ceux utilisés par les équipes. Vérifiez aussi que le parcours reste compréhensible sans réseau mobile.
- Repérez l’itinéraire à pied et notez une durée réaliste pour chaque portion. Préparez un parcours alternatif avant le jour J, notamment pour contourner une zone dangereuse ou impraticable.
- Envoyez les consignes de départ, la durée prévue et les conditions d’utilisation du GPS au moins 3 jours à l’avance. Demandez les besoins alimentaires au même moment pour éviter les réponses de dernière minute.
- Donnez à chaque équipe une heure de départ précise et laissez quelques minutes entre deux départs. Cette organisation limite les regroupements aux checkpoints et simplifie le suivi avec les talkies-walkies.
- Rechargez les appareils GPS et les batteries externes la veille, puis faites un contrôle le matin même. Regroupez le matériel de chaque checkpoint dans un bac séparé avec les cartes de mission, les feuilles de score et les consignes.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une chasse au trésor GPS ?
- Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour concevoir le parcours, réserver les lieux, envoyer les invitations et traiter les inscriptions. Gardez les 3 derniers jours pour les confirmations, la météo et les consignes aux participants.
- Combien de personnes faut-il par équipe pour une chasse au trésor GPS ?
- Formez généralement des équipes de 4 à 6 personnes pour que chacun participe et qu’un appareil GPS suffise. Répartissez les participants après la clôture des inscriptions, idéalement 3 à 5 jours avant l’événement.
- Quand faut-il tester le parcours GPS ?
- Faites un repérage sur place au moins 7 jours avant, puis testez le fichier GPS avec le matériel prévu. Un second contrôle la veille permet de vérifier les changements de terrain, les batteries et l’itinéraire alternatif.
- Que prévoir en cas de pluie pendant une chasse au trésor GPS ?
- Consultez les prévisions 48 heures avant et confirmez la décision la veille. Protégez les cartes et les feuilles de score dans des chemises imperméables, et définissez à l’avance les zones de repli ou le parcours alternatif.
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